Snelle implementatie zorgt voor succes in de cloud

Over NJORD

NJORD Law Firm is een full-service advocatenkantoor dat lokale en internationale cliënten in Denemarken en de Baltische regio bedient. De procesafdeling van NJORD is een van de grootste en meest ervaren afdelingen van de tien grootste Deense advocatenkantoren. Het kantoor is gespecialiseerd in meer dan dertig rechtsgebieden, waaronder strafrecht, gegevensbescherming, fusies en overnames, en intellectueel eigendom.

Werkwijzen transformeren

Als onderdeel van zijn digitale transformatie wilde NJORD zijn bestaande technologiestack uitbreiden met een eersteklas cloudgebaseerd documentbeheersysteem (DMS). NJORD was specifiek op zoek naar een systeem dat een aanvulling zou vormen op en naadloos zou samenwerken met zijn bestaande praktijkbeheersysteem (PMS), zodat de 150 medewerkers van het kantoor, waaronder 70 advocaten in de Deense vestigingen, effectiever konden samenwerken. NJORD had ook behoefte aan een DMS dat hybride werken ondersteunt, zodat zijn advocaten veilig documenten kunnen zoeken, openen en bewerken vanaf elk apparaat en elke locatie.

NJORD koos voor NetDocuments vanwege de moderne, beproefde cloudoplossing die naadloze bruikbaarheid en uitgebreide integraties biedt. De sterke integratie van NetDocuments met de Microsoft-applicatiesuite en de ingebouwde tijdregistratieoplossing van het bestaande PMS waren ook belangrijke factoren in de beslissing van NJORD, omdat de advocaten van het kantoor de tools konden blijven gebruiken waarmee ze al vertrouwd waren, allemaal beschermd onder één platform.

"We hadden behoefte aan een flexibel en aanpasbaar cloudplatform dat ons zou helpen onze interne processen te verbeteren en daarmee onze klantenservice te optimaliseren", aldus Conni Falkner, COO van NJORD. "We hebben voor NetDocuments gekozen omdat het een zeer intuïtief systeem is dat aansluit bij onze manier van werken en een uitstekende gebruikerservaring biedt."

Een snel implementatieproces van acht weken

Dankzij de mogelijkheid van NetDocuments om naadloos te integreren met de bestaande technologiestack kon NJORD zijn nieuwe DMS in slechts acht weken in gebruik nemen. Door deze eenvoudige installatie bleef de verstoring tijdens de implementatie tot een minimum beperkt.

NetDocuments vertrouwde de implementatie toe aan zijn partners Peregrine Cloud en Sicklaskiftet. Sicklaskiftet richtte zich op de installatie van het DMS en Peregrine Cloud nam de documentmigratie voor zijn rekening. Zo werd de implementatie in slechts twee maanden voltooid.

"Het implementatieproces verliep zo soepel mogelijk, wat gunstig was voor ons bedrijf", vervolgt Falkner. "Toen we onze documenten naar de cloud verplaatsten, waren we bang dat dit het werk van onze advocaten en de dienstverlening aan onze klanten zou verstoren. De samenwerking met NetDocuments en zijn partners verliep echter vlekkeloos, waardoor we snel aan de slag konden en onze bedrijfsactiviteiten gewoon konden voortzetten."

"De samenwerking met NetDocuments en zijn partners verliep vlekkeloos, waardoor we snel aan de slag konden en onze activiteiten gewoon konden voortzetten."

Conni Falkner, COO, NJORD

In totaal werden tijdens de implementatie in twee fasen 2,2 miljoen documenten gemigreerd. Eerst werd drie weken voor de livegang een bulkmigratie voltooid. Daarna volgde in het laatste weekend voor de livegang een deltamigratie, waarbij alle documenten werden geïmporteerd die sinds de eerste migratie waren aangemaakt of gewijzigd.

Om ervoor te zorgen dat NJORD volledig op de hoogte was van NetDocuments, heeft Peregrine Cloud een persoonlijke training gegeven aan alle medewerkers van het Deense kantoor van het bedrijf. Peregrine Cloud heeft ook videotutorials en handleidingen verstrekt en na de implementatie een vervolgtraining gegeven. Daarnaast zijn twaalf interne 'supergebruikers' aangewezen om collega's te helpen met dagelijkse vragen over het gebruik van NetDocuments.

"Verandermanagement is een belangrijk aspect van elke succesvolle implementatie. De ongelooflijke snelheid en efficiëntie van de implementatie zouden eigenlijk alle angsten moeten wegnemen die andere bedrijven zouden kunnen hebben als het gaat om de overstap naar de cloud", aldus Falkner. "Dankzij de trainingssessies van Peregrine Cloud konden we onze advocaten snel aan boord krijgen en profiteren van de voordelen van het nieuwe platform."

Een nieuwe reis gericht op innovatie

Sinds de implementatie begin 2022 kunnen de advocaten van NJORD vanaf elke locatie gemakkelijk documenten vinden, delen en samenwerken. Deze flexibiliteit en het intuïtieve karakter van het NetDocuments-platform, dankzij de nauwe integratie met de Microsoft-applicatiesuite, zijn cruciaal geweest voor het mogelijk maken van effectief hybride werken.

De ingebouwde bescherming van NetDocuments' Data Loss Prevention heeft ook bijgedragen aan het veilig en compliant houden van content, door ervoor te zorgen dat documenten alleen kunnen worden bewerkt en gedeeld door personen die daarvoor geautoriseerd zijn. Dit zorgt ervoor dat NJORD gevoelige content kan beschermen tegen datalekken, exfiltratie en ongeoorloofd of ongepast gebruik.

"Het is absoluut cruciaal dat onze documenten en bestanden veilig in de cloud worden bewaard. Dankzij de geavanceerde beveiligingsmaatregelen van NetDocuments hebben we veel meer controle over hoe onze gevoelige informatie wordt geraadpleegd, en beschikken we over een extra verdedigingslinie tegen cyberdreigingen", aldus Falkner. "We kijken ernaar uit om onze samenwerking met NetDocuments voort te zetten en verdere mogelijkheden te verkennen om onze workflows te automatiseren. Dit is alleen mogelijk dankzij een cloudplatform dat naadloos kan worden geïntegreerd met onze bestaande technologie."

"De geavanceerde beveiligingsmaatregelen van NetDocuments geven ons veel meer controle over hoe onze gevoelige informatie wordt geraadpleegd, en bieden een extra verdedigingslinie tegen cyberdreigingen."

Conni Falkner, COO, NJORD

Documenten vormen de kern van elk advocatenkantoor. Met NetDocuments is NJORD met succes een cloud-first advocatenkantoor geworden, waar medewerkers effectief kunnen samenwerken en werken aan meer dan twee miljoen documenten. Dankzij de verbeterde toegang tot documenten, die ten grondslag ligt aan een modern hybride werkmodel, kan NJORD nu profiteren van een hogere productiviteit en een betere klantenservice.

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.