Over Richard en Richard, P.A. en hun geschiedenis met Worldox

Richard and Richard, P.A. is een advocatenkantoor met zeven medewerkers, gevestigd in Miami, Florida. Met drie advocaten en één adviseur is het kantoor gespecialiseerd in complexe commerciële en zakelijke geschillen.

Na jarenlang geen eigen documentbeheersysteem (DMS) te hebben gehad, stapte Richard and Richard, P.A. in 2010 uiteindelijk over op Worldox. Juridisch administrateur Gary Smith was bekend met Worldox, omdat hij bij een ander kantoor had gewerkt dat dit systeem als DMS gebruikte: "We zijn overgestapt op Worldox omdat het betaalbaar was en ik al redelijk bedreven was in het gebruik van de software."

Toen het bedrijf voor het eerst met Worldox ging werken, waren er maar weinig leveranciers op de markt en leek Worldox de beste prijs-kwaliteitverhouding te bieden. Maar na jarenlang gebruik begon het bedrijf problemen te ondervinden. Voor Smith was een van de grootste nadelen de gebruikersinterface. Hij merkt op: "Medewerkers van het bedrijf hadden vaak moeite om te vinden wat ze zochten, voornamelijk vanwege de manier waarop de informatie was geordend. Het was visueel niet intuïtief of gemakkelijk te begrijpen, en sommige functies waren beperkt."

Ze kregen ook te maken met problemen op het gebied van gegevensopslag en betrouwbaarheid, wat voor hoofdbrekens en telefoontjes naar IT zorgde. Smith vertelde: "We hadden beperkte ruimte en konden geen grote documenten versturen zonder ze eerst te uploaden naar een extern programma voor het delen van bestanden." Dit maakte het voor het bedrijf moeilijk om grote of meerdere bestanden op te slaan, te beheren en naar klanten te versturen.

Een welkome verrassing

Een welkome verrassing In oktober 2022 nam NetDocuments Worldox over en steeds meer bedrijven maakten de overstap. Het was het juiste moment voor Richard en Richard om NetDocuments te verkennen. Smith zegt: "Het leek erop dat NetDocuments nieuwe mogelijkheden voor het bedrijf zou openen."

Richard and Richard, P.A. heeft NetDocuments in september 2023 geïmplementeerd met hulp van migratiedeskundigen van Optiable. Na een onboardingtraining merkte het team al snel verbeteringen in hun bedrijfsvoering. Smith: "Ik ben al 25 jaar juridisch administrateur en dit was de soepelste overgang die ik ooit heb meegemaakt voor een applicatie."

"Ik ben al 25 jaar juridisch administratief medewerker en dit was de soepelste overgang die ik ooit heb meegemaakt voor een applicatie."

Gary Smith, juridisch administrateur, Richard and Richard, P.A.

Smith merkte ook op hoeveel kostenbesparingen het opleverde om over te stappen van een on-premise naar een cloudgebaseerd DMS. “Worldox on-prem is een op een bestandsserver gebaseerd product dat lokaal draait. Zelfs als ik het in een datacenter zou draaien, zou het duurder zijn omdat je het datacenter zou moeten betalen voor het updaten en onderhouden van het programma. Maar NetDocuments is webgebaseerd en ik hoef me geen zorgen te maken over onvoldoende schijfruimte. En het bespaart ons nu al geld omdat de 'extra' schijfruimte al in de kosten is inbegrepen."

Smith schetste vervolgens nog enkele voordelen die het bedrijf ondervond na de overstap van Worldox naar NetDocuments:

• Robuuster documentbeheer: Als DMS van wereldklasse maakt NetDocuments het eenvoudiger dan ooit om enorme hoeveelheden gegevens te ordenen, te vinden en te openen. "Met Worldox was er een limiet aan het aantal documenten dat je tegelijk kon verplaatsen. Je kon een flashdrive met 100 documenten hebben die je moest importeren, maar je kon er slechts 10 per keer in batches verplaatsen. Met NetDocuments is het veel eenvoudiger geworden en lijkt er geen limiet te zijn aan het aantal documenten waarmee we tegelijk kunnen werken", aldus Smith.
• Gebruiksvriendelijke interface: De gebruikersinterface van NetDocuments is ontworpen met het oog op productiviteit en maakt het voor iedereen gemakkelijk om precies te vinden wat ze zoeken. Smith legt uit: "De beste manier om het te omschrijven is 'ontworpen eenvoud'. NetDocuments maakt het heel gemakkelijk om de functionaliteit onder de knie te krijgen. Het is heel eenvoudig om bij de dossiers of documenten van uw cliënten te komen: één klik op een sterretje en u bent er. Het overgrote deel van de functionaliteit is direct op het scherm te vinden; u hoeft niet door verschillende linten en menu's te klikken om dingen te zoeken. Zelfs het startscherm is verbazingwekkend eenvoudig te gebruiken."
• Betrouwbare cloudoplossing: NetDocuments biedt een altijd beschikbare, veilige manier om documenten en e-mails op te slaan, te vinden, te delen en er samen aan te werken, vanaf elke locatie en met elk apparaat. "Het idee om via het web toegang te hebben tot onze documenten gaf ons de bedrijfscontinuïteit die we echt nodig hebben. Of iemand nu aan de andere kant van de wereld werkt of er weer een orkaan het gebied treft, ons team kan via het web inloggen op NetDocuments en aan de slag gaan."

"Het leek erop dat NetDocuments nieuwe mogelijkheden voor het bedrijf zou openen."

Gary Smith, juridisch administrateur, Richard and Richard, P.A.

• Krachtige documentzoekfunctie: Als cloudgebaseerd platform maakt NetDocuments dure lokale servers of procesintensieve indexeerders overbodig om u de meest actuele en doorzoekbare versie van een document te bieden. "Nu onze documenten in de cloud staan, hebben we het vertrouwen dat we altijd de meest actuele versie of correspondentie kunnen vinden, en de zoekfunctie van NetDocuments is extreem snel."
• Vereenvoudigd delen van bestanden: Met NetDocuments kunnen bedrijven hun documenten altijd binnen het platform bewaren, zelfs wanneer ze deze met anderen delen. “Vroeger moesten we, wanneer we een groot document moesten versturen, dit eerst uploaden naar een programma voor het delen van bestanden en vervolgens de link versturen. Met NetDocuments kun je documenten tot wel één gigabyte direct versturen, wat veel tijd bespaart.”
• Naadloze e-mailintegratie: ndMail van NetDocuments is een pakket met tools voor e-mailbeheer en productiviteit dat rechtstreeks kan worden geïntegreerd met Outlook en Gmail, waardoor een naadloze integratie met de e-mailclient van een bedrijf wordt gegarandeerd. "Het is veel eenvoudiger om documenten via e-mail te verzenden met NetDocuments, omdat het ons meer opties biedt en beter samenwerkt met Outlook."
• Tijdbesparende automatisering: De geïntegreerde AI-mogelijkheden en documentsjablonen van NetDocuments helpen u tijd te besparen en de nauwkeurigheid te vergroten bij het opstellen van veelgebruikte contracten, formulieren en andere documentatie. "Het NetDocuments-platform identificeert tekst en leert wat uw zaken zijn, zodat u niet elke keer opnieuw naar een profiel hoeft te zoeken. Het kan het profiel dat u gebruikte leren en automatisch de informatie invullen waar dat nodig is."
• Moeiteloos documenten herstellen: Als onderdeel van zijn robuuste bestandsopslagmogelijkheden maakt NetDocuments het eenvoudig om gegevens te herstellen. “Vroeger, in Worldox, had je geen toegang meer tot iets als je het had verwijderd. Je moest dan een beheerder vragen om het voor je terug te halen. Maar met NetDocuments kun je zelf met één muisklik zoeken naar dingen die je hebt verwijderd. Je kunt zoeken naar iets dat je hebt verwijderd, het selecteren en zelf herstellen zonder hulp.”
• Uitgebreide activiteitenlogboeken: volg de activiteiten van gebruikers binnen elk document om de bewerkingsgeschiedenis te controleren en te zien wanneer recente wijzigingen zijn aangebracht. "Ik vind de activiteitenlogboeken in NetDocuments erg handig. Je klikt erop, voert een bereik in en je kunt vrij eenvoudig vinden wat je nodig hebt, zonder dat je hoeft in te loggen op een volledig aparte applicatie."
• Beveiliging van wereldklasse: De ingebouwde, bekroonde beveiligingsfuncties van NetDocuments houden gevoelige gegevens en klantinformatie veilig en beveiligd, terwijl ze tegelijkertijd aangepaste toegang mogelijk maken. "De beveiliging is relatief eenvoudig in te stellen en te beperken wie uw documenten kan bekijken en bewerken of documenten alleen-lezen kan maken."

"NetDocuments is een uitstekend product, en als je een advocatenkantoor bent dat moeite heeft met het profileren of bijhouden van je documenten, is dit een heel eenvoudige manier om dat doel te bereiken zonder veel geld uit te geven aan hardware of training."

Gary Smith, juridisch administrateur, Richard and Richard, P.A.

De plannen van het kantoor voor de toekomst met NetDocuments

Smith was verbaasd over hoe opmerkelijk eenvoudig het voor het bedrijf was om NetDocuments in gebruik te nemen . "De gebruikers hadden het heel snel onder de knie. Normaal gesproken zie je enige weerstand tegen verandering, maar over het algemeen was de sfeer binnen het bedrijf erg positief. Vanaf dag één had niemand iets negatiefs te melden."

Wat de toekomst voor Richard en Richard in petto heeft, Smith is ervan overtuigd dat ze nog meer voordelen zullen ontdekken naarmate ze het NetDocuments-platform blijven gebruiken. "Ik denk dat hoe langer we het gebruiken, hoe beter we erin zullen worden. Bij sommige programma's kan de gebruiker overweldigd raken door de menu's, waardoor hij of zij afziet van het leren van meer functies. Maar NetDocuments is gewoon een zeer goed ontworpen product dat zo vereenvoudigd is dat je nieuwe dingen bijzonder gemakkelijk kunt oppikken."

Smith had ook deze boodschap voor andere bedrijven die hun huidige documentbeheersysteem willen veranderen: "NetDocuments is een uitstekend product, en als u een advocatenkantoor bent dat worstelt met het profileren of bijhouden van uw documenten, is dit een heel eenvoudige manier om dat doel te bereiken zonder veel geld uit te geven aan hardware of training. Het is een goed product dat u zeker zal helpen om productiever te worden."

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.