A implementação rápida prepara a empresa para o sucesso na nuvem

Sobre a NJORD

O NJORD Law Firm é um escritório de advocacia de serviço completo que atende clientes locais e internacionais na Dinamarca e na região do Báltico. O departamento de contencioso da NJORD é um dos maiores e mais experientes entre os dez principais escritórios de advocacia dinamarqueses. É especializado em mais de trinta áreas de negócios, incluindo direito penal, proteção de dados, fusões e aquisições e propriedade intelectual.

Transformando as formas de trabalho

Como parte de sua jornada de transformação digital, a NJORD queria aprimorar sua pilha de tecnologia existente com um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) baseado na nuvem, o melhor da categoria. Especificamente, a NJORD queria um sistema que complementasse e funcionasse perfeitamente ao lado de seu sistema de gerenciamento de prática (PMS) existente para permitir que os 150 funcionários da empresa, incluindo 70 advogados em seus escritórios dinamarqueses, colaborassem e trabalhassem juntos de forma mais eficaz. A NJORD também precisava de um DMS que suportasse o trabalho híbrido, dando aos seus advogados a capacidade de pesquisar, acessar e editar documentos com segurança em qualquer dispositivo ou local.

A NJORD escolheu a NetDocuments por causa de sua solução em nuvem moderna e comprovada, que oferece usabilidade perfeita e integrações abrangentes. A forte integração da NetDocuments com o pacote de aplicativos da Microsoft e a solução de registro de horas incorporada ao PMS existente também foram fatores importantes na decisão da NJORD, pois os advogados da empresa poderiam continuar a usar as ferramentas com as quais já estavam familiarizados, todas protegidas em uma única plataforma.

"Precisávamos de uma plataforma em nuvem ágil e personalizável que nos ajudasse a melhorar nossos processos internos e, por sua vez, oferecer melhores serviços aos clientes", disse Conni Falkner, COO da NJORD. "Escolhemos o NetDocuments por ser um sistema realmente intuitivo que se integra à nossa maneira de trabalhar e proporciona uma ótima experiência ao usuário."

Um processo rápido de implementação de oito semanas

A capacidade da NetDocuments de se integrar perfeitamente à pilha de tecnologia existente fez com que a NJORD conseguisse colocar em funcionamento seu novo DMS em apenas oito semanas. Essa facilidade de configuração significou que as interrupções durante a implementação foram mantidas em um nível mínimo.

A NetDocuments confiou aos seus parceiros Peregrine Cloud e Sicklaskiftet o suporte à implementação. Com a Sicklaskiftet se concentrando na configuração do DMS e a Peregrine Cloud gerenciando a migração de documentos, a implementação foi concluída em apenas dois meses.

"O processo de implementação foi o mais tranquilo possível, o que foi benéfico para nossa empresa", continuou Falkner. "Ao transferir nossos documentos para a nuvem, havia a preocupação de que isso atrapalhasse o trabalho de nossos advogados e o atendimento ao cliente. No entanto, trabalhar com a NetDocuments e seus parceiros foi uma experiência sem atritos, permitindo que começássemos a trabalhar rapidamente e garantindo que os negócios pudessem continuar como de costume."

"Trabalhar com a NetDocuments e seus parceiros foi uma experiência sem atritos, permitindo que começássemos a trabalhar rapidamente e garantindo que os negócios pudessem continuar como de costume."

Conni Falkner, COO, NJORD

No total, 2,2 milhões de documentos foram migrados durante a implementação em duas etapas. Primeiramente, uma migração em massa foi concluída três semanas antes da data de entrada em operação. Em seguida, foi feita uma migração delta no último fim de semana antes da data de entrada em operação, que importou todos os documentos que haviam sido criados ou alterados desde a migração inicial.

Para garantir que a NJORD estivesse totalmente atualizada com o NetDocuments, a Peregrine Cloud realizou um treinamento presencial para todos os funcionários nos escritórios dinamarqueses da empresa. A Peregrine Cloud também forneceu tutoriais em vídeo e manuais de instrução e conduziu um treinamento de acompanhamento após a implantação. Doze "superusuários" internos também foram identificados para ajudar os colegas com perguntas diárias sobre o uso do NetDocuments.

"O gerenciamento de mudanças é um aspecto importante para qualquer implementação bem-sucedida. Na verdade, a incrível velocidade e eficiência da implementação deve aliviar qualquer receio que outras empresas possam ter quando se trata de migrar para a nuvem", explicou Falkner. "As sessões de treinamento fornecidas pela Peregrine Cloud nos ajudaram a integrar rapidamente nossos advogados e a colher os benefícios da nova plataforma."

Uma nova jornada com foco na inovação

Desde a implementação no início de 2022, os advogados da NJORD têm conseguido encontrar, compartilhar e colaborar em documentos com facilidade em qualquer lugar. Esse nível de flexibilidade e a natureza intuitiva da plataforma NetDocuments, devido à sua forte integração com o pacote de aplicativos da Microsoft, foram cruciais para permitir um trabalho híbrido eficaz.

A proteção integrada do Data Loss Prevention da NetDocuments também ajudou a manter o conteúdo seguro e em conformidade, garantindo que os documentos possam ser editados e compartilhados apenas por pessoas autorizadas a acessá-los. Isso garante que a NJORD possa manter o conteúdo confidencial a salvo de violações de dados, exfiltração e uso não autorizado ou inadequado.

"Manter nossos documentos e arquivos seguros na nuvem é absolutamente essencial. Os controles avançados de segurança da NetDocuments nos deram muito mais controle sobre como nossas informações confidenciais são acessadas, bem como uma linha extra de defesa quando se trata de proteção contra ameaças cibernéticas", disse Falkner. "Estamos animados para continuar nossa jornada com a NetDocuments, enquanto exploramos mais oportunidades para automatizar os fluxos de trabalho. Isso só é possível por meio de uma plataforma em nuvem que pode se integrar perfeitamente à nossa pilha de tecnologia existente."

"Os controles avançados de segurança da NetDocuments nos deram muito mais controle sobre como nossas informações confidenciais são acessadas, bem como uma linha extra de defesa quando se trata de proteção contra ameaças cibernéticas."

Conni Falkner, COO, NJORD

Os documentos são o coração de todo escritório de advocacia. Com o NetDocuments, a NJORD conseguiu se tornar um escritório de advocacia que prioriza a nuvem, com seus funcionários capazes de colaborar e trabalhar de forma eficaz em mais de dois milhões de documentos. Com o acesso aprimorado aos documentos que sustentam um modelo de trabalho híbrido moderno, agora a NJORD pode colher os frutos de maior produtividade e melhor atendimento ao cliente.

Para saber mais sobre o NetDocuments e como o você pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.