Acerca de Richard and Richard, P.A. y su historia con Worldox

Richard and Richard, P.A. es un bufete de abogados de siete personas con sede en Miami, Florida. Con tres abogados más uno de asesoramiento, la firma se especializa en litigios comerciales complejos y litigios de negocios.

Tras años sin contar con un sistema de gestión documental (SGD) propio, Richard and Richard, P.A. adoptó finalmente Worldox en 2010. El administrador jurídico, Gary Smith, estaba familiarizado con Worldox, ya que procedía de otro bufete que lo utilizaba como DMS: "Nos pasamos a Worldox porque era asequible y yo ya dominaba bastante el software."

Cuando la empresa empezó a utilizar Worldox, había pocos proveedores en el mercado y Worldox parecía la mejor relación calidad-precio. Pero tras años de uso, la empresa empezó a tener problemas. Para Smith, uno de los mayores inconvenientes era la interfaz de usuario. A menudo, el personal de la empresa tenía dificultades para encontrar lo que buscaba, sobre todo por la presentación de la información. No era visualmente intuitiva ni fácil de digerir, y algunas de las funciones eran limitadas".

También se encontraron con problemas de fiabilidad y almacenamiento de datos, que les causaron quebraderos de cabeza y llamadas al departamento de TI. Smith comentó: "Teníamos un espacio limitado y no podíamos enviar documentos grandes sin subirlos primero a un programa de terceros para compartir archivos". Esto dificultaba a la empresa el almacenamiento, la gestión y el envío de archivos grandes o múltiples a los clientes.

Una grata sorpresa

Una grata sorpresa En octubre de 2022, NetDocuments adquirió Worldox y cada vez más empresas hacían el cambio. Era el momento oportuno para que Richard y Richard exploraran NetDocuments. Comenta Smith: "Parecía que NetDocuments abriría nuevas posibilidades para el bufete".

Richard and Richard, P.A. adoptó NetDocuments en septiembre de 2023 con la ayuda de los expertos en migración de Optiable. Tras recibir formación de incorporación, el equipo empezó a notar inmediatamente mejoras en sus operaciones empresariales, y Smith comentó: "Llevo 25 años como administrador jurídico, y esta ha sido la transición más suave que he tenido para cualquier aplicación", dijo Smith."

"Llevo 25 años como administrador jurídico y esta ha sido la transición más suave que he tenido para cualquier aplicación".

Gary Smith, Administrador Jurídico, Richard and Richard, P.A.

Smith también destacó el ahorro de costes que supuso pasar de un DMS on-prem a uno basado en la nube. "Worldox on-prem es un producto basado en un servidor de archivos que se ejecuta localmente. Aunque lo ejecutara en un centro de datos, sería más caro porque habría que pagar al centro de datos para que actualizara y mantuviera el programa. Pero con NetDocuments, está basado en la web, y no tengo que preocuparme de quedarme sin almacenamiento en disco. Y ya nos ahorra dinero porque el espacio de disco 'extra' ya está incluido en el coste".

Smith explicó otras ventajas que ha experimentado la empresa tras cambiar de Worldox a NetDocuments:

• Gestión documental más sólida: Como DMS de primera clase, NetDocuments hace que sea más fácil que nunca organizar, encontrar y acceder a grandes cantidades de datos. "Con Worldox, había un límite en el número de documentos que se podían mover a la vez. Podías tener una unidad flash con 100 documentos que necesitabas importar, pero sólo podías mover 10 a la vez en lotes. Con NetDocuments ha sido mucho más fácil, y parece que no hay límite al número de documentos con los que podemos trabajar a la vez", dice Smith.
• Interfaz fácil de usar: Creada pensando en la productividad, la interfaz de usuario de NetDocuments facilita que todo el mundo encuentre exactamente lo que busca. Smith explica: "La mejor forma de describirlo es simplicidad de ingeniería. NetDocuments hace que sea muy fácil comprender la funcionalidad. Llegar a las carpetas de asuntos de clientes o a los documentos es muy sencillo: basta con hacer clic en una estrella y ya está ahí. La mayor parte de la funcionalidad está ahí mismo en la pantalla; no tienes que hacer clic a través de diferentes cintas y menús en busca de cosas. Incluso la pantalla de inicio es increíblemente fácil de usar".
• Solución fiable en la nube: NetDocuments proporciona una forma segura y siempre disponible de almacenar, encontrar, compartir y colaborar en documentos y correo electrónico desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. "La idea de tener acceso a nuestros documentos a través de la web nos dio un nivel de continuidad de negocio que realmente necesitamos, tanto si alguien está trabajando desde el otro lado del mundo como si otro huracán afecta a la zona, nuestro equipo puede iniciar sesión en NetDocuments a través de la web y seguir trabajando".

"Parecía que NetDocuments abriría nuevas posibilidades a la empresa".

Gary Smith, Administrador Jurídico, Richard and Richard, P.A.

• Potente búsqueda de documentos: Como plataforma basada en la nube, NetDocuments elimina la necesidad de costosos servidores on-prem o indexadores de procesos pesados para proporcionarle la versión más actual y consultable de un documento. "Ahora que nuestros documentos están en la nube, tenemos la confianza de saber que siempre encontraremos la versión o correspondencia más actual, y la búsqueda de NetDocuments es extremadamente rápida."
• Uso compartido de archivos simplificado: NetDocuments permite a las empresas mantener siempre sus documentos dentro de la plataforma, incluso cuando los comparten con otros. "Antes, cuando necesitábamos enviar un documento grande, teníamos que cargarlo primero en un programa de intercambio de archivos y luego enviar el enlace. Con NetDocuments, puedes enviar directamente documentos de hasta un gigabyte, lo que ahorra mucho tiempo".
• Integración perfecta con el correo electrónico: ndMail de NetDocuments es un conjunto de herramientas de gestión del correo electrónico y de productividad que se integra directamente con Outlook y Gmail, garantizando una integración perfecta con el cliente de correo electrónico elegido por la empresa. "Es mucho más sencillo enviar documentos por correo electrónico con NetDocuments, ya que nos ofrece más opciones e interactúa mejor con Outlook".
• Automatización que ahorra tiempo: Las capacidades integradas de IA y las plantillas de documentos de NetDocuments le ayudan a ahorrar tiempo y aumentar la precisión al crear contratos, formularios y otra documentación común. "La plataforma NetDocuments identifica el texto y aprende cuáles son tus asuntos para que no tengas que buscar necesariamente un perfil cada vez. Puede aprender el perfil que estabas utilizando y rellenar automáticamente la información donde haga falta".
• Recuperación de documentos sin esfuerzo: Como parte de sus sólidas capacidades de almacenamiento de archivos, NetDocuments facilita la recuperación de datos. "Antes, en Worldox, si borrabas algo, ya no tenías acceso a ello. Tenías que pedir a un administrador que te lo volviera a sacar. En cambio, con NetDocuments, puedes buscar tú mismo lo que has borrado con un solo clic. Puedes buscar algo que hayas borrado, seleccionarlo y restaurarlo tú mismo sin ayuda".
• Completos registros de actividad: Realice un seguimiento de la actividad de los usuarios dentro de cada documento para controlar el historial de ediciones y ver cuándo se han realizado cambios recientes. "Creo que los registros de actividad de NetDocuments son muy útiles. Haces clic en él, introduces un intervalo y puedes obtener lo que necesitas con bastante facilidad sin tener que iniciar sesión en una aplicación completamente independiente."
• Seguridad de primera clase: Las galardonadas funciones de seguridad integradas en NetDocuments mantienen a salvo los datos confidenciales y la información de los clientes, al tiempo que permiten un acceso personalizado. "La seguridad es relativamente fácil de configurar y limitar quién puede ver y editar sus documentos o hacer que los documentos sean de solo lectura".

"NetDocuments es un producto excelente, y si eres un bufete de abogados que tiene problemas con la creación de perfiles o el seguimiento de tus documentos, es una forma realmente sencilla de lograr ese objetivo sin gastar mucho dinero en hardware o formación."

Gary Smith, Administrador Jurídico, Richard and Richard, P.A.

Los planes de futuro de la empresa con NetDocuments

Smith se sorprendió de lo sencillo que fue para la empresa adoptar NetDocuments. "Los usuarios lo asimilaron muy rápidamente. Normalmente hay cierta resistencia al cambio, pero en general el ambiente en la empresa fue muy positivo. Nadie tuvo nada negativo que decir desde el primer día".

En cuanto a lo que depara el futuro a Richard y Richard, Smith confía en que seguirán descubriendo aún más ventajas a medida que sigan utilizando la plataforma NetDocuments. "Creo que cuanto más tiempo la utilicemos, mejor nos irá. Con algunos programas, el usuario puede sentirse abrumado por los menús, lo que hace que evite aprender más funciones. Pero NetDocuments es un producto muy bien diseñado y simplificado, que permite aprender cosas nuevas con especial facilidad".

Smith también envió este mensaje a otros bufetes que deseen cambiar su actual sistema de gestión de documentos: "NetDocuments es un producto excelente, y si usted es un bufete de abogados que tiene dificultades para crear perfiles o realizar un seguimiento de sus documentos, es una forma realmente sencilla de lograr ese objetivo sin gastar mucho dinero en hardware o formación. Es un buen producto que sin duda le ayudará a ser más productivo".

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