Com mais de 45 advogados e 100 anos de experiência, a Ruder Ware orienta proprietários de empresas e indivíduos em questões jurídicas complexas em todo o mundo, estabelecendo-se como um dos maiores e mais bem-sucedidos escritórios de advocacia de Wisconsin. Para capacitar melhor seus advogados e atender melhor sua base global de clientes, a Ruder Ware abandonou as ferramentas locais e está avançando com uma abordagem que prioriza a nuvem.

Em uma conversa recente com Nicholas Leininger, diretor de operações de TI da Ruder Ware, ele compartilhou mais sobre a jornada da empresa do gerenciamento de documentos no local com o Worldox para a plataforma NetDocuments nativa da nuvem.

Por que o você estava procurando um novo sistema de gerenciamento de documentos?

"Do ponto de vista da TI, nos últimos anos, temos nos concentrado mais na nuvem, em um esforço para permitir que nossos advogados trabalhem de maneira melhor e mais segura. O local onde armazenamos e organizamos os documentos e e-mails de nossos clientes é fundamental para nossa capacidade de oferecer serviços de classe mundial aos clientes, e nossos advogados vivem e respiram o sistema de gerenciamento de documentos (DMS) NetDocuments.

Chegamos a um ponto em que nossa infraestrutura local do Worldox DMS já devia ter sido atualizada há muito tempo e não suportava mais as formas como nossos advogados queriam trabalhar cada vez mais. E, embora estivéssemos usando o Worldox há mais de 18 anos e, em geral, uma implementação de DMS seja um trabalho árduo, sabíamos que era hora de avaliar nossas opções."

Quais critérios foram usados durante o processo de avaliação do DMS do você?

"Nossa empresa se preocupa muito com o número de cliques necessários para fazer isso ou aquilo, e estamos sempre tentando ser mais eficientes. Também queríamos poder aproveitar alguns dos recursos mais recentes de um DMS mais moderno, como o arquivamento preditivo, que se refere a menos cliques.

Outras considerações importantes que nos levaram a mudar para o NetDocuments foram as seguintes:

• A oferta de nuvem - Queríamos um provedor que estivesse bem estabelecido como sendo a nuvem em primeiro lugar, não um provedor que estivesse fazendo a transição para a nuvem ou uma nuvem que fosse realmente uma solução hospedada.
• Segurança - Levamos a segurança a sério e queríamos ter certeza de que o DMS era realmente seguro e que nossos dados não seriam misturados com os dados de outras empresas.
• Facilidade de uso - Não queríamos uma mudança muito grande em relação ao que as pessoas já conheciam, o que nos faria perder muita produtividade apenas para reaprender um novo sistema.
• Acesso em qualquer lugar - Queríamos que os advogados e a equipe pudessem encontrar e acessar os documentos de que precisam de várias maneiras, sem a necessidade de ter o DMS instalado em seus sistemas.

A NetDocuments era uma das maiores empresas do setor de gerenciamento de documentos e foi a única que encontramos que priorizava a nuvem. Ele ofereceu a segurança rigorosa que exigimos e muitos recursos para dar às nossas equipes a flexibilidade de trabalhar onde, quando e como precisarem."

O que os usuários da Ruder Ware já gostam no NetDocuments?

"Costumávamos ter problemas com o indexador da Worldox, o que podia fazer com que certos recursos de pesquisa ficassem inoperantes por horas ou mais. Com o NetDocuments, a pesquisa é muito mais rápida, extremamente rápida.

Outra coisa que nossos usuários realmente gostam no NetDocuments é a tela inicial e a capacidade de fixar e desafixar itens, de modo que o que o você precisa com mais frequência está em um local centralizado.

De modo geral, onde nosso DMS anterior parecia atrapalhar, o NetDocuments está presente onde e quando precisamos dele."

"Enquanto nosso DMS anterior parecia atrapalhar, o NetDocuments está presente onde e quando precisamos dele."

Nicholas Leininger, diretor de operações de TI da Ruder Ware, L.L.S.C.

O que o você tem planejado para o futuro?

"Estamos apenas começando a trabalhar com as partes do NetDocuments voltadas para o cliente, de modo que os portais de clientes e o CollabSpaces abrirão muitas novas oportunidades. E estamos ansiosos para acostumar nossos advogados a trabalhar em seus iPads com o NetDocuments, pois é muito fácil visualizar, editar ou marcar documentos no iPad e salvá-los diretamente no DMS."

Para saber mais sobre o NetDocuments e como o você pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.