Sobre a Richard and Richard, P.A. e sua história com o Worldox

A Richard and Richard, P.A. é um escritório de advocacia com sete pessoas sediado em Miami, Flórida. Com três advogados e um consultor, o escritório é especializado em litígios comerciais complexos e litígios empresariais.

Depois de anos sem ter um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) próprio, a Richard and Richard, P.A. acabou adotando o Worldox em 2010. O administrador jurídico, Gary Smith, estava familiarizado com o Worldox, pois veio de outro escritório que o utilizava como DMS: "Mudamos para o Worldox porque ele era acessível e eu já era bastante proficiente com o software."

Quando a empresa optou pela Worldox pela primeira vez, havia poucos fornecedores no mercado, e a Worldox parecia ser o melhor custo-benefício. Porém, após anos de uso, a empresa começou a enfrentar desafios. Para Smith, uma das maiores desvantagens era a interface do usuário. Ele observa: "A equipe da empresa muitas vezes tinha dificuldade para encontrar o que procurava, principalmente devido à forma como as informações estavam dispostas. Não era visualmente intuitivo ou fácil de digerir, e algumas das funcionalidades eram limitadas."

Eles também se depararam com problemas de armazenamento de dados e de confiabilidade, o que causou dores de cabeça e ligações para a TI. Smith compartilhou: "Tínhamos uma quantidade limitada de espaço e não podíamos enviar documentos grandes sem antes carregá-los em um programa de compartilhamento de arquivos de terceiros." Isso causou dificuldades para a empresa armazenar, gerenciar e enviar arquivos grandes ou múltiplos para os clientes.

Uma surpresa bem-vinda

Uma surpresa bem-vinda Em outubro de 2022, a NetDocuments adquiriu a Worldox e cada vez mais empresas estavam fazendo a mudança. Era o momento certo para Richard e Richard explorarem a NetDocuments. Smith comenta: "Parecia que a NetDocuments abriria novas possibilidades para a empresa".

A Richard and Richard, P.A. adotou o NetDocuments em setembro de 2023 com a ajuda dos especialistas em migração da Optiable. Depois de receber o treinamento de integração, a equipe começou a notar imediatamente melhorias em suas operações comerciais, com Smith comentando: "Sou administrador jurídico há 25 anos e essa foi a transição mais tranquila que já tive para qualquer aplicativo", disse Smith.

"Sou administrador jurídico há 25 anos e essa foi a transição mais tranquila que já tive para qualquer aplicativo."

Gary Smith, administrador jurídico, Richard and Richard, P.A.

Smith também observou a grande economia de custos que foi passar de um DMS local para um baseado em nuvem. "O Worldox on-prem é um produto baseado em servidor de arquivos que é executado localmente. Mesmo que eu o executasse em um data center, seria mais caro porque o você teria que pagar ao data center para atualizar e manter o programa. Mas com o NetDocuments, ele é baseado na Web e não preciso me preocupar com a falta de armazenamento em disco. E isso já nos faz economizar dinheiro porque o espaço 'extra' em disco já está incluído no custo."

Smith continuou descrevendo mais alguns benefícios que a empresa teve depois de mudar do Worlddox para o NetDocuments:

• Gerenciamento de documentos mais robusto: Como um DMS de classe mundial, o NetDocuments torna mais fácil do que nunca organizar, localizar e acessar grandes quantidades de dados. "Com o Worldox, havia um limite para a quantidade de documentos que você podia mover de cada vez. Você podia ter um pen drive com 100 documentos que precisava importar, mas só podia mover 10 de cada vez, em lotes. Com o NetDocuments tem sido muito mais fácil, e parece não haver limite para o número de documentos com os quais podemos trabalhar de uma só vez", diz Smith.
• Interface amigável ao usuário: Criada com a produtividade em mente, a interface de usuário do NetDocuments facilita para todos encontrarem exatamente o que estão procurando. Smith explica: "A melhor maneira de descrevê-la é a simplicidade projetada. O NetDocuments facilita muito a compreensão da funcionalidade. É muito simples acessar as pastas ou os documentos dos assuntos de seus clientes - basta um clique em uma estrela e eles estarão lá. A grande maioria das funcionalidades está bem ali na tela; você não precisa clicar em diferentes fitas e menus para procurar coisas. Até mesmo a tela inicial é incrivelmente simples de usar."
• Solução confiável na nuvem: A NetDocuments oferece uma maneira segura e sempre disponível de armazenar, localizar, compartilhar e colaborar em documentos e e-mails de qualquer lugar, usando qualquer dispositivo. "A ideia de ter acesso baseado na Web aos nossos documentos nos proporcionou um nível de continuidade dos negócios de que realmente precisamos. Independentemente de alguém estar trabalhando do outro lado do mundo ou de outro furacão afetar a área, nossa equipe pode fazer login no NetDocuments pela Web e estar pronta para trabalhar."

"Parecia que o NetDocuments abriria novas possibilidades para a empresa."

Gary Smith, administrador jurídico, Richard and Richard, P.A.

• Pesquisa avançada de documentos: Por ser uma plataforma baseada na nuvem, o NetDocuments elimina a necessidade de servidores caros no local ou de indexadores com muitos processos para fornecer ao você a versão mais atual e pesquisável de um documento. "Agora que nossos documentos estão na nuvem, temos a confiança de saber que sempre encontraremos a versão mais atual ou a correspondência, e a pesquisa do NetDocuments é extremamente rápida."
• Compartilhamento simplificado de arquivos: O NetDocuments permite que as empresas sempre mantenham seus documentos dentro da plataforma, mesmo quando compartilham com outras pessoas. "Antes, quando precisávamos enviar um documento grande, tínhamos que primeiro carregá-lo em um programa de compartilhamento de arquivos e depois enviar o link. Com o NetDocuments, o você pode enviar diretamente documentos de até um gigabyte, o que economiza muito tempo."
• Integração perfeita de e-mail: O ndMail da NetDocuments é um conjunto de ferramentas de gerenciamento de e-mail e produtividade que se integram diretamente ao Outlook e ao Gmail, garantindo uma integração perfeita com o cliente de e-mail preferido da empresa. "É muito mais simples enviar documentos por e-mail com o NetDocuments, pois ele nos dá mais opções e tem uma interface melhor com o Outlook."
• Automação que economiza tempo: Os recursos integrados de IA e os modelos de documentos do NetDocuments ajudam o você a economizar tempo e aumentar a precisão ao criar contratos, formulários e outros documentos comuns. "A plataforma NetDocuments identifica o texto e aprende quais são seus assuntos para que o você não precise necessariamente procurar um perfil todas as vezes. Ela pode aprender o perfil que o você estava usando e preencher automaticamente as informações onde elas precisam ser colocadas."
• Recuperação de documentos sem esforço: Como parte de seus robustos recursos de armazenamento de arquivos, o NetDocuments facilita a recuperação de dados. "Anteriormente, no Worldox, se o você excluísse algo, não teria mais acesso a ele. O você teria que pedir a um administrador para recuperá-lo novamente. Mas com o NetDocuments, o você mesmo pode procurar o que foi excluído com apenas um clique. O você pode fazer uma busca por algo que excluiu, selecioná-lo e restaurá-lo sem ajuda."
• Registros de atividades abrangentes: Acompanhe a atividade do usuário em cada documento para monitorar o histórico de edições e ver quando foram feitas alterações recentes. "Acho que os registros de atividades no NetDocuments são muito úteis. O você clica nele, insere um intervalo e pode obter o que precisa com bastante facilidade, sem precisar fazer login em um aplicativo totalmente separado."
• Segurança de classe mundial: Os recursos de segurança integrados e premiados da NetDocuments mantêm os dados confidenciais e as informações dos clientes protegidos e seguros, ao mesmo tempo em que permitem o acesso personalizado. "A segurança é relativamente fácil de configurar e limitar quem pode visualizar e editar seus documentos ou tornar os documentos somente leitura."

"O NetDocuments é um excelente produto e, se o você é um escritório de advocacia que está com dificuldades para criar perfis ou controlar seus documentos, é uma maneira muito simples de atingir esse objetivo sem gastar muito dinheiro com hardware ou treinamento."

Gary Smith, administrador jurídico, Richard and Richard, P.A.

Os planos da empresa para o futuro com o NetDocuments

Smith ficou surpreso com a notável simplicidade com que a empresa adotou o NetDocuments. "Os usuários aprenderam muito rapidamente. Normalmente, o você vê alguma resistência à mudança, mas, de modo geral, a atmosfera na empresa foi muito positiva. Ninguém teve nada de negativo a dizer desde o primeiro dia."

Quanto ao que o futuro reserva para Richard e Richard, Smith está confiante de que eles continuarão a descobrir ainda mais benefícios à medida que continuarem a usar a plataforma NetDocuments. "Acho que quanto mais tempo usarmos a plataforma, melhor ficaremos com ela. Com alguns programas, o usuário pode ficar sobrecarregado com os menus, o que faz com que ele evite aprender mais recursos. Mas o NetDocuments é um produto muito bem projetado e simplificado a ponto de o usuário poder aprender coisas novas com muita facilidade."

Smith também deixou a seguinte mensagem para qualquer outro escritório que queira mudar seu sistema atual de gerenciamento de documentos: "O NetDocuments é um excelente produto e, se o você é um escritório de advocacia que está com dificuldades para criar perfis ou controlar seus documentos, é uma maneira muito simples de atingir esse objetivo sem gastar muito dinheiro com hardware ou treinamento. É um bom produto que , com certeza, ajudará o você a se tornar mais produtivo."

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