La organización marca la diferencia. Aunque la mayoría de la gente sigue siendo capaz de comprender un texto cuando las palabras están revueltas, un enfoque organizado puede sin duda hacerlo mucho más fácil, y mucho menos frustrante.

Echemos un vistazo a lo que significa tener un enfoque organizado. Webster define la organización como "el acto o proceso de poner las diferentes partes de algo en un orden determinado para que se puedan encontrar o utilizar fácilmente". Lo importante de la definición es que implica flexibilidad. En las empresas que manejan grandes cantidades de información, lo que eso parece para un grupo puede no ser lo mismo para otro.

En nuestro vertiginoso clima digital, no es lógico (ni sensato) ver la organización con una mentalidad de talla única, ni los proveedores de tecnología deberían enfocarla desde ese ángulo. Las empresas y sus respectivos departamentos jurídicos, así como las áreas de práctica privada y los organismos del sector público, tienen circunstancias y requisitos empresariales diversos. Nunca hay dos situaciones iguales. A la hora de organizar la información, es esencial que los equipos dispongan de las opciones que mejor se adapten a su ecosistema y sus necesidades únicas, al tiempo que los preparan para el éxito a largo plazo.

Las consecuencias de una mala organización

Esto es lo que puede ocurrir cuando las empresas no dan prioridad a un enfoque organizado de la gestión de la información:

• Dificultad para colaborar: Con documentos y datos desorganizados, los departamentos jurídicos experimentan dificultades para colaborar y comunicarse eficazmente con los clientes empresariales internos y apoyar las necesidades y prioridades de cada unidad. Esto también dificulta que las unidades de negocio tengan una comprensión clara de cómo funciona el equipo jurídico y qué tipos de plazos y expectativas para las solicitudes legales son razonables.
• Trabajo ajetreado: Los proyectos o el trabajo de asuntos pueden empantanarse fácilmente cuando los esfuerzos se centran en buscar incansablemente documentos y correos electrónicos. Esto puede resultar frustrante para la persona que desea dedicar su tiempo a un trabajo más significativo y de mayor valor. Y en un escenario en el que los abogados externos facturan por horas, los clientes podrían estar absorbiendo el elevado coste de la ineficacia del bufete.
• Menor productividad: Cambiar de una tarea a otra cuando la información está desorganizada le saca del flujo de su trabajo. Esto impide la productividad y aumenta las oportunidades de cometer errores.
• Riesgos de seguridad: La falta de organización puede dar lugar a una amplia gama de problemas de seguridad, especialmente en industrias altamente reguladas, el gobierno y el espacio legal, donde se les confía mantener la información sensible segura y confidencial - y es su obligación legal y ética hacerlo. Las operaciones organizadas cuentan con procesos y políticas que gestionan eficazmente el control de versiones y los permisos de acceso.
• Expectativas fallidas de los empleados: La tecnología avanza a cada minuto y cada nueva generación es más experta en tecnología que la anterior. Las empresas que no inviertan en tecnologías fáciles de usar y den prioridad a la facilidad de acceso perderán ventajas competitivas y no cumplirán las expectativas de los empleados. Esto puede tener como consecuencia una moral baja, la rotación de los empleados y un menor impulso para la empresa en su conjunto.

Si un departamento jurídico, un bufete de abogados o una entidad gubernamental carecen de procesos de flujo de trabajo bien organizados o de capacidades de colaboración digital seguras, las consecuencias tienen un efecto dominó. La falta de organización puede afectar enormemente a los clientes, a los asuntos de los clientes y a los empleados. El coste de no hacer nada es muy alto.

¿Cómo se organiza una empresa?

El primer paso hacia un camino más productivo es identificar qué procesos y sistemas faltan en su empresa. Muchas empresas tienen información almacenada en múltiples sistemas de gestión de contenidos y dispositivos individuales. Esto no sólo es difícil de gestionar, sino que también aumenta los riesgos asociados a las normativas de seguridad y privacidad. Los sistemas tradicionales de gestión de documentos heredados suelen tener dificultades en este ámbito porque no fueron diseñados para adaptarse fácilmente y seguir el ritmo de las necesidades cambiantes del sector. Además, por lo general carecen de las capacidades para integrarse con los avances tecnológicos emergentes, que es un requisito clave para comunicarse eficazmente entre plataformas.

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