Om Richard og Richard, PA og deres historie med bruk av Worldox

Richard og Richard, PA er et advokatfirma med syv personer basert i Miami, Florida. Med tre advokater pluss én juridisk rådgiver spesialiserer firmaet seg på komplekse kommersielle tvister og forretningstvister.

Etter år uten eget dokumenthåndteringssystem (DMS), tok Richard og Richard, PA, til slutt i bruk Worldox i 2010. Juridisk administrator, Gary Smith, var kjent med Worldox, ettersom han kom fra et annet firma som brukte det som sitt DMS: «Vi byttet til Worldox fordi det var rimelig , og jeg var allerede ganske dyktig med programvaren.»

Da firmaet først valgte Worldox, var det få leverandører på markedet, og Worldox virket som det som ga best valuta for pengene. Men etter årevis med bruk begynte firmaet å oppleve utfordringer . For Smith var en av de største ulempene brukergrensesnittet. Han bemerker: «Firmaets ansatte hadde ofte problemer med å finne det de lette etter, hovedsakelig på grunn av hvordan informasjonen var lagt opp. Det var ikke visuelt intuitivt eller lett å fordøye, og noe av funksjonaliteten var begrenset.»

De møtte også på problemer med datalagring og pålitelighet, noe som forårsaket hodebry og henvendelser til IT-avdelingen. Smith delte: «Vi hadde begrenset plass og kunne ikke sende store dokumenter uten først å laste dem opp til et tredjeparts fildelingsprogram.» Dette forårsaket problemer for firmaet med å lagre, administrere og sende store eller flere filer til klienter.

En velkommen overraskelse

En velkommen overraskelse I oktober 2022 kjøpte NetDocuments opp Worldox, og stadig flere firmaer gjorde overgangen. Det var riktig tidspunkt for Richard og Richard å utforske NetDocuments. Smith kommenterer: «Det virket som om NetDocuments ville åpne opp nye muligheter for firmaet.»

Richard og Richard i Pennsylvania tok i bruk NetDocuments i september 2023 med hjelp fra migreringseksperter hos Optiable. Etter å ha mottatt opplæring i onboarding, begynte teamet umiddelbart å merke forbedringer i forretningsdriften. Smith kommenterte: «Jeg har vært juridisk administrator i 25 år, og dette var den smidigste overgangen jeg noensinne har hatt for noen applikasjon», sa Smith.

«Jeg har vært juridisk administrator i 25 år, og dette var den smidigste overgangen jeg noensinne har hatt for noen søknad.»

Gary Smith, juridisk administrator, Richard og Richard, PA

Smith bemerket også hvor store kostnadsbesparelser det var å gå over fra et lokalt til et skybasert DMS. «Worldox on-prem er et filserverbasert produkt som kjører lokalt. Selv om jeg kjørte det i et datasenter, ville det vært dyrere fordi du måtte betale datasenteret for å oppdatere og vedlikeholde programmet. Men med NetDocuments er det nettbasert, og jeg trenger ikke å stresse med å gå tom for diskplass . Og det sparer oss allerede penger fordi den «ekstra» diskplassen allerede er innebygd i kostnaden.»

Smith fortsatte med å skissere noen flere fordeler firmaet opplevde etter å ha byttet fra Worldox til NetDocuments:

• Mer robust dokumenthåndtering: Som et DMS i verdensklasse gjør NetDocuments det enklere enn noen gang å organisere, finne og få tilgang til store mengder data. «Med Worldox var det en grense for hvor mange dokumenter du kunne flytte om gangen. Du kunne ha en flash-stasjon med 100 dokumenter du måtte importere, men du kunne bare flytte 10 om gangen i grupper. Med NetDocuments har det vært mye enklere, og det ser ikke ut til å være noen grense for antall dokumenter vi kan jobbe med samtidig», sier Smith.
• Brukervennlig grensesnitt: NetDocuments' brukergrensesnitt er bygget med produktivitet i tankene, og gjør det enkelt for alle å finne akkurat det de leter etter. Smith forklarer: «Den beste måten å beskrive det på er konstruert enkelhet. NetDocuments gjør det veldig enkelt å plukke opp funksjonaliteten. Det er veldig enkelt å komme til klientmappene eller dokumentene dine – bare ett klikk på en stjerne, så er den der. De aller fleste funksjonalitetene er rett der på skjermen; du klikker ikke gjennom forskjellige bånd og menyer for å lete etter ting. Selv startskjermen er utrolig enkel å bruke.»
• Pålitelig skyløsning: NetDocuments tilbyr en alltid tilgjengelig og sikker måte å lagre, finne, dele og samarbeide om dokumenter og e-post fra hvor som helst, ved hjelp av hvilken som helst enhet. «Ideen om å ha nettbasert tilgang til dokumentene våre ga oss et nivå av forretningskontinuitet som vi virkelig trenger. Enten noen jobber fra den andre siden av verden eller en annen orkan rammer området, kan teamet vårt logge seg på NetDocuments via nettet og være oppe og jobbe.»

«Det virket som om NetDocuments ville åpne opp nye muligheter for firmaet.»

Gary Smith, juridisk administrator, Richard og Richard, PA

• Kraftig dokumentsøk: Som en skybasert plattform eliminerer NetDocuments behovet for dyre lokale servere eller prosesstunge indekseringsprogrammer for å gi deg den mest oppdaterte og søkbare versjonen av et dokument. «Nå som dokumentene våre er i skyen, har vi trygghet for å vite at vi alltid finner den mest oppdaterte versjonen eller korrespondansen, og NetDocuments' søk er ekstremt raskt.»
• Forenklet fildeling: NetDocuments lar bedrifter alltid oppbevare dokumentene sine på plattformen, selv når de deler dem med andre . «Før, når vi trengte å sende et stort dokument, måtte vi først laste det opp til et fildelingsprogram og deretter sende ut lenken. Med NetDocuments kan du sende dokumenter på opptil én gigabyte direkte, noe som sparer mye tid.»
• Sømløs e-postintegrasjon: ndMail fra NetDocuments er en pakke med verktøy for e-postadministrasjon og produktivitet som integreres direkte med Outlook og Gmail, noe som sikrer sømløs integrasjon med firmaets foretrukne e-postklient. «Det er mye enklere å sende dokumenter via e-post med NetDocuments, ettersom det gir oss flere alternativer og det fungerer bedre med Outlook.»
• Tidsbesparende automatisering: NetDocuments' integrerte AI-funksjoner og dokumentmaler hjelper deg med å spare tid og øke nøyaktigheten når du lager vanlige kontrakter, skjemaer og annen dokumentasjon. «NetDocuments-plattformen identifiserer tekst og lærer hva sakene dine er, slik at du ikke nødvendigvis trenger å søke etter en profil hver gang. Den kan lære profilen du brukte og automatisk fylle ut informasjon der den skal.»
• Enkel dokumentgjenoppretting: Som en del av sine robuste fillagringsmuligheter gjør NetDocuments det enkelt å gjenopprette data. «Tidligere, i Worldox, hadde du ikke lenger tilgang til noe hvis du slettet det. Du måtte få en administrator til å hente det ut igjen for deg. Men med NetDocuments kan du søke etter ting du slettet selv med bare et klikk. Du kan søke etter noe du slettet, velge det og gjenopprette det selv uten hjelp .»
• Omfattende aktivitetslogger: Spor brukeraktivitet i hvert dokument for å overvåke redigeringshistorikken og se når de siste endringene ble gjort . «Jeg synes aktivitetsloggene i NetDocuments er veldig nyttige. Du klikker på den, legger inn et område, og du kan få det du trenger ganske enkelt uten å måtte logge inn i et helt separat program.»
• Sikkerhet i verdensklasse: NetDocuments' innebygde, prisbelønte sikkerhetsfunksjoner holder sensitive data og klientinformasjon trygg og sikker, samtidig som de gir tilpasset tilgang. «Sikkerheten er relativt enkel å sette opp og begrense hvem som kan se og redigere dokumentene dine, eller gjøre dokumenter skrivebeskyttet.»

«NetDocuments er et utmerket produkt, og hvis du er et advokatfirma som sliter med profilering eller å holde oversikt over dokumentene dine, er det en veldig enkel måte å oppnå det målet på uten å bruke mye penger på maskinvare eller opplæring.»

Gary Smith, juridisk administrator, Richard og Richard, PA

Firmaets planer for fremtiden med NetDocuments

Smith var forbløffet over hvor bemerkelsesverdig enkelt det var for firmaet å ta i bruk NetDocuments. «Brukerne plukket det opp veldig raskt. Normalt ser man en viss motstand mot endringer, men generelt sett var atmosfæren i firmaet veldig positiv. Ingen hadde noe negativt å si siden dag én.»

Når det gjelder hva fremtiden bringer for Richard og Richard, er Smith trygg på at de vil fortsette å oppdage enda flere fordeler etter hvert som de fortsetter å bruke NetDocuments-plattformen. «Jeg tror at jo lenger vi bruker den, desto bedre blir vi på den. Med noen programmer kan brukeren bli overveldet av menyene, noe som fører til at de unngår å lære flere funksjoner. Men NetDocuments er bare et veldig godt utviklet produkt som er forenklet til det punktet hvor du kan lære nye ting spesielt enkelt.»

Smith hadde også denne beskjeden til andre firmaer som ønsker å gjøre en endring i sitt nåværende dokumenthåndteringssystem: «NetDocuments er et utmerket produkt , og hvis du er et advokatfirma som sliter med profilering eller å holde oversikt over dokumentene dine, er det en veldig enkel måte å oppnå det målet på uten å bruke mye penger på maskinvare eller opplæring. Det er et godt produkt som garantert vil hjelpe deg å bli mer produktiv .»

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.