La mise en œuvre rapide prépare le terrain pour réussir dans le cloud

À propos de NJORD

Le cabinet NJORD est un cabinet d'avocats offrant une gamme complète de services à des clients locaux et internationaux au Danemark et dans la région baltique. Le département contentieux de NJORD est l'un des plus importants et des plus expérimentés parmi les dix principaux cabinets d'avocats danois. Il est spécialisé dans plus de trente domaines d'activité, notamment le droit pénal, la protection des données, les fusions-acquisitions et la propriété intellectuelle.

Transformer les méthodes de travail

Dans le cadre de sa transformation numérique, NJORD souhaitait améliorer son infrastructure technologique existante en adoptant un système de gestion documentaire (DMS) cloud de pointe. Plus précisément, NJORD recherchait un système capable de compléter et de fonctionner de manière transparente avec son système de gestion de cabinet (PMS) existant afin de permettre à ses 150 employés, dont 70 avocats dans ses bureaux danois, de collaborer et de travailler plus efficacement ensemble. NJORD avait également besoin d'un DMS capable de prendre en charge le travail hybride, offrant à ses avocats la possibilité de rechercher, d'accéder et de modifier des documents en toute sécurité depuis n'importe quel appareil ou emplacement.

NJORD a choisi NetDocuments pour sa solution cloud moderne et éprouvée, qui offre une facilité d'utilisation optimale et des intégrations étendues. La forte intégration de NetDocuments avec la suite d'applications Microsoft et la solution d'enregistrement du temps intégrée au PMS existant ont également été des facteurs importants dans la décision de NJORD, car les avocats du cabinet pouvaient continuer à utiliser les outils qu'ils connaissaient déjà, tous protégés sous une seule et même plateforme.

« Nous avions besoin d'une plateforme cloud agile et personnalisable qui nous aiderait à améliorer nos processus internes et, par conséquent, à offrir de meilleurs services à nos clients », a déclaré Conni Falkner, directrice des opérations chez NJORD. « Nous avons choisi NetDocuments, car il s'agit d'un système très intuitif qui s'intègre parfaitement à notre façon de travailler et offre une excellente expérience utilisateur. »

Un processus de mise en œuvre rapide en huit semaines

La capacité de NetDocuments à s'intégrer de manière transparente à la pile technologique existante a permis à NJORD de mettre en service son nouveau système de gestion documentaire en seulement huit semaines. Cette facilité de configuration a permis de réduire au minimum les perturbations pendant la mise en œuvre.

NetDocuments a confié à ses partenaires Peregrine Cloud et Sicklaskiftet le soin de soutenir la mise en œuvre. Sicklaskiftet s'est concentré sur la configuration du système de gestion documentaire (DMS) et Peregrine Cloud a géré la migration des documents. La mise en œuvre a été achevée en seulement deux mois.

« Le processus de mise en œuvre s'est déroulé sans encombre, ce qui a été bénéfique pour notre entreprise », poursuit M. Falkner. « Lorsque nous avons transféré nos documents vers le cloud, nous craignions que cela perturbe le travail de nos avocats et le service à la clientèle. Cependant, la collaboration avec NetDocuments et ses partenaires s'est déroulée sans heurts, ce qui nous a permis d'être rapidement opérationnels et de poursuivre nos activités comme d'habitude. »

« Travailler avec NetDocuments et ses partenaires s'est avéré très facile, ce qui nous a permis d'être rapidement opérationnels et d'assurer la continuité de nos activités. »

Conni Falkner, directrice des opérations, NJORD

Au total, 2,2 millions de documents ont été migrés au cours de la mise en œuvre en deux étapes. Tout d'abord, une migration en masse a été effectuée trois semaines avant la date de mise en service. Elle a été suivie d'une migration delta le dernier week-end avant la date de mise en service, qui a permis d'importer tous les documents créés ou modifiés depuis la migration initiale.

Afin de garantir que NJORD soit parfaitement à jour avec NetDocuments, Peregrine Cloud a organisé une formation en présentiel pour tous les employés des bureaux danois du cabinet. Peregrine Cloud a également fourni des tutoriels vidéo et des manuels d'instructions, et a dispensé une formation de suivi après le déploiement. Douze « super utilisateurs » internes ont également été identifiés pour aider leurs collègues à répondre aux questions quotidiennes sur l'utilisation de NetDocuments.

« La gestion du changement est un aspect important de toute mise en œuvre réussie. En fait, la rapidité et l'efficacité incroyables de la mise en œuvre devraient apaiser les craintes que d'autres entreprises pourraient avoir lorsqu'il s'agit de passer au cloud », a expliqué M. Falkner. « Les sessions de formation dispensées par Peregrine Cloud nous ont aidés à intégrer rapidement nos avocats et à tirer parti des avantages de la nouvelle plateforme. »

Un nouveau parcours axé sur l'innovation

Depuis sa mise en œuvre début 2022, les avocats de NJORD peuvent facilement trouver, partager et collaborer sur des documents depuis n'importe quel endroit. Ce niveau de flexibilité et la nature intuitive de la plateforme NetDocuments, grâce à son intégration étroite avec la suite d'applications Microsoft, ont été essentiels pour permettre un travail hybride efficace.

La protection intégrée de la prévention des pertes de données de NetDocuments a également contribué à garantir la sécurité et la conformité du contenu, en veillant à ce que seuls les utilisateurs autorisés puissent modifier et partager les documents. NJORD peut ainsi protéger les contenus sensibles contre les violations de données, l'exfiltration et toute utilisation non autorisée ou inappropriée.

« Il est absolument essentiel de sécuriser nos documents et nos fichiers dans le cloud. Les contrôles de sécurité avancés de NetDocuments nous ont permis de mieux contrôler l'accès à nos informations sensibles et nous ont fourni une ligne de défense supplémentaire contre les cybermenaces », a déclaré M. Falkner. « Nous sommes impatients de poursuivre notre collaboration avec NetDocuments et d'explorer de nouvelles possibilités d'automatisation des flux de travail. Cela n'est possible que grâce à une plateforme cloud capable de s'intégrer de manière transparente à notre infrastructure technologique existante. »

« Les contrôles de sécurité avancés de NetDocuments nous ont permis de mieux contrôler l'accès à nos informations sensibles et nous ont fourni une ligne de défense supplémentaire pour nous protéger contre les cybermenaces. »

Conni Falkner, directrice des opérations, NJORD

Les documents sont au cœur de toute activité d'un cabinet d'avocats. Grâce à NetDocuments, NJORD est devenu un cabinet d'avocats axé sur le cloud, dont les employés peuvent collaborer et travailler efficacement sur plus de deux millions de documents. Grâce à un accès amélioré aux documents, qui sous-tend un modèle de travail hybride moderne, NJORD est désormais en mesure de récolter les fruits d'une productivité accrue et d'un service client amélioré.

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