Met meer dan 45 advocaten en 100 jaar ervaring begeleidt Ruder Ware ondernemers en particulieren bij complexe juridische kwesties over de hele wereld en heeft het zich gevestigd als een van de grootste en meest succesvolle advocatenkantoren in Wisconsin. Om hun advocaten beter in staat te stellen hun werk te doen en hun wereldwijde klantenbestand beter van dienst te zijn, is Ruder Ware afgestapt van lokale tools en gaat het verder met een cloud-first-aanpak.

In een recent gesprek met Nicholas Leininger, IT Operations Director bij Ruder Ware, vertelde hij meer over de overstap van het bedrijf van on-premises documentbeheer met Worldox naar het cloud-native NetDocuments-platform.

Waarom was u op zoek naar een nieuw documentbeheersysteem?

“Vanuit IT-perspectief zijn we de afgelopen jaren meer cloudgericht geworden in onze inspanningen om onze advocaten in staat te stellen steeds beter en veiliger te werken. Waar we onze klantdocumenten en e-mails opslaan en ordenen, is van fundamenteel belang voor ons vermogen om klantenservice van wereldklasse te bieden, en onze advocaten leven en ademen in het NetDocuments-documentbeheersysteem (DMS).

We kwamen op een punt waarop onze lokale Worldox DMS-infrastructuur al lang aan een upgrade toe was en niet langer aansloot bij de manier waarop onze advocaten steeds vaker wilden werken. Hoewel we al meer dan 18 jaar met Worldox werkten en de implementatie van een DMS over het algemeen veel werk is, wisten we dat het tijd was om onze opties te evalueren.

Welke criteria zijn gebruikt tijdens uw DMS-evaluatieproces?

“Ons bedrijf hecht veel waarde aan het aantal klikken dat nodig is om dit of dat te doen, en we streven er altijd naar om efficiënter te werken. We wilden ook gebruik kunnen maken van enkele van de nieuwere functies van een moderner DMS, zoals voorspellend archiveren, wat weer leidt tot minder klikken.

Andere belangrijke overwegingen bij onze overstap naar NetDocuments waren onder meer:

• Het cloudaanbod – We wilden een provider die bekend stond als cloud-first, niet een provider die bezig was met de overstap naar de cloud of een cloud die eigenlijk een gehoste oplossing was.
• Beveiliging – We nemen beveiliging serieus en wilden er zeker van zijn dat het DMS echt veilig was en dat onze gegevens niet zouden worden vermengd met die van andere bedrijven.
• Gebruiksgemak – We wilden niet te veel afwijken van wat mensen gewend waren, omdat we dan veel productiviteit zouden verliezen door het opnieuw moeten leren van een nieuw systeem.
• Overal toegang – We wilden dat advocaten en medewerkers op verschillende manieren de documenten konden vinden en openen die ze nodig hadden, zonder dat ze het DMS op hun systeem geïnstalleerd hoefden te hebben.

NetDocuments was een van de grotere spelers op het gebied van documentbeheer en het was de enige die we vonden die cloud-first was. Het bood de strenge beveiliging die we nodig hebben en veel functies die onze teams de flexibiliteit geven om te werken waar, wanneer en hoe ze dat nodig hebben.

Wat vinden de gebruikers van Ruder Ware al zo goed aan NetDocuments?

“We hadden vroeger problemen met de Worldox-indexer, waardoor bepaalde zoekfuncties urenlang of zelfs nog langer buiten gebruik konden zijn. Met NetDocuments gaat het zoeken veel sneller – razendsnel zelfs.

Wat onze gebruikers ook erg waarderen aan NetDocuments is het startscherm en de mogelijkheid om dingen vast te zetten en los te maken, zodat je alles wat je het vaakst nodig hebt op één centrale plek hebt.

Over het algemeen lijkt NetDocuments precies daar te zijn waar en wanneer we het nodig hebben, terwijl ons vorige DMS eerder in de weg stond.

"Waar ons vorige DMS ons in de weg leek te staan, is NetDocuments er wanneer en waar we het nodig hebben."

Nicholas Leininger, directeur IT-operaties bij Ruder Ware, L.L.S.C.

Wat zijn je plannen voor de toekomst?

"We staan nog maar aan het begin van de klantgerichte onderdelen van NetDocuments, dus clientportals en CollabSpaces zullen veel nieuwe mogelijkheden bieden. En we kijken ernaar uit om onze advocaten meer vertrouwd te maken met het werken op hun iPad met NetDocuments, omdat het zo gemakkelijk is om documenten op je iPad te bekijken, te bewerken of te markeren en ze direct weer op te slaan in het DMS."

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.