Om Richard and Richard, P.A. och deras historia med Worldox

Richard and Richard, P.A. är en advokatbyrå med sju anställda i Miami, Florida. Med tre advokater och en rådgivare är byrån specialiserad på komplexa kommersiella tvister och affärstvister.

Efter att i flera år ha saknat ett eget dokumenthanteringssystem (DMS) införde Richard and Richard, P.A. slutligen Worldox 2010. Juridisk administratör Gary Smith var bekant med Worldox, eftersom han kom från en annan byrå som använde det som sitt DMS: ”Vi bytte till Worldox eftersom det var prisvärt och jag redan var ganska van vid programvaran.”

När företaget först började använda Worldox fanns det få leverantörer på marknaden, och Worldox verkade vara det bästa valet för pengarna. Men efter flera års användning började företaget stöta på problem. För Smith var en av de största nackdelarna användargränssnittet. Han konstaterar: ”Företagets personal hade ofta svårt att hitta det de letade efter, främst på grund av hur informationen var upplagd. Den var inte visuellt intuitiv eller lätt att ta till sig, och vissa funktioner var begränsade.”

De stötte också på problem med datalagring och tillförlitlighet, vilket orsakade huvudvärk och samtal till IT-avdelningen. Smith berättade: ”Vi hade begränsat utrymme och kunde inte skicka stora dokument utan att först ladda upp dem till ett tredjepartsprogram för fildelning.” Detta orsakade företaget svårigheter att lagra, hantera och skicka stora eller flera filer till kunder.

En välkommen överraskning

En välkommen överraskning I oktober 2022 förvärvade NetDocuments Worldox och allt fler företag bytte till NetDocuments. Det var rätt tidpunkt för Richard och Richard att utforska NetDocuments. Smith kommenterar: ”Det verkade som om NetDocuments skulle öppna upp nya möjligheter för företaget.”

Richard and Richard, P.A. införde NetDocuments i september 2023 med hjälp av migrationsexperter från Optiable. Efter att ha genomgått en introduktionsutbildning märkte teamet omedelbart förbättringar i sin verksamhet. Smith kommenterade: ”Jag har arbetat som juridisk administratör i 25 år, och detta var den smidigaste övergången jag någonsin upplevt för någon applikation.”

”Jag har varit juridisk administratör i 25 år och detta var den smidigaste övergången jag någonsin upplevt för någon applikation.”

Gary Smith, juridisk administratör, Richard and Richard, P.A.

Smith noterade också hur mycket man kunde spara på kostnaderna genom att byta från ett lokalt DMS till ett molnbaserat. ”Worldox on-prem är en filserverbaserad produkt som körs lokalt. Även om jag körde det i ett datacenter skulle det bli dyrare eftersom man måste betala datacentret för att uppdatera och underhålla programmet. Men NetDocuments är webbaserat, och jag behöver inte oroa mig för att diskutrymmet ska ta slut. Och det sparar redan pengar åt oss eftersom det ”extra” diskutrymmet redan ingår i kostnaden.”

Smith fortsatte med att beskriva några ytterligare fördelar som företaget upplevt efter bytet från Worldox till NetDocuments:

• Mer robust dokumenthantering: Som ett DMS i världsklass gör NetDocuments det enklare än någonsin att organisera, hitta och komma åt stora mängder data. ”Med Worldox fanns det en gräns för hur många dokument man kunde flytta åt gången. Man kunde ha ett USB-minne med 100 dokument som man behövde importera, men man kunde bara flytta 10 åt gången i batcher. Med NetDocuments har det blivit mycket enklare, och det verkar inte finnas någon gräns för hur många dokument vi kan arbeta med samtidigt”, säger Smith.
• Användarvänligt gränssnitt: NetDocuments användargränssnitt är utformat med produktivitet i åtanke och gör det enkelt för alla att hitta exakt det de söker. Smith förklarar: ”Det bästa sättet att beskriva det är konstruerad enkelhet. NetDocuments gör det mycket enkelt att lära sig funktionaliteten. Det är mycket enkelt att komma åt dina klientmappar eller dokument – bara ett klick på en stjärna och där är de. De allra flesta funktionerna finns direkt på skärmen; du behöver inte klicka dig igenom olika menyflikar och menyer för att hitta saker. Till och med startsidan är otroligt enkel att använda.”
• Pålitlig molnlösning: NetDocuments erbjuder ett alltid tillgängligt och säkert sätt att lagra, hitta, dela och samarbeta kring dokument och e-post från var som helst och med vilken enhet som helst. ”Idén om att ha webbaserad åtkomst till våra dokument gav oss den affärskontinuitet som vi verkligen behöver. Oavsett om någon arbetar från andra sidan jordklotet eller om en ny orkan drabbar området kan vårt team logga in på NetDocuments via webben och fortsätta arbeta.”

”Det verkade som om NetDocuments skulle öppna upp nya möjligheter för företaget.”

Gary Smith, juridisk administratör, Richard and Richard, P.A.

• Kraftfull dokumentsökning: Som en molnbaserad plattform eliminerar NetDocuments behovet av dyra lokala servrar eller processintensiva indexerare för att ge dig den senaste och sökbara versionen av ett dokument. ”Nu när våra dokument finns i molnet kan vi vara säkra på att vi alltid hittar den senaste versionen eller korrespondensen, och NetDocuments sökfunktion är extremt snabb.”
• Förenklad fildelning: NetDocuments gör det möjligt för företag att alltid behålla sina dokument inom plattformen, även när de delas med andra. ”Tidigare, när vi behövde skicka ett stort dokument, var vi tvungna att först ladda upp det till ett fildelningsprogram och sedan skicka ut länken. Med NetDocuments kan man skicka dokument på upp till en gigabyte direkt, vilket sparar mycket tid.”
• Sömlös e-postintegration: ndMail från NetDocuments är en svit av verktyg för e-posthantering och produktivitet som integreras direkt med Outlook och Gmail, vilket säkerställer sömlös integration med företagets valda e-postklient. ”Det är mycket enklare att skicka dokument via e-post med NetDocuments, eftersom det ger oss fler alternativ och fungerar bättre med Outlook.”
• Tidsbesparande automatisering: NetDocuments integrerade AI-funktioner och dokumentmallar hjälper dig att spara tid och öka noggrannheten när du skapar vanliga kontrakt, formulär och annan dokumentation. ”NetDocuments-plattformen identifierar text och lär sig vad dina ärenden handlar om, så att du inte nödvändigtvis behöver söka efter en profil varje gång. Den kan lära sig vilken profil du använde och automatiskt fylla i information där den behövs.”
• Enkel dokumentåterställning: Som en del av sina robusta fil lagringsfunktioner gör NetDocuments det enkelt att återställa data. ”Tidigare, i Worldox, hade man inte längre tillgång till något som man raderat. Man var tvungen att be en administratör att återställa det åt en. Men med NetDocuments kan man själv söka efter saker man raderat med bara ett klick. Man kan söka efter något man raderat, markera det och återställa det själv utan hjälp.”
• Omfattande aktivitetsloggar: Spåra användaraktivitet i varje dokument för att övervaka redigeringshistorik och se när de senaste ändringarna gjordes. ”Jag tycker att aktivitetsloggarna i NetDocuments är mycket användbara. Du klickar på den, anger ett intervall och får ganska enkelt fram det du behöver utan att behöva logga in på en helt separat applikation.”
• Säkerhet i världsklass: NetDocuments inbyggda, prisbelönta säkerhetsfunktioner skyddar känslig data och kundinformation samtidigt som de möjliggör anpassad åtkomst. ”Säkerheten är relativt enkel att konfigurera och begränsa vem som kan visa och redigera dina dokument eller göra dokument skrivskyddade.”

”NetDocuments är en utmärkt produkt, och om du är en advokatbyrå som har svårt att profilera eller hålla reda på dina dokument är det ett mycket enkelt sätt att uppnå det målet utan att spendera mycket pengar på hårdvara eller utbildning.”

Gary Smith, juridisk administratör, Richard and Richard, P.A.

Företagets planer för framtiden med NetDocuments

Smith var förvånad över hur enkelt det var för företaget att införa NetDocuments. ”Användarna lärde sig det mycket snabbt. Normalt sett möter man ett visst motstånd mot förändringar, men överlag var stämningen på företaget mycket positiv. Ingen hade något negativt att säga från första dagen.”

När det gäller framtiden för Richard och Richard är Smith övertygad om att de kommer att upptäcka ännu fler fördelar ju längre de använder NetDocuments-plattformen. ”Jag tror att ju längre vi använder den, desto bättre kommer vi att bli på att använda den. Med vissa program kan användaren bli överväldigad av menyerna, vilket gör att de undviker att lära sig fler funktioner. Men NetDocuments är ett mycket välkonstruerat produkt som är förenklat till den grad att man kan lära sig nya saker särskilt enkelt.”

Smith hade också följande budskap till andra företag som vill byta ut sitt nuvarande dokumenthanteringssystem: ”NetDocuments är en utmärkt produkt, och om ni är en advokatbyrå som har problem med att profilera eller hålla reda på era dokument är det ett mycket enkelt sätt att uppnå det målet utan att behöva lägga stora summor på hårdvara eller utbildning. Det är en bra produkt som garanterat kommer att hjälpa er att bli mer produktiva.”

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.