En el ajetreado mundo de la abogacía, donde muchos documentos pueden ser el eje de un caso, una gestión documental eficaz no es sólo una comodidad, sino una necesidad. Sin embargo, muchos bufetes de abogados se encuentran enredados en el caos de unas prácticas y unos sistemas de gestión de documentos obsoletos, en los que la información vital suele quedar enterrada en archivadores físicos o perdida en carpetas digitales desorganizadas y dispersas en múltiples aplicaciones. Este caos no sólo dificulta enormemente la productividad, sino que también introduce riesgos sustanciales. ‍

En un negocio tan centrado en los documentos, ya es hora de que los bufetes de abogados pasen del caos a la claridad, y el camino a seguir está iluminado por el poder transformador de la gestión inteligente de documentos basada en la web.

Lo que cuesta la desorganización a los bufetes de abogados

¿Cuántas horas ha pasado intentando encontrar la versión final, final, final de un documento o la copia archivada de un alegato? ¿Y ese correo electrónico tan importante? ¿No es hora de pasar menos tiempo buscando y más tiempo haciendo?

Detrás de la cortina de un bufete ajetreado, la desorganización puede suponer una importante merma de recursos. Los abogados y el personal administrativo dedican con frecuencia valiosas horas a buscar documentos, un proceso que no sólo se come el tiempo facturable sino que también retrasa el avance de los casos. Las repercusiones de los documentos extraviados o perdidos van más allá de la mera incomodidad. Tener archivos aquí y allá plantea graves riesgos de ransomware y de cumplimiento normativo, con el potencial muy real de dañar las relaciones profesionales y la reputación del bufete.  

Analizar el impacto de la ineficiencia en su empresa

Aunque puede que la eficiencia no sea una cifra precisa que pueda rastrear, sin duda afecta a su empresa, a su personal y a sus contratistas. A veces, el coste de la ineficacia puede ser manifiestamente obvio... pero también puede aparecer de formas que quizá no espere:  

Costes directos

• Tiempo perdido: Un estudio de McKinsey ha demostrado que los trabajadores del conocimiento dedican hasta un 20% de su tiempo a buscar información. Para un bufete de abogados, esto se traduce directamente en hasta 8 horas facturables perdidas a la semana, que de otro modo podrían contribuir a los ingresos del bufete o incluso sacarle antes de la oficina.

• Riesgos de cumplimiento: Con los estrictos requisitos legales que rigen la conservación de documentos y la privacidad, una mala gestión de los documentos puede conducir a un incumplimiento involuntario, poniendo a los bufetes de abogados en riesgo de sanciones significativas. Las multas reglamentarias pueden ascender fácilmente a millones de dólares, y eso antes de considerar el daño a la reputación de un bufete y la pérdida de ingresos potenciales. Una encuesta realizada en distintos sectores situó el coste total medio del incumplimiento en 14,82 millones de dólares, mientras que el coste de mantener el cumplimiento ascendió a 5,47 millones de dólares.

• Talento perdido: Nadie quiere trabajar con tecnología anticuada con soluciones provisionales que llevan tiempo extra y corren el riesgo de omitir pasos que causan errores graves. Aferrarse a sistemas antiguos va a afectar a su capacidad para contratar y retener a personas de la máxima calidad, y el impacto de encontrar y sustituir a empleados clave tiene un coste muy elevado, especialmente cuando sus conocimientos y documentos salen por la puerta.

Costes indirectos

• Disminución de la productividad: No descarte la frustración de navegar por documentos desorganizados o por un sistema de gestión documental (SGD) mediocre. Los abogados y los profesionales del derecho trabajan a veces con cientos de documentos a diario, y si su DMS está obstruyendo los flujos de trabajo y alimentando la frustración, puede tener un impacto negativo en la moral del personal, la productividad y la eficiencia del bufete en general. Y eso sale caro: según las estimaciones de Gallup, el coste medio de los empleados descontentos y poco comprometidos es del 18% de su salario anual.

• Confianza del cliente: El acceso puntual y preciso a los documentos es crucial para mantener la confianza de los clientes. Una mala gestión puede provocar retrasos y errores, erosionando la confianza de los clientes en las capacidades del bufete. Teniendo en cuenta que sólo el 35% de los adultos estadounidenses confían en los abogados en primer lugar, esa confianza es demasiado valiosa como para desperdiciarla. Por otro lado, los bufetes de abogados que sobresalen en la gestión de documentos tienen muchas más posibilidades de demostrar su valor, fortalecer las relaciones con los clientes y ganar más clientes repetidores y referencias.

Lo esencial: La gestión de documentos jurídicos es esencial

Sus necesidades documentales son complejas y únicas, por lo que su solución de gestión documental también debería serlo. Disponer de un SGD que se integre totalmente con su software actual, como Microsoft Word, Outlook, DocuSign, el archivado electrónico o los sistemas de gestión de consultas, puede suponer un verdadero cambio en su capacidad para realizar el trabajo con rapidez. Disponer de un sistema flexible que admita todos sus flujos de trabajo documentales no es algo agradable de tener, sino algo imprescindible.

No cabe duda: el efecto acumulativo de estos costes puede ser sustancial, repercutiendo en los resultados de un bufete y en su reputación en el competitivo mercado jurídico. Más allá de las implicaciones financieras, la tensión en las relaciones con los clientes y en la moral interna puede tener efectos duraderos en el éxito del bufete y en su potencial de crecimiento.

Para evitar los efectos negativos de la ineficacia, los bufetes de abogados deben invertir en un SGD diseñado específicamente para satisfacer las necesidades del trabajo jurídico. Como mínimo, un DMS específico para el ámbito jurídico debe ofrecer las siguientes características esenciales:

• Espacios de trabajo Matter
• Gestión integrada del correo electrónico
• Versionado de documentos
• Firmas electrónicas incorporadas
• Herramientas de colaboración
• Búsqueda y filtrado fáciles de usar
• Funciones de seguridad avanzadas
• Integraciones con otras herramientas de terceros
• Una hoja de ruta clara para la innovación  

Abrazar la nube

El almacenamiento de archivos no es gestión de documentos. Las soluciones estándar de almacenamiento o intercambio de archivos simplemente no pueden proporcionar las herramientas necesarias para soportar los complejos flujos de trabajo documental que implica el trabajo jurídico. Para los bufetes de abogados que deseen potenciar su productividad y crecimiento, la solución reside en aprovechar un sistema de gestión de documentos jurídicos basado en la web. Esta tecnología ofrece una puerta de entrada desde el caos reinante a un nuevo reino de claridad y eficacia.

Ventajas de los sistemas basados en la web

El potencial es ilimitado cuando cambia su gestión de documentos y correo electrónico a un potente DMS jurídico basado en web. Algunos ejemplos son:

• Acceso remoto: Los sistemas basados en la web permiten un acceso seguro a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita acuerdos de trabajo flexibles y respuestas puntuales a las necesidades de los clientes. Según el Informe de la Encuesta sobre Tecnología Jurídica ABA 2022, el acceso desde cualquier lugar es el mayor beneficio que los abogados obtienen de la computación en nube.

• Organización: Las funciones avanzadas de indexación y búsqueda permiten recuperar rápidamente los documentos, lo que reduce significativamente el tiempo perdido en la búsqueda de información. Incluso un par de minutos ahorrados por documento pueden sumar un ahorro de tiempo significativo en toda su empresa.  

• Seguridad: Las funciones de seguridad mejoradas protegen la información confidencial de accesos no autorizados y garantizan el cumplimiento de las normas legales. No cabe duda de que los sistemas basados en la web ofrecen una seguridad superior a la de sus homólogos locales, lo que es especialmente importante si se tiene en cuenta que el 82% de las víctimas de ransomware en el primer semestre de 2023 tenían menos de 1.000 empleados.  

• Servicio al cliente: Los clientes esperan que sus despachos de abogados les proporcionen servicios como sus bancos y tiendas de comestibles, con una tecnología fácil de usar. Disponer de un lugar donde los clientes puedan cargar archivos fácilmente y usted pueda compartir documentos de forma segura es imprescindible y se consigue fácilmente con un DMS basado en web.

Historias de éxito transformador

Los bufetes que han adoptado la gestión documental basada en la web informan de mejoras significativas en la productividad, el cumplimiento y la satisfacción del cliente. Abundan las historias de éxito de bufetes que han pasado del borde del caos documental a convertirse en dechados de eficacia y profesionalidad, lo que ilustra el poder transformador de esta tecnología.

Lea acerca de empresas como la suya que optaron por pasarse a NetDocuments, como por ejemplo:

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Libere la eficiencia de su empresa

Para los bufetes de abogados que experimentan ineficiencias con prácticas anticuadas de gestión de documentos, el mensaje es claro: el camino hacia la eficiencia, el crecimiento y una mayor confianza de los clientes pasa por adoptar la gestión de documentos jurídicos basada en la web y la IA inteligente. Se trata de una transformación del caos a la claridad que promete no sólo transformar la gestión de documentos, sino redefinir la propia forma en que los bufetes de abogados operan y sirven a sus clientes.

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