Med mer enn 45 advokater og 100 års erfaring veileder Ruder Ware bedriftseiere og enkeltpersoner gjennom intrikate juridiske problemstillinger over hele verden, og etablerer seg som et av de største og mest suksessrike advokatfirmaene i Wisconsin. For å bedre kunne tilby advokatene sine og bedre betjene sin globale kundebase, har Ruder Ware gått bort fra lokale verktøy og går videre med en skybasert tilnærming.

I en nylig samtale med Nicholas Leininger, IT-driftsdirektør hos Ruder Ware, delte han mer om firmaets reise fra lokal dokumenthåndtering med Worldox til den skybaserte NetDocuments-plattformen.

Hvorfor lette du etter et nytt dokumenthåndteringssystem?

«Fra et IT-perspektiv har vi blitt mer skyfokuserte de siste årene i arbeidet med å kontinuerlig gjøre det mulig for advokatene våre å jobbe på bedre og sikrere måter. Hvor vi lagrer og organiserer klientdokumentene og e-postene våre er grunnleggende for vår evne til å tilby klienttjenester i verdensklasse , og advokatene våre lever og ånder i NetDocuments dokumenthåndteringssystem (DMS).»

Vi kom til et punkt der vår lokale Worldox DMS-infrastruktur for lengst trengte en oppgradering og ikke lenger støttet måtene advokatene våre i økende grad ønsket å jobbe på. Og selv om vi hadde brukt Worldox i over 18 år, og generelt sett er en DMS-implementering hardt arbeid, visste vi at det var på tide å evaluere alternativene våre.

Hvilke kriterier ble brukt under evalueringsprosessen for DMS?

«Firmaet vårt er svært opptatt av hvor mange klikk det tar å gjøre ditt eller datt, og vi prøver alltid å bli mer effektive. Vi ønsket også å kunne utnytte noen av de nyere funksjonene i et mer moderne DMS, som for eksempel prediktiv arkivering, som igjen gir færre klikk.»

Andre viktige hensyn vi måtte ta da vi gikk over til NetDocuments var blant annet:

• Skytilbudet – Vi ønsket en leverandør som var veletablert som skyorientert , ikke en som gikk over til skyen eller en sky som egentlig var en vertsbasert løsning.
• Sikkerhet – Vi tar sikkerhet på alvor og ønsket å sørge for at DMS-et var virkelig sikkert, og at dataene våre ikke ville bli blandet med andre firmaers data .
• Brukervennlighet – Vi ønsket ikke et for stort avvik fra det folk var kjent med , der vi ville miste mye produktivitet bare ved å lære et nytt system på nytt.
• Tilgang hvor som helst – Vi ønsket at advokater og ansatte skulle kunne finne og få tilgang til dokumentene de trenger på flere måter, uten å måtte ha DMS installert på systemet sitt.

NetDocuments var en av de større aktørene innen dokumenthåndtering, og det var den eneste vi fant ut var skybasert. Den tilbød den strenge sikkerheten vi krever og mange funksjoner som ga teamene våre fleksibiliteten til å jobbe hvor, når og hvordan de trenger det.

Hva liker brukerne av Ruder Ware allerede med NetDocuments?

«Vi hadde problemer med Worldox-indekseringen, som kunne sette ned visse søkefunksjoner i timevis eller lenger. Med NetDocuments går søket mye raskere – lynraskt.»

Noe annet brukerne våre liker veldig godt med NetDocuments er startskjermen og muligheten til å feste og løsne ting, slik at det du trenger oftest er der på ett sentralisert sted.

Alt i alt, der vårt tidligere DMS virket litt i veien, er NetDocuments der og når vi trenger det.»

«Der det tidligere DMS-et vårt virket som om det var i veien, er NetDocuments der og når vi trenger det.»

Nicholas Leininger, IT-driftsdirektør hos Ruder Ware, LLSC

Hva har du planlagt for fremtiden?

«Vi er bare så vidt i gang med den kundevendte delen av NetDocuments, så klientportaler og CollabSpaces vil åpne opp for mange nye muligheter. Og vi gleder oss til å gjøre advokatene våre mer vant til å jobbe på iPadene sine med NetDocuments, fordi det er så enkelt å vise og redigere eller legge til merkinger i dokumenter på iPaden din og lagre dem rett tilbake i DMS-et.»

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.