Rask implementering legger grunnlaget for suksess i skyen for bedrifter

Om NJORD

NJORD Law Firm er et fullservice advokatfirma som betjener lokale og internasjonale klienter i Danmark og Baltikum. NJORDs tvisteløsningsavdeling er et av de største og mest erfarne blant de ti største danske advokatfirmaene. Det spesialiserer seg på mer enn tretti forretningsområder, inkludert strafferett, personvern, fusjoner og oppkjøp og immaterielle rettigheter.

Transformerende arbeidsmåter

Som en del av sin digitale transformasjonsreise ønsket NJORD å forbedre sin eksisterende teknologistabel med et førsteklasses skybasert dokumenthåndteringssystem (DMS). NJORD ønsket spesifikt et system som ville utfylle og fungere sømløst sammen med det eksisterende praksishåndteringssystemet (PMS) for å gjøre det mulig for firmaets 150 ansatte, inkludert 70 advokater på de danske kontorene, å samarbeide og jobbe mer effektivt sammen. NJORD trengte også et DMS som ville støtte hybridarbeid, noe som ga advokatene muligheten til å søke, få tilgang til og redigere dokumenter sikkert fra enhver enhet eller sted.

NJORD valgte NetDocuments på grunn av deres moderne, velprøvde skyløsning som gir sømløs brukervennlighet og omfattende integrasjoner. NetDocuments' sterke integrasjon med Microsofts applikasjonspakke og den eksisterende PMS-ens innebygde tidsregistreringsløsning var også viktige faktorer i NJORDs beslutning – ettersom firmaets advokater kunne fortsette å bruke verktøyene de allerede var kjent med, alt beskyttet under én plattform.

«Vi trengte en smidig og tilpassbar skyplattform som ville hjelpe oss med å forbedre våre interne prosesser og dermed tilby bedre kundeservice», sa Conni Falkner, driftsdirektør i NJORD. «Vi valgte NetDocuments fordi det er et veldig intuitivt system som integreres med vår arbeidsmåte og gir en flott brukeropplevelse.»

En rask implementeringsprosess på åtte uker

NetDocuments' evne til å integreres sømløst med den eksisterende teknologistakken gjorde at NJORD kunne sette i gang sitt nye DMS på bare åtte uker. Denne enkle oppsettet gjorde at forstyrrelser under implementeringen ble holdt til et minimum.

NetDocuments ga sine partnere Peregrine Cloud og Sicklaskiftet tillatelse til å støtte implementeringen. Implementeringen ble fullført på bare to måneder, med Sicklaskiftet som fokuserte på DMS-oppsettet og Peregrine Cloud som administrerte dokumentmigreringen.

«Implementeringsprosessen gikk så smidig som mulig, noe som var gunstig for virksomheten vår», fortsatte Falkner. «Da vi flyttet dokumentene våre til skyen, var det bekymring for at det ville forstyrre advokatenes arbeid og kundeservice. Samarbeidet med NetDocuments og partnerne deres var imidlertid en problemfri opplevelse, slik at vi raskt kunne komme i gang og sørget for at virksomheten kunne fortsette som vanlig.»

«Det var en problemfri opplevelse å samarbeide med NetDocuments og partnerne deres. Det gjorde at vi raskt kunne komme i gang og sørget for at virksomheten kunne fortsette som vanlig.»

Conni Falkner, administrerende direktør, NJORD

Totalt 2,2 millioner dokumenter ble migrert i to trinn under implementeringen. Først ble en massemigrering fullført tre uker før lanseringsdatoen. Dette ble etterfulgt av en deltamigrering den siste helgen før lanseringsdatoen, som importerte alle dokumenter som var opprettet eller endret siden den første migreringen.

For å sikre at NJORD var fullt oppdatert på NetDocuments, gjennomførte Peregrine Cloud personlig opplæring for alle ansatte ved firmaets danske kontorer. Peregrine Cloud leverte også videoopplæringer og instruksjonsmanualer, og ledet oppfølgingsopplæring etter utrullingen. Tolv interne «superbrukere» ble også identifisert for å hjelpe kolleger med daglige spørsmål om bruk av NetDocuments.

«Endringsledelse er et viktig aspekt for enhver vellykket implementering. Faktisk burde den utrolige hastigheten og effektiviteten i implementeringen dempe eventuelle frykter som andre firmaer måtte ha når det gjelder å gå over til skyen», forklarte Falkner. «Opplæringssesjonene som Peregrine Cloud ga oss, hjalp oss med å raskt onboarde advokatene våre og høste fordelene med den nye plattformen.»

En ny reise med fokus på innovasjon

Siden implementeringen tidlig i 2022 har NJORDs advokater enkelt kunnet finne, dele og samarbeide om dokumenter fra hvor som helst. Dette fleksibilitetsnivået og den intuitive naturen til NetDocuments-plattformen, takket være den tette integrasjonen med Microsofts applikasjonspakke, har vært avgjørende for å muliggjøre effektivt hybridarbeid.

Den innebygde beskyttelsen i NetDocuments' datatapforebygging har også bidratt til å holde innhold trygt og i samsvar med regelverket, og sikrer at dokumenter kun kan redigeres og deles av de som har tilgang til dem. Dette sikrer at NJORD kan beskytte sensitivt innhold mot datainnbrudd, tvangsinntrenging og uautorisert eller upassende bruk.

«Det er helt avgjørende å holde dokumentene og filene våre sikre i skyen. NetDocuments' avanserte sikkerhetskontroller har gitt oss langt mer kontroll over hvordan vi får tilgang til sensitiv informasjon, samt en ekstra forsvarslinje når det gjelder å beskytte mot cybertrusler», sa Falkner. «Når vi ser fremover, gleder vi oss til å fortsette reisen vår med NetDocuments, ettersom vi utforsker ytterligere muligheter for å automatisere arbeidsflyter. Dette er bare mulig ved å ha en skyplattform som sømløst kan integreres med vår eksisterende teknologistabel.»

«NetDocuments’ avanserte sikkerhetskontroller har gitt oss langt mer kontroll over hvordan vi får tilgang til sensitiv informasjon, samt en ekstra forsvarslinje når det gjelder å beskytte mot cybertrusler.»

Conni Falkner, administrerende direktør, NJORD

Dokumenter er kjernen i ethvert advokatfirma. Med NetDocuments har NJORD blitt et skybasert advokatfirma, der ansatte kan samarbeide og jobbe effektivt med over to millioner dokumenter. Med forbedret tilgang til dokumenter som underbygger en moderne hybrid arbeidsmodell, står NJORD nå klar til å høste fruktene av større produktivitet og forbedret kundeservice.

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.