Fornire servizi legali sicuri ai clienti ovunque e in qualsiasi momento ne abbiano bisogno.

Come la maggior parte degli studi legali tradizionali di Singapore, Lee & Lee faceva ampio ricorso a procedure cartacee e tutti i file elettronici erano archiviati in sistemi locali. Quando è scoppiata la pandemia, lo studio ha capito che doveva cambiare il proprio modo di lavorare per consentire agli avvocati di accedere da remoto ai documenti importanti, soprattutto durante i periodi di “circuit breaker” imposti dal governo.

Informazioni su Lee & Lee

Lee & Lee è uno studio legale a servizio completo che offre una gamma completa di servizi attraverso i propri dipartimenti dedicati alla proprietà intellettuale, al contenzioso e alla risoluzione delle controversie, al diritto societario, al diritto bancario e al diritto immobiliare.

Lee & Lee, uno dei più antichi studi legali di Singapore, è stato fondato da Lee Kuan Yew, Lee Kim Yew e Kwa Geok Choo nel 1955. Mentre Lee Kuan Yew è poi diventato Primo Ministro di Singapore, gli altri soci hanno portato lo studio a diventare uno dei principali studi legali del Paese, con oltre 90 avvocati che offrono una gamma completa di servizi legali.

Un viaggio verso il cloud

Come la maggior parte degli studi legali tradizionali di Singapore, Lee & Lee faceva ampio ricorso a procedure cartacee e tutti i file elettronici erano archiviati in sistemi in loco. Tuttavia, quando è scoppiata la pandemia, lo studio ha capito che doveva cambiare il proprio modo di lavorare, poiché i suoi avvocati non erano in grado di accedere da remoto a molti documenti importanti. Ciò ha impedito lo svolgimento delle attività come di consueto, poiché Lee & Lee ha dovuto chiudere i propri uffici durante i periodi di “circuit breaker” imposti dal governo.

Lee & Lee ha riconosciuto la necessità di un sistema di gestione dei documenti (DMS) basato sul cloud che consentisse al personale di lavorare sui file in modo sicuro da qualsiasi luogo e aiutasse lo studio a mitigare il rischio di future interruzioni dell’attività. Allo stesso tempo, il costo dell’archiviazione dei documenti elettronici sui propri server era in aumento, pertanto lo studio era alla ricerca di una soluzione più conveniente.

“Avevamo bisogno di una soluzione di gestione dei documenti basata sul cloud che sostenesse il nostro percorso verso la trasformazione in uno studio legale più flessibile e resiliente, in grado di fornire servizi sicuri ai clienti ovunque e in qualsiasi momento fossero necessari”, ha affermato Toh Kok Seng, socio senior e membro del Comitato di gestione di Lee & Lee, che ha guidato l’iniziativa dello studio volta alla ricerca di soluzioni tecnologiche per il raggiungimento dei propri obiettivi. «Il passaggio al cloud era importante anche perché ci avrebbe aiutato a ridurre i costi di archiviazione e a diventare più efficienti nel lungo periodo».

Dopo aver valutato diverse tecnologie, Lee & Lee ha scelto NetDocuments per la sua interfaccia utente intuitiva
e per l’affidabilità che offre come potente sistema unico di riferimento per la gestione,
la ricerca e la collaborazione sui file.

Francis Lim, socio del dipartimento societario, ha osservato: «Abbiamo scelto NetDocuments perché è una soluzione cloud altamente affidabile. Siamo rimasti inoltre colpiti dalle funzionalità esclusive della piattaforma, come l’archiviazione predittiva, che sapevamo avrebbero apportato numerosi vantaggi al nostro studio e ai nostri avvocati». Ha poi aggiunto: «Il passaggio da processi prevalentemente cartacei a quelli digitali all’inizio ci è sembrato un po’ scoraggiante, quindi dovevamo assicurarci di essere in buone mani».

Lavorare contro il tempo

Poiché Lee & Lee si affidava a NetDocuments per consentire ai propri avvocati e al proprio personale di lavorare in modo efficace durante i periodi di lockdown, era necessario implementare la piattaforma il più rapidamente possibile per ridurre al minimo le interruzioni. Grazie alla collaborazione con NetDocuments e Verlata, Lee & Lee è riuscita a implementare il proprio nuovo sistema di gestione documentale (DMS) basato su cloud nel giro di sei mesi.

«Come potete immaginare, non è stato facile implementare una nuova piattaforma DMS nel bel mezzo di una pandemia», afferma Toh. «Tuttavia, abbiamo ricevuto un forte sostegno da NetDocuments e Verlata, che ha reso l’inserimento dei nostri avvocati molto più semplice del previsto. Verlata ha offerto diverse sessioni di formazione e guide pratiche per garantire che tutti potessero diventare operativi in tempi rapidi».

“Avevamo bisogno di una soluzione di gestione dei documenti basata sul cloud che ci aiutasse nel nostro percorso verso la trasformazione in uno studio legale più flessibile e resiliente, in grado di fornire servizi sicuri ai clienti ovunque e in qualsiasi momento ne abbiano bisogno.”

Toh Kok Seng, socio senior dello studio legale Lee & Lee

Al settimo cielo: costi ridotti, maggiore sicurezza e maggiore flessibilità

L'adozione della piattaforma DMS nativa per il cloud NetDocuments ha rappresentato una vera e propria svolta per Lee & Lee. L'azienda sta registrando una significativa riduzione dei costi di archiviazione, funzionalità di sicurezza avanzate e una maggiore flessibilità nell'archiviazione, nell'accesso e nella gestione dei documenti.

Quando si parla di sicurezza, Toh sa bene che è la priorità assoluta per i clienti: «I clienti ci chiedono sempre più spesso informazioni sulla sicurezza dei nostri documenti. Grazie a NetDocuments, possiamo garantire loro la massima tranquillità, sapendo che i nostri documenti saranno sempre al sicuro e che, al contempo, soddisferanno i loro requisiti di conformità».

“I clienti ci chiedono sempre più spesso informazioni sulla sicurezza dei nostri documenti. Grazie a NetDocuments, possiamo rassicurarli con fiducia, sapendo che i nostri documenti saranno sempre al sicuro e che, al contempo, soddisferanno i loro requisiti di conformità.”

Toh Kok Seng, socio senior dello studio legale Lee & Lee

Una delle funzionalità di NetDocuments che ha consentito agli avvocati dello studio Lee & Lee di lavorare in modo più produttivo è l’archiviazione predittiva e il controllo delle versioni. Gli avvocati non devono più setacciare pile di fogli per trovare i documenti di cui hanno bisogno. Ora, la ricerca dei documenti è quasi istantanea, consentendo agli avvocati di risparmiare tempo e di concentrarsi su attività più strategiche. Allo stesso tempo, ciò ha permesso loro di trarre vantaggio dal lavoro ibrido.

“L’utilizzo di NetDocuments consente ai nostri avvocati di lavorare in modo più flessibile da qualsiasi luogo, il che è stato fondamentale durante la pandemia e ora ha permesso allo studio di adottare un modello di lavoro ibrido che garantisce un migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata ai dipendenti”, ha spiegato Lim. “L’aspetto migliore è che i clienti non si accorgono se qualcuno sta lavorando dall’ufficio o da casa, poiché NetDocuments offre un’esperienza senza soluzione di continuità, indipendentemente dal luogo in cui i dipendenti scelgono di lavorare”.

Le aziende che desiderano beneficiare di una significativa riduzione dei costi di archiviazione, di funzionalità di sicurezza avanzate e di una maggiore flessibilità nell’archiviazione, nell’accesso e nella gestione dei documenti
stanno scegliendo NetDocuments. Richiedi una demo personalizzata per scoprire come NetDocuments può aiutare il tuo team legale a dare il meglio di sé.