Lever veilige juridische diensten aan klanten, waar en wanneer ze ook nodig zijn.

Net als de meeste traditionele advocatenkantoren in Singapore was Lee & Lee sterk afhankelijk van papieren processen en werden alle elektronische bestanden opgeslagen in systemen op locatie. Toen de pandemie toesloeg, besefte het kantoor dat het zijn werkwijze moest veranderen om advocaten in staat te stellen op afstand toegang te krijgen tot belangrijke documenten, vooral tijdens de door de overheid opgelegde lockdownperiodes.

Over Lee & Lee

Lee & Lee is een full-service advocatenkantoor dat een uitgebreid scala aan diensten aanbiedt via zijn afdelingen Intellectueel eigendom, Geschillenbeslechting, Ondernemingsrecht, Bankrecht en Vastgoedrecht.

Lee & Lee, een van de oudste advocatenkantoren van Singapore, werd in 1955 opgericht door Lee Kuan Yew, Lee Kim Yew en Kwa Geok Choo. Terwijl Lee Kuan Yew premier van Singapore werd, bouwden de overige partners het kantoor uit tot een van de toonaangevende advocatenkantoren in Singapore, met meer dan 90 advocaten die een volledig scala aan juridische diensten aanbieden.

Een reis naar de cloud

Net als de meeste traditionele advocatenkantoren in Singapore was Lee & Lee sterk afhankelijk van papieren processen en werden alle elektronische bestanden opgeslagen in systemen op locatie. Toen de pandemie toesloeg, besefte het kantoor echter dat het zijn manier van werken moest veranderen, omdat zijn advocaten op afstand geen toegang konden krijgen tot veel belangrijke documenten. Dit betekende dat het bedrijf niet gewoon door kon gaan, omdat Lee & Lee zijn kantoorgebouwen moest sluiten tijdens de door de overheid opgelegde lockdownperiodes.

Lee & Lee zag in dat het een cloudgebaseerd documentbeheersysteem (DMS) nodig had waarmee medewerkers vanaf elke locatie veilig aan bestanden konden werken en waarmee het kantoor toekomstige verstoringen kon beperken. Tegelijkertijd stegen de kosten voor het opslaan van elektronische documenten op hun eigen servers, dus wilden ze een kosteneffectievere oplossing.

"We hadden behoefte aan een cloudgebaseerde oplossing voor documentbeheer die ons zou ondersteunen in ons streven om een flexibeler en veerkrachtiger advocatenkantoor te worden dat goed gepositioneerd is om veilige klantenservice te bieden, waar en wanneer dat ook nodig is", aldus Toh Kok Seng, senior partner in het managementcomité van Lee & Lee, die leiding gaf aan het initiatief van het kantoor om technologische oplossingen te zoeken om zijn doelstellingen te bereiken. "De overstap naar de cloud was ook belangrijk omdat het ons zou helpen de opslagkosten te verlagen en op de lange termijn efficiënter te worden."

Na verschillende technologieën te hebben onderzocht, koos Lee & Lee voor NetDocuments vanwege de intuïtieve gebruikersinterface (
) en de betrouwbaarheid als krachtig enkelvoudig registratiesysteem voor het beheren, zoeken en samenwerken aan bestanden.

Francis Lim, partner in de afdeling Corporate, merkte op: "We hebben voor NetDocuments gekozen omdat het een zeer betrouwbare cloudoplossing is . We waren ook onder de indruk van de unieke functies van het platform, zoals voorspellend archiveren, waarvan we wisten dat ze veel voordelen zouden opleveren voor ons kantoor en onze advocaten." Hij vervolgde: "De overstap van voornamelijk papieren processen naar digitale processen voelde in eerste instantie een beetje intimiderend, dus we moesten er zeker van zijn dat we in veilige handen waren . "

Tegen de klok werken

Omdat Lee & Lee op NetDocuments vertrouwde om zijn advocaten en medewerkers in staat te stellen effectief te werken tijdens lockdowns, moest het platform zo snel mogelijk worden geïmplementeerd om verstoringen tot een minimum te beperken. Dankzij de samenwerking met NetDocuments en Verlata kon Lee & Lee zijn nieuwe cloudgebaseerde DMS binnen zes maanden uitrollen .

"Zoals u zich kunt voorstellen, was het niet eenvoudig om midden in een pandemie een nieuw DMS-platform te implementeren", zegt Toh. "We kregen echter veel steun van NetDocuments en Verlata, waardoor de onboarding van onze advocaten een stuk eenvoudiger verliep dan verwacht. Verlata bood meerdere trainingssessies en walkthroughs aan om ervoor te zorgen dat iedereen snel aan de slag kon."

“We hadden behoefte aan een cloudgebaseerde oplossing voor documentbeheer die ons zou ondersteunen in ons streven om een flexibeler en veerkrachtiger advocatenkantoor te worden dat goed gepositioneerd is om veilige klantenservice te bieden, waar en wanneer dat ook nodig is.”

Toh Kok Seng, Senior Partner, Lee & Lee

Op wolk negen: lagere kosten, verbeterde beveiliging en grotere flexibiliteit

Het cloud-native DMS-platform van NetDocuments heeft voor Lee & Lee een enorme verandering teweeggebracht. Het kantoor profiteert nu van aanzienlijk lagere opslagkosten, geavanceerde beveiligingsmogelijkheden en meer flexibiliteit bij het opslaan, openen en bewerken van documenten.

Als het om beveiliging gaat, weet Toh dat dit voor klanten een topprioriteit is: "Klanten stellen steeds vaker vragen over de beveiliging van onze documenten. Met NetDocuments kunnen we hen met een gerust hart geruststellen, wetende dat onze documenten altijd veilig blijven en tegelijkertijd voldoen aan hun compliance-eisen."

"Klanten stellen steeds vaker vragen over de veiligheid van onze documenten. Met NetDocuments kunnen we hen met een gerust hart geruststellen, wetende dat onze documenten altijd veilig blijven en tegelijkertijd voldoen aan hun compliance-eisen."

Toh Kok Seng, Senior Partner, Lee & Lee

Een functie van NetDocuments die de advocaten van Lee & Lee in staat heeft gesteld productiever te werken, is voorspellende archivering en versiebeheer. Advocaten hoeven niet langer stapels papier door te spitten om de documenten te vinden die ze nodig hebben. Nu vinden ze documenten vrijwel onmiddellijk, waardoor ze tijd besparen en zich kunnen concentreren op meer strategisch werk. Tegelijkertijd kunnen ze nu profiteren van de voordelen van hybride werken.

"Door NetDocuments te gebruiken, kunnen onze advocaten flexibeler werken, waar ze ook zijn. Dat was essentieel tijdens de pandemie en heeft het kantoor nu in staat gesteld een hybride werkmodel te implementeren dat een betere balans tussen werk en privéleven voor de medewerkers biedt", legt Lim uit. "Het beste hieraan is dat klanten niet kunnen zien of iemand vanuit kantoor of vanuit huis werkt, omdat NetDocuments een naadloze ervaring biedt, ongeacht waar medewerkers ervoor kiezen om te werken."

Bedrijven die klaar zijn voor aanzienlijk lagere opslagkosten, geavanceerde beveiligingsmogelijkheden en meer flexibiliteit voor het opslaan, openen en bewerken van documenten
kiezen voor NetDocuments. Vraag een persoonlijke demo om te zien hoe NetDocuments uw juridische team kan helpen om optimaal te presteren.