A organização faz toda a diferença. Embora a maioria das pessoas ainda seja capaz de compreender o texto quando as palavras estão embaralhadas, uma abordagem organizada pode certamente tornar isso muito mais fácil e muito menos frustrante.

Vamos dar uma olhada no que significa ter uma abordagem organizada. O Webster define organização como "o ato ou processo de colocar as diferentes partes de algo em uma determinada ordem para que possam ser encontradas ou usadas facilmente". O que é importante sobre essa definição é que ela implica flexibilidade. Nas empresas que lidam com grandes quantidades de informações, o que isso parece ser para um grupo pode não ser o mesmo para outro.

Em nosso clima digital acelerado, não é lógico (ou sensato) ver a organização com uma mentalidade de tamanho único, nem os fornecedores de tecnologia devem abordá-la por esse ângulo. As empresas e seus respectivos departamentos jurídicos, bem como as áreas de prática privada e os órgãos do setor público, têm circunstâncias e requisitos comerciais diferentes. Nunca há duas situações iguais. Quando se trata de organizar as informações, é essencial que as equipes tenham opções que melhor se adaptem ao seu ecossistema e às suas necessidades exclusivas, preparando-as para o sucesso a longo prazo.

As consequências da má organização

Veja o que pode acontecer quando as empresas não priorizam uma abordagem organizada para o gerenciamento de informações:

• Dificuldade de colaboração: Com documentos e dados desorganizados, os departamentos jurídicos enfrentam desafios para colaborar e se comunicar de forma eficaz com os clientes internos da empresa e apoiar as necessidades e prioridades de cada unidade. Isso também dificulta que as unidades de negócios tenham um entendimento claro de como a equipe jurídica opera e que tipos de prazos e expectativas para as solicitações jurídicas são razoáveis.
• Trabalho atarefado: Projetos ou trabalhos importantes podem facilmente ficar atolados quando os esforços se concentram na busca incansável de documentos e e-mails. Isso pode ser frustrante para a pessoa que deseja dedicar seu tempo a um trabalho mais significativo e de alto valor. E em um cenário em que o advogado externo cobra por hora, os clientes podem estar absorvendo o alto custo das ineficiências do escritório de advocacia.
• Menor produtividade: Alternar entre tarefas quando as informações estão desorganizadas tira o você do fluxo do seu trabalho. Isso impede a produtividade e aumenta as oportunidades de erros.
• Riscos de segurança: A falta de organização pode levar a uma ampla gama de problemas de segurança, principalmente em setores altamente regulamentados, no governo e na área jurídica, onde os vocêes são encarregados de manter as informações confidenciais seguras e confidenciais - e é sua obrigação legal e ética fazer isso. As operações organizadas têm processos e políticas que gerenciam com eficiência o controle de versões e as permissões de acesso.
• Expectativas dos funcionários não atendidas: A tecnologia está avançando a cada minuto, e cada nova geração é mais experiente em tecnologia do que a anterior. As empresas que não investirem em tecnologias fáceis de usar e não priorizarem a facilidade de acesso perderão vantagens competitivas e não atenderão às expectativas dos funcionários. Isso pode resultar em baixa moral, rotatividade de funcionários e redução do ímpeto da empresa como um todo.

Se um departamento jurídico, um escritório de advocacia ou uma entidade governamental não possui processos de fluxo de trabalho bem organizados ou recursos de colaboração digital seguros, as consequências têm um efeito cascata. A falta de organização pode afetar muito os clientes, as questões dos clientes e os funcionários. O custo de não fazer nada é muito alto.

Como uma empresa se organiza?

O primeiro passo para um caminho mais produtivo é identificar quais processos e sistemas estão faltando em sua empresa. Muitas empresas têm informações armazenadas em vários sistemas de gerenciamento de conteúdo e dispositivos individuais. Isso não é apenas difícil de gerenciar, mas também aumenta os riscos associados às normas de segurança e privacidade. Os sistemas tradicionais de gerenciamento de documentos legados geralmente têm dificuldades nessa área porque não foram projetados para se adaptar facilmente e acompanhar o ritmo das necessidades em constante mudança do setor. Além disso, eles geralmente não têm recursos para se integrar aos avanços tecnológicos emergentes, o que é um requisito fundamental para uma comunicação eficaz entre plataformas.

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