Avec plus de 45 avocats et 100 ans d'expérience, Ruder Ware accompagne les chefs d'entreprise et les particuliers dans le cadre de litiges complexes à travers le monde, s'imposant comme l'un des cabinets d'avocats les plus importants et les plus prospères du Wisconsin. Afin de mieux équiper ses avocats et de mieux servir sa clientèle internationale, Ruder Ware a abandonné les outils sur site au profit d'une approche axée sur le cloud.

Lors d'une récente discussion avec Nicholas Leininger, directeur des opérations informatiques chez Ruder Ware, celui-ci nous a fait part du parcours de l'entreprise, qui est passée d'une gestion des documents sur site avec Worldox à la plateforme cloud native NetDocuments.

Pourquoi recherchiez-vous un nouveau système de gestion documentaire ?

« D'un point de vue informatique, nous nous sommes davantage orientés vers le cloud ces dernières années afin de permettre à nos avocats de travailler de manière plus efficace et plus sécurisée. L'endroit où nous stockons et organisons les documents et les e-mails de nos clients est essentiel à notre capacité à fournir des services de classe mondiale, et nos avocats utilisent quotidiennement le système de gestion documentaire (DMS) NetDocuments.

Nous sommes arrivés à un point où notre infrastructure Worldox DMS sur site avait besoin d'une mise à niveau depuis longtemps et ne répondait plus aux besoins croissants de nos avocats en matière de méthodes de travail. Même si nous utilisions Worldox depuis plus de 18 ans et que la mise en œuvre d'un système de gestion documentaire est généralement une tâche ardue, nous savions qu'il était temps d'évaluer nos options.

Quels critères ont été utilisés lors de votre processus d'évaluation du système de gestion documentaire (DMS) ?

« Notre entreprise accorde beaucoup d'importance au nombre de clics nécessaires pour effectuer telle ou telle tâche, et nous cherchons toujours à gagner en efficacité. Nous voulions également pouvoir tirer parti de certaines des nouvelles fonctionnalités d'un système de gestion documentaire plus moderne, telles que le classement prédictif, qui permet de réduire le nombre de clics.

Parmi les autres facteurs importants qui nous ont poussés à adopter NetDocuments, citons :

• L'offre cloud – Nous recherchions un fournisseur réputé pour être spécialisé dans le cloud, et non un fournisseur en phase de transition vers le cloud ou proposant une solution hébergée.
• Sécurité – Nous prenons la sécurité très au sérieux et voulions nous assurer que le système de gestion documentaire était véritablement sécurisé et que nos données ne seraient pas mélangées à celles d'autres entreprises.
• Facilité d'utilisation – Nous ne voulions pas nous éloigner trop de ce que les gens connaissaient déjà, car cela nous aurait fait perdre beaucoup de productivité rien qu'en réapprenant à utiliser un nouveau système.
• Accès partout – Nous voulions que les avocats et le personnel puissent trouver et accéder aux documents dont ils ont besoin de plusieurs façons, sans avoir besoin d'installer le système de gestion documentaire (DMS) sur leur ordinateur.

NetDocuments était l'un des principaux acteurs dans le domaine de la gestion documentaire, et c'était le seul que nous ayons trouvé qui privilégiait le cloud. Il offrait la sécurité rigoureuse dont nous avions besoin et de nombreuses fonctionnalités permettant à nos équipes de travailler où, quand et comme elles le souhaitaient.

Qu'est-ce que les utilisateurs de Ruder Ware apprécient déjà chez NetDocuments ?

« Nous avions auparavant des problèmes avec l'indexeur Worldox, qui pouvait désactiver certaines fonctionnalités de recherche pendant plusieurs heures, voire plus. Avec NetDocuments, la recherche est beaucoup plus rapide, voire ultra-rapide.

Nos utilisateurs apprécient également beaucoup l'écran d'accueil de NetDocuments et la possibilité d'épingler et de désépingler des éléments, ce qui leur permet de retrouver tout ce dont ils ont besoin le plus souvent à un seul et même endroit.

Dans l'ensemble, là où notre ancien système de gestion documentaire semblait nous gêner, NetDocuments est là où nous en avons besoin, quand nous en avons besoin.

« Alors que notre ancien système de gestion documentaire semblait nous gêner, NetDocuments est là où nous en avons besoin, quand nous en avons besoin. »

Nicholas Leininger, directeur des opérations informatiques chez Ruder Ware, L.L.S.C.

Quels sont vos projets pour l'avenir ?

« Nous commençons tout juste à exploiter les fonctionnalités de NetDocuments destinées aux clients, donc les portails clients et CollabSpaces vont nous ouvrir de nombreuses nouvelles opportunités. Et nous avons hâte que nos avocats s'habituent davantage à travailler sur leurs iPad avec NetDocuments, car il est tellement facile de consulter, modifier ou annoter des documents sur votre iPad et de les enregistrer directement dans le système de gestion documentaire. »

Pour en savoir plus sur NetDocuments et découvrir comment travailler plus intelligemment grâce à un système de gestion documentaire intelligent, cliquez ici pour demander une démonstration personnalisée.