L'organisation fait toute la différence. Même si la plupart des gens sont capables de comprendre un texte dont les mots sont mélangés, une approche organisée peut certainement faciliter la lecture et réduire considérablement la frustration.

Voyons ce que signifie avoir une approche organisée. Webster définit l'organisation comme « l'action ou le processus consistant à mettre les différentes parties d'un ensemble dans un certain ordre afin qu'elles puissent être facilement trouvées ou utilisées ». Ce qui est important dans cette définition, c'est qu'elle implique une certaine flexibilité. Dans les entreprises qui traitent de grandes quantités d'informations, ce qui convient à un groupe peut ne pas convenir à un autre.

Dans notre environnement numérique en constante évolution, il n'est ni logique (ni judicieux) d'envisager l'organisation avec une approche unique, et les fournisseurs de technologies ne devraient pas non plus l'aborder sous cet angle. Les entreprises et leurs services juridiques respectifs, ainsi que les cabinets privés et les agences du secteur public, ont des situations et des besoins commerciaux variés. Il n'y a pas deux situations identiques. Lorsqu'il s'agit d'organiser l'information, il est essentiel que les équipes disposent d'options qui correspondent le mieux à leur écosystème et à leurs besoins spécifiques, tout en les préparant à une réussite à long terme.

Les conséquences d'une mauvaise organisation

Voici ce qui peut arriver lorsque les entreprises ne donnent pas la priorité à une approche organisée de la gestion de l'information :

• Difficultés de collaboration: en raison du manque d'organisation des documents et des données, les services juridiques ont du mal à collaborer et à communiquer efficacement avec les clients internes de l'entreprise et à répondre aux besoins et aux priorités de chaque unité. Il est également difficile pour les unités commerciales de comprendre clairement le fonctionnement de l'équipe juridique et de savoir quels délais et quelles attentes sont raisonnables en matière de demandes juridiques.
• Travail fastidieux: les projets ou les dossiers peuvent facilement s'enliser lorsque les efforts se concentrent sur la recherche inlassable de documents et d'e-mails. Cela peut être frustrant pour les personnes qui souhaitent consacrer leur temps à des tâches plus significatives et à forte valeur ajoutée. Et dans un scénario où les avocats externes facturent à l'heure, les clients pourraient devoir supporter le coût élevé des inefficacités au sein du cabinet d'avocats.
• Baisse de productivité: passer d'une tâche à l'autre lorsque les informations ne sont pas organisées vous fait perdre votre rythme de travail. Cela nuit à la productivité et augmente les risques d'erreurs.
• Risques liés à la sécurité: un manque d'organisation peut entraîner toute une série de problèmes de sécurité, en particulier dans les secteurs hautement réglementés, les administrations publiques et le domaine juridique, où ces entités sont chargées de garantir la sécurité et la confidentialité des informations sensibles, ce qui constitue une obligation légale et éthique. Les opérations organisées s'appuient sur des processus et des politiques qui permettent de gérer efficacement le contrôle des versions et les autorisations d'accès.
• Attentes non satisfaites des employés: la technologie progresse à chaque instant, et chaque nouvelle génération est plus férue de technologie que la précédente. Les entreprises qui n'investissent pas dans des technologies conviviales et ne privilégient pas la facilité d'accès passeront à côté d'avantages concurrentiels et ne répondront pas aux attentes de leurs employés. Cela peut entraîner une baisse du moral, un turnover élevé et un ralentissement de la dynamique de l'entreprise dans son ensemble.

Qu'il s'agisse d'un service juridique, d'un cabinet d'avocats ou d'une entité gouvernementale, l'absence de processus de travail bien organisés ou de capacités de collaboration numérique sécurisées a des répercussions en cascade. Le manque d'organisation peut avoir un impact considérable sur les clients, les dossiers et les employés. Le coût de l'inaction est très élevé.

Comment une entreprise s'organise-t-elle ?

La première étape vers une voie plus productive consiste à identifier les processus et les systèmes qui font défaut au sein de votre entreprise. De nombreuses entreprises stockent leurs informations sur plusieurs systèmes de gestion de contenu et appareils individuels. Cela rend non seulement la gestion difficile, mais augmente également les risques liés aux réglementations en matière de sécurité et de confidentialité. Les systèmes traditionnels de gestion des documents ont souvent des difficultés dans ce domaine, car ils n'ont pas été conçus pour s'adapter facilement et suivre l'évolution des besoins du secteur. En outre, ils ne disposent généralement pas des capacités nécessaires pour s'intégrer aux nouvelles avancées technologiques, ce qui est une condition essentielle pour communiquer efficacement entre les différentes plateformes.

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