Med mer än 45 advokater och 100 års erfarenhet guidar Ruder Ware företagare och privatpersoner genom komplicerade juridiska frågor över hela världen och har etablerat sig som en av de största och mest framgångsrika advokatbyråerna i Wisconsin. För att bättre kunna stödja sina advokater och bättre betjäna sin globala kundbas har Ruder Ware gått ifrån lokala verktyg och går nu vidare med en molnbaserad strategi.

I en nyligen genomförd diskussion med Nicholas Leininger, IT-driftchef på Ruder Ware, berättade han mer om företagets resa från lokal dokumenthantering med Worldox till den molnbaserade plattformen NetDocuments.

Varför letade ni efter ett nytt dokumenthanteringssystem?

”Ur ett IT-perspektiv har vi under de senaste åren blivit mer molnfokuserade i våra ansträngningar att kontinuerligt göra det möjligt för våra jurister att arbeta på ett bättre och säkrare sätt. Var vi lagrar och organiserar våra kunddokument och e-postmeddelanden är grundläggande för vår förmåga att tillhandahålla kundtjänster i världsklass, och våra jurister lever och andas i dokumenthanteringssystemet NetDocuments (DMS).

Vi kom till en punkt där vår lokala Worldox DMS-infrastruktur var i stort behov av en uppgradering och inte längre stödde de arbetssätt som våra jurister i allt högre grad ville använda. Och även om vi hade använt Worldox i över 18 år, och det i allmänhet är svårt att implementera ett DMS, insåg vi att det var dags att utvärdera våra alternativ.

Vilka kriterier användes under er DMS-utvärderingsprocess?

”Vårt företag lägger stor vikt vid hur många klick det tar att göra det ena eller det andra, och vi strävar alltid efter att bli mer effektiva. Vi ville också kunna utnyttja några av de nyare funktionerna i ett modernare DMS, såsom prediktiv arkivering, vilket också innebär färre klick.

Andra viktiga överväganden när vi gick över till NetDocuments var bland annat:

• Molntjänsten – Vi ville ha en leverantör som var väl etablerad som molnbaserad, inte en som var på väg att övergå till molnet eller ett moln som egentligen var en hostad lösning.
• Säkerhet – Vi tar säkerhet på allvar och ville försäkra oss om att DMS var verkligen säkert och att våra data inte skulle blandas ihop med andra företags data.
• Användarvänlighet – Vi ville inte avvika för mycket från det som användarna var vana vid, eftersom det skulle leda till stora produktivitetsförluster bara för att lära sig ett nytt system.
• Åtkomst var som helst – Vi ville att advokater och personal skulle kunna hitta och komma åt de dokument de behöver på flera olika sätt, utan att behöva ha DMS installerat på sina system.

NetDocuments var en av de större aktörerna inom dokumenthantering, och det var den enda vi hittade som var molnbaserad. Den erbjöd den strikta säkerhet vi kräver och många funktioner som ger våra team flexibiliteten att arbeta var, när och hur de behöver.

Vad uppskattar Ruder Wares användare redan med NetDocuments?

”Vi hade tidigare problem med Worldox-indexeraren, som kunde göra vissa sökfunktioner otillgängliga i flera timmar eller längre. Med NetDocuments går sökningen mycket snabbare – blixtsnabbt.

Något annat som våra användare verkligen uppskattar med NetDocuments är startsidan och möjligheten att fästa och ta bort fästningar, så att det du behöver oftast finns på ett och samma ställe.

Sammantaget kan man säga att där vårt tidigare DMS verkade vara i vägen, finns NetDocuments där och när vi behöver det.

”Där vårt tidigare DMS verkade vara i vägen, finns NetDocuments där och när vi behöver det.”

Nicholas Leininger, IT-driftchef på Ruder Ware, L.L.S.C.

Vad har du för planer för framtiden?

”Vi har precis börjat använda de kundinriktade delarna av NetDocuments, så klientportaler och CollabSpaces kommer att öppna upp många nya möjligheter. Och vi ser fram emot att våra jurister ska vänja sig vid att arbeta på sina iPads med NetDocuments, eftersom det är så enkelt att visa, redigera eller markera dokument på sin iPad och spara dem direkt tillbaka i DMS.”

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.