Snabb implementering skapar förutsättningar för framgång i molnet

Om NJORD

NJORD Law Firm är en fullservicebyrå som betjänar lokala och internationella kunder i Danmark och Baltikum. NJORD:s processavdelning är en av de största och mest erfarna bland de tio största danska advokatbyråerna. Den är specialiserad på mer än trettio affärsområden, inklusive straffrätt, dataskydd, fusioner och förvärv samt immateriella rättigheter.

Förändrade arbetssätt

Som en del av sin digitala transformationsresa ville NJORD förbättra sin befintliga teknikstack med ett förstklassigt molnbaserat dokumenthanteringssystem (DMS). NJORD ville specifikt ha ett system som skulle komplettera och fungera sömlöst tillsammans med sitt befintliga praktikhanteringssystem (PMS) för att göra det möjligt för företagets 150 anställda, inklusive 70 advokater på dess danska kontor, att samarbeta och arbeta mer effektivt tillsammans. NJORD behövde också ett DMS som skulle stödja hybridarbete, så att advokaterna kunde söka, komma åt och redigera dokument på ett säkert sätt från vilken enhet eller plats som helst.

NJORD valde NetDocuments på grund av dess moderna, beprövade molnlösning som erbjuder smidig användbarhet och omfattande integrationer. NetDocuments starka integration med Microsofts programpaket och den befintliga PMS-systemets inbyggda tidsregistreringslösning var också viktiga faktorer i NJORDs beslut – eftersom byråns jurister kunde fortsätta att använda de verktyg de redan var vana vid, alla skyddade under en enda plattform.

”Vi behövde en flexibel och anpassningsbar molnplattform som skulle hjälpa oss att förbättra våra interna processer och därmed kunna erbjuda bättre kundservice”, säger Conni Falkner, COO på NJORD. ”Vi valde NetDocuments eftersom det är ett mycket intuitivt system som integreras med vårt arbetssätt och ger en fantastisk användarupplevelse.”

En snabb åtta veckors implementeringsprocess

NetDocuments förmåga att integreras sömlöst med den befintliga teknikstacken innebar att NJORD kunde ta sitt nya DMS i drift på bara åtta veckor. Denna enkla installation innebar att störningarna under implementeringen kunde hållas på ett minimum.

NetDocuments anförtrodde sina partners Peregrine Cloud och Sicklaskiftet att stödja implementeringen. Sicklaskiftet fokuserade på DMS-installationen och Peregrine Cloud hanterade dokumentmigreringen, vilket gjorde att implementeringen kunde slutföras på bara två månader.

"Implementeringsprocessen gick så smidigt som möjligt, vilket var fördelaktigt för vår verksamhet", fortsatte Falkner. "När vi flyttade våra dokument till molnet fanns det farhågor om att det skulle störa våra juristers arbete och kundservice. Men samarbetet med NetDocuments och dess partners var en friktionsfri upplevelse, som gjorde att vi snabbt kunde komma igång och säkerställa att verksamheten kunde fortsätta som vanligt."

”Samarbetet med NetDocuments och dess partners var en smidig upplevelse som gjorde att vi snabbt kunde komma igång och säkerställa att verksamheten kunde fortsätta som vanligt.”

Conni Falkner, COO, NJORD

Totalt migrerades 2,2 miljoner dokument under implementeringen i två etapper. Först genomfördes en massmigrering tre veckor före driftsättningsdatumet. Därefter följde en deltamigrering under den sista helgen före driftsättningsdatumet, då alla dokument som skapats eller ändrats sedan den första migreringen importerades.

För att säkerställa att NJORD var helt uppdaterat med NetDocuments genomförde Peregrine Cloud personlig utbildning för alla anställda på företagets danska kontor. Peregrine Cloud tillhandahöll även videohandledningar och instruktionsmanualer och ledde uppföljningsutbildning efter implementeringen. Tolv interna ”superanvändare” identifierades också för att hjälpa kollegor med dagliga frågor om användningen av NetDocuments.

”Förändringshantering är en viktig aspekt för alla framgångsrika implementeringar. Den otroliga hastigheten och effektiviteten i implementeringen bör faktiskt minska den oro som andra företag kan känna när det gäller att flytta till molnet”, förklarade Falkner. ”De utbildningar som Peregrine Cloud tillhandahöll hjälpte oss att snabbt få våra jurister att komma igång och dra nytta av fördelarna med den nya plattformen.”

En ny resa med fokus på innovation

Sedan implementeringen i början av 2022 har NJORD:s jurister kunnat hitta, dela och samarbeta kring dokument med lätthet från vilken plats som helst. Denna flexibilitet och NetDocuments-plattformens intuitiva karaktär, tack vare dess täta integration med Microsofts programpaket, har varit avgörande för att möjliggöra ett effektivt hybridarbete.

Det inbyggda skyddet i NetDocuments Data Loss Prevention har också bidragit till att hålla innehållet säkert och kompatibelt, vilket säkerställer att dokument endast kan redigeras och delas av personer som har behörighet att komma åt dem. Detta säkerställer att NJORD kan skydda känsligt innehåll från dataintrång, exfiltrering och obehörig eller olämplig användning.

”Det är absolut nödvändigt att våra dokument och filer förvaras säkert i molnet. NetDocuments avancerade säkerhetskontroller har gett oss mycket större kontroll över hur känslig information kan nås, samt ett extra skydd mot cyberhot”, säger Falkner. ”Vi ser fram emot att fortsätta vårt samarbete med NetDocuments och utforska ytterligare möjligheter att automatisera arbetsflöden. Detta är endast möjligt genom en molnplattform som kan integreras sömlöst med vår befintliga teknikstack.”

”NetDocuments avancerade säkerhetskontroller har gett oss mycket bättre kontroll över hur känslig information nås, samt ett extra skydd när det gäller att skydda oss mot cyberhot.”

Conni Falkner, COO, NJORD

Dokument är kärnan i varje advokatbyrå. Med NetDocuments har NJORD framgångsrikt blivit en molnbaserad advokatbyrå, där medarbetarna kan samarbeta och arbeta effektivt med över två miljoner dokument. Med förbättrad tillgång till dokument som stöd för en modern hybridarbetsmodell kan NJORD nu skörda frukterna av ökad produktivitet och förbättrad kundservice.

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.