L'organizzazione fa la differenza. Sebbene la maggior parte delle persone riesca comunque a comprendere un testo anche quando le parole sono in ordine sparso, un approccio organizzato può sicuramente rendere il tutto molto più semplice e molto meno frustrante.

Vediamo cosa significa adottare un approccio organizzato. Il dizionario Webster definisce l’organizzazione come “l’atto o il processo di disporre le diverse parti di qualcosa in un certo ordine in modo che possano essere facilmente individuate o utilizzate”. L’aspetto importante di questa definizione è che implica flessibilità. Nelle aziende che gestiscono grandi quantità di informazioni, ciò che è valido per un gruppo potrebbe non esserlo per un altro.

Nel nostro frenetico contesto digitale, non è logico (né saggio) considerare l’organizzazione con una mentalità “taglia unica”, né i fornitori di tecnologia dovrebbero affrontarla da quella prospettiva. Le aziende e i loro rispettivi uffici legali, così come gli studi legali privati e le agenzie del settore pubblico, presentano circostanze e requisiti aziendali diversi. Non esistono due situazioni del tutto identiche. Quando si tratta di organizzare le informazioni, è essenziale che i team dispongano di opzioni che si adattino al meglio al loro ecosistema e alle loro esigenze specifiche, preparandoli al contempo al successo a lungo termine.

Le conseguenze di una cattiva organizzazione

Ecco cosa può succedere quando le aziende non danno la priorità a un approccio organizzato alla gestione delle informazioni:

• Difficoltà nella collaborazione: a causa della disorganizzazione dei documenti e dei dati, gli uffici legali incontrano difficoltà nel collaborare e comunicare in modo efficace con i clienti aziendali interni e nel soddisfare le esigenze e le priorità di ciascuna unità. Ciò rende inoltre difficile per le unità aziendali comprendere chiaramente come opera il team legale e quali siano i tempi e le aspettative ragionevoli in merito alle richieste di natura legale.
• Lavoro superfluo: i progetti o le pratiche possono facilmente arenarsi quando gli sforzi si concentrano sulla ricerca incessante di documenti ed e-mail. Ciò può risultare frustrante per chi desidera dedicare il proprio tempo a attività più significative e di maggior valore. Inoltre, in un contesto in cui i consulenti legali esterni fatturano a ore, i clienti potrebbero trovarsi a sostenere gli elevati costi derivanti dalle inefficienze dello studio legale.
• Minore produttività: passare da un’attività all’altra quando le informazioni non sono organizzate interrompe il flusso di lavoro. Ciò ostacola la produttività e aumenta il rischio di errori.
• Rischi per la sicurezza: la mancanza di organizzazione può comportare una vasta gamma di problemi di sicurezza, in particolare nei settori altamente regolamentati, nella pubblica amministrazione e in ambito legale, dove a tali soggetti è affidato il compito di garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni sensibili — e dove farlo costituisce un obbligo legale ed etico. Le organizzazioni ben strutturate dispongono di processi e politiche che gestiscono in modo efficiente il controllo delle versioni e le autorizzazioni di accesso.
• Aspettative dei dipendenti deluse: la tecnologia evolve di minuto in minuto e ogni nuova generazione è più esperta in materia rispetto alla precedente. Le aziende che non investono in tecnologie intuitive e non danno priorità alla facilità di accesso perderanno vantaggi competitivi e non riusciranno a soddisfare le aspettative dei dipendenti. Ciò può tradursi in un calo del morale, un aumento del turnover del personale e una riduzione dello slancio dell’azienda nel suo complesso.

Che si tratti di un ufficio legale, di uno studio legale o di un ente pubblico, la mancanza di processi di lavoro ben organizzati o di strumenti di collaborazione digitale sicuri ha conseguenze a catena. La mancanza di organizzazione può avere un impatto notevole sui clienti, sulle pratiche dei clienti e sui dipendenti. Il costo dell’inazione è molto elevato.

Come si organizza un’azienda?

Il primo passo verso un percorso più produttivo consiste nell’identificare quali processi e sistemi mancano all’interno della vostra azienda. Molte aziende dispongono di informazioni archiviate su più sistemi di gestione dei contenuti e dispositivi individuali. Ciò non solo è difficile da gestire, ma aumenta anche i rischi legati alle normative in materia di sicurezza e privacy. I tradizionali sistemi di gestione dei documenti, ormai obsoleti, spesso incontrano difficoltà in questo ambito poiché non sono stati progettati per adattarsi facilmente e stare al passo con le mutevoli esigenze del settore. Inoltre, in genere non dispongono delle funzionalità necessarie per integrarsi con i progressi tecnologici emergenti, requisito fondamentale per una comunicazione efficace tra le diverse piattaforme.

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