Leverera säkra juridiska tjänster till kunderna var och när de behövs.

Liksom de flesta traditionella singaporianska advokatbyråer var Lee & Lee starkt beroende av pappersbaserade processer, och alla elektroniska filer lagrades i lokala system. När pandemin slog till insåg byrån att den måste ändra sitt arbetssätt för att göra det möjligt för advokaterna att få fjärråtkomst till viktiga dokument, särskilt under de perioder då regeringen införde restriktioner.

Om Lee & Lee

Lee & Lee är en fullserviceadvokatbyrå som erbjuder ett omfattande utbud av tjänster genom sina avdelningar för immaterialrätt, processföring och tvistlösning, bolagsrätt, bankrätt och fastighetsrätt.

Lee & Lee är en av Singapores äldsta advokatbyråer och grundades 1955 av Lee Kuan Yew, Lee Kim Yew och Kwa Geok Choo. Medan Lee Kuan Yew gick vidare och blev Singapores premiärminister, utvecklade de övriga delägarna byrån till en av Singapores ledande advokatbyråer med över 90 advokater som erbjuder ett komplett utbud av juridiska tjänster.

En resa till molnet

Liksom de flesta traditionella singaporianska advokatbyråer var Lee & Lee starkt beroende av pappersbaserade processer, och alla elektroniska filer lagrades i lokala system. När pandemin slog till insåg byrån dock att den måste ändra sitt arbetssätt, eftersom dess advokater inte kunde få fjärråtkomst till många viktiga dokument. Detta innebar att verksamheten inte kunde fortsätta som vanligt, eftersom Lee & Lee var tvungen att stänga sina kontorslokaler under de perioder då regeringen införde restriktioner.

Lee & Lee insåg att de behövde ett molnbaserat dokumenthanteringssystem (DMS) som skulle göra det möjligt för personalen att arbeta säkert med filer från vilken plats som helst och hjälpa företaget att mildra effekterna av framtida störningar. Samtidigt ökade kostnaden för att lagra elektroniska dokument på deras egna servrar, så de ville ha en mer kostnadseffektiv lösning.

”Vi behövde en molnbaserad dokumenthanteringslösning som skulle stödja vår strävan att bli en mer flexibel och motståndskraftig advokatbyrå som är väl positionerad för att tillhandahålla säkra kundtjänster var och när de behövs”, säger Toh Kok Seng, senior partner i Lee & Lees ledningsgrupp, som ledde byråns initiativ att hitta tekniska lösningar för att uppnå sina mål. ”Övergången till molnet var också viktig eftersom det skulle hjälpa oss att minska lagringskostnaderna och bli mer effektiva på lång sikt.”

Efter att ha utforskat olika tekniker valde Lee & Lee NetDocuments för dess intuitiva användargränssnitt
och tillförlitlighet som ett kraftfullt enda system för hantering,
sökning och samarbete kring filer.

Francis Lim, partner på företagsavdelningen, konstaterade: ”Vi valde NetDocuments eftersom det är en mycket trovärdig molnlösning. Vi imponerades också av plattformens unika funktioner, såsom prediktiv arkivering, som vi visste skulle ge många fördelar för vår byrå och våra jurister.” Han fortsatte: ”Att gå från huvudsakligen pappersbaserade processer till digitala kändes lite skrämmande i början, så vi behövde försäkra oss om att vi var i trygga händer.”

Arbeta mot klockan

Lee & Lee förlitade sig på NetDocuments för att göra det möjligt för sina jurister och anställda att arbeta effektivt under lockdown, och plattformen behövde implementeras så snabbt som möjligt för att minimera störningarna. Genom samarbetet med NetDocuments och Verlata kunde Lee & Lee lansera sitt nya molnbaserade DMS inom sex månader.

”Som ni kan föreställa er var det inte lätt att implementera en ny DMS-plattform mitt under en pandemi”, säger Toh. ”Men vi fick starkt stöd från NetDocuments och Verlata, vilket gjorde det mycket enklare än väntat att introducera våra jurister till systemet. Verlata erbjöd flera utbildningssessioner och genomgångar för att säkerställa att alla snabbt kunde komma igång.”

”Vi behövde en molnbaserad dokumenthanteringslösning som skulle stödja vår strävan att bli en mer flexibel och motståndskraftig advokatbyrå som är väl positionerad för att tillhandahålla säkra kundtjänster var och när de behövs.”

Toh Kok Seng, seniorpartner, Lee & Lee

På moln nio: lägre kostnader, förbättrad säkerhet och större flexibilitet

NetDocuments molnbaserade DMS-plattform har varit en game changer för Lee & Lee. De har upplevt betydligt lägre lagringskostnader, avancerade säkerhetsfunktioner och ökad flexibilitet när det gäller lagring, åtkomst och arbete med dokument.

När det gäller säkerhet vet Toh att det är en prioriterad fråga för kunderna: ”Kunderna ställer allt fler frågor om säkerheten för våra dokument. Med NetDocuments på plats kan vi med trygghet ge dem sinnesro, eftersom vi vet att våra dokument alltid kommer att förbli säkra och samtidigt uppfylla deras krav på efterlevnad.”

”Kunderna ställer allt fler frågor om säkerheten för våra dokument. Med NetDocuments på plats kan vi tryggt ge dem sinnesro, eftersom vi vet att våra dokument alltid kommer att förbli säkra och samtidigt uppfylla deras krav på efterlevnad.”

Toh Kok Seng, seniorpartner, Lee & Lee

En funktion i NetDocuments som har gjort det möjligt för Lee & Lees advokater att arbeta mer produktivt är prediktiv arkivering och versionskontroll. Advokaterna behöver inte längre söka igenom högar av papper för att hitta de dokument de behöver. Nu går det nästan omedelbart att hitta dokument, vilket sparar tid för advokaterna så att de kan fokusera på mer strategiskt arbete. Samtidigt har det gjort det möjligt för dem att dra nytta av fördelarna med hybridarbete.

”Genom att använda NetDocuments kan våra jurister arbeta mer flexibelt varifrån som helst, vilket var avgörande under pandemin och nu har gjort det möjligt för byrån att införa en hybridarbetsmodell som ger anställda en bättre balans mellan arbete och privatliv”, förklarar Lim. ”Det bästa med det är att kunderna inte kan se om någon arbetar från kontoret eller hemifrån, eftersom NetDocuments erbjuder en smidig upplevelse oavsett var anställda väljer att arbeta.”

Företag som är redo att uppleva avsevärt minskade lagringskostnader, avancerade säkerhetsfunktioner och ökad flexibilitet för lagring, åtkomst och arbete med dokument
vänder sig till NetDocuments. Få en personlig demonstration för att se hur NetDocuments kan hjälpa ditt juridiska team att göra sitt bästa arbete.