No mundo agitado das práticas jurídicas, onde muitos documentos podem ser a base de um caso, a gestão eficiente de documentos não é apenas uma conveniência - é uma necessidade. No entanto, muitos escritórios de advogados encontram-se enredados no caos de práticas e sistemas de gestão de documentos desactualizados, onde a informação vital é frequentemente enterrada em armários de arquivo físicos ou perdida em pastas digitais desorganizadas espalhadas por várias aplicações. Este caos não só prejudica grandemente a produtividade, como também introduz riscos substanciais. ‍

Numa atividade tão centrada nos documentos, é mais do que tempo de os escritórios de advogados passarem do caos à clareza, e o caminho a seguir é iluminado pelo poder transformador da gestão inteligente de documentos com base na Web.

O custo da desorganização para os escritórios de advogados

Quantas horas já passou a tentar encontrar a versão final, final, final de um documento ou a cópia de um processo com o carimbo do arquivo? E aquele e-mail tão importante? Não será altura de passar menos tempo a procurar e mais tempo a fazer?

Por detrás da cortina de um escritório de advogados atarefado, a desorganização pode levar a uma significativa perda de recursos. Os advogados e o pessoal administrativo gastam frequentemente horas valiosas à procura de documentos - um processo que não só consome o tempo de faturação como também atrasa o andamento dos processos. As repercussões da perda ou extravio de documentos vão para além do mero incómodo. Ter ficheiros aqui e ali representa sérios riscos de ransomware e de conformidade, com o potencial muito real de prejudicar as relações profissionais e a reputação da empresa.  

Analisar o impacto da ineficiência na sua empresa

Embora a eficiência possa não ser um número exato que possa controlar, está sem dúvida a afetar a sua empresa, o seu pessoal e os seus contratantes. Por vezes, o custo da ineficiência pode ser óbvio... mas também pode surgir de formas inesperadas:  

Custos diretos

• Tempo perdido: Um estudo da McKinsey demonstrou que os trabalhadores do conhecimento passam até 20% do seu tempo a procurar informação. Para um escritório de advogados, isto traduz-se diretamente em até 8 horas de faturação perdidas por semana, que poderiam contribuir para as receitas do escritório ou até mesmo permitir-lhe sair do escritório mais cedo.

• Riscos de conformidade: Com requisitos legais rigorosos que regem a retenção de documentos e a privacidade, uma gestão de documentos deficiente pode levar a um incumprimento inadvertido, colocando as sociedades de advogados em risco de sanções significativas. As coimas regulamentares podem facilmente ascender a milhões de dólares - e isto sem considerar os danos para a reputação da empresa e a perda de potenciais receitas. Um inquérito realizado em vários sectores de atividade situou o custo total médio da não conformidade em 14,82 milhões de dólares, enquanto o custo da manutenção da conformidade foi de 5,47 milhões de dólares.

• Talento perdido: Ninguém quer trabalhar com tecnologia desactualizada, com soluções alternativas que demoram mais tempo e que podem causar erros graves. A manutenção de sistemas antigos vai afetar a sua capacidade de recrutar e reter pessoas de alta qualidade, e o impacto da procura e substituição de funcionários-chave tem um custo muito elevado, especialmente quando os seus conhecimentos e documentos são eliminados.

Custos Indirectos

• Diminuição da produtividade: Não ignore a frustração de navegar por documentos desorganizados ou por um sistema de gestão de documentos (DMS) sem brilho. Os advogados e os profissionais da área jurídica trabalham por vezes com centenas de documentos diariamente e, se o seu DMS estiver a obstruir os fluxos de trabalho e a alimentar a frustração, isso pode ter um impacto negativo no moral da equipa, na produtividade e na eficiência da empresa em geral. E isso é dispendioso: de acordo com as estimativas da Gallup, o custo médio de funcionários insatisfeitos e desmotivados é de 18% do seu salário anual.

• Confiança do cliente: O acesso atempado e exato aos documentos é crucial para manter a confiança dos clientes. Uma má gestão pode levar a atrasos e erros, minando a confiança dos clientes nas capacidades da empresa. Tendo em conta o facto de que apenas 35% dos adultos americanos confiam nos advogados, essa confiança é demasiado preciosa para ser desperdiçada. Por outro lado, os escritórios de advogados que se destacam na gestão de documentos têm muito mais hipóteses de demonstrar o seu valor, reforçar as relações com os clientes e obter mais negócios repetidos e referências.

O resultado final: A gestão documental específica para o sector jurídico é essencial

As suas necessidades em termos de documentos são complexas e únicas, pelo que a sua solução de gestão de documentos também o deve ser. Ter um DMS que se integre totalmente com o seu software existente, como o Microsoft Word, Outlook, DocuSign, arquivo eletrónico ou sistemas de gestão de consultórios, pode ser uma verdadeira mudança na sua capacidade de realizar o trabalho rapidamente. Ter um sistema flexível que suporte todos os seus fluxos de trabalho de documentos não é uma coisa boa de se ter, mas sim uma coisa obrigatória.

Não há dúvida: o efeito cumulativo destes custos pode ser substancial, afectando o resultado final de uma empresa e a sua reputação no competitivo mercado jurídico. Para além das implicações financeiras, a pressão sobre as relações com os clientes e a moral interna podem ter efeitos duradouros no sucesso e no potencial de crescimento da empresa.

Para evitar os impactos negativos da ineficiência, os escritórios de advogados devem investir num DMS especificamente concebido para responder às necessidades do trabalho jurídico. No mínimo, um DMS específico para o sector jurídico deve oferecer as seguintes caraterísticas essenciais

• Espaços de trabalho da matéria
• Gestão integrada de correio eletrónico
• Controlo de versões de documentos
• Assinaturas electrónicas integradas
• Ferramentas de colaboração
• Pesquisa e filtragem fáceis de utilizar
• Caraterísticas de segurança avançadas
• Integrações com outras ferramentas de terceiros
• Um roteiro claro para a inovação  

Abraçar a nuvem

O armazenamento de ficheiros não é gestão de documentos. As soluções padrão de armazenamento de ficheiros ou de partilha de ficheiros simplesmente não conseguem fornecer as ferramentas necessárias para suportar os complexos fluxos de trabalho de documentos envolvidos no trabalho jurídico. Para as sociedades de advogados que pretendem aumentar a sua produtividade e crescimento, a solução reside na utilização de um sistema de gestão de documentos jurídicos baseado na Web. Esta tecnologia oferece uma porta de saída do caos prevalecente para um novo domínio de clareza e eficiência.

Vantagens dos sistemas baseados na Web

O potencial é ilimitado quando se transfere a gestão dos documentos e do correio eletrónico para um DMS jurídico poderoso baseado na Web. Alguns exemplos incluem:

• Acesso remoto: Os sistemas baseados na Web permitem o acesso seguro a documentos a partir de qualquer lugar e em qualquer altura, facilitando a organização flexível do trabalho e a resposta atempada às necessidades dos clientes. De acordo com o relatório do inquérito sobre tecnologia jurídica ABA 2022, o acesso em qualquer lugar é a maior vantagem que os advogados obtêm com a computação em nuvem.

• Organização: As capacidades avançadas de indexação e pesquisa permitem a rápida recuperação de documentos, reduzindo significativamente o tempo perdido na procura de informações. Mesmo alguns minutos poupados por documento podem representar uma poupança de tempo significativa na sua empresa.  

• Segurança: As funcionalidades de segurança melhoradas protegem as informações sensíveis contra o acesso não autorizado e garantem a conformidade com as normas legais. Não há dúvida de que os sistemas baseados na Web oferecem uma segurança superior aos seus homólogos no local - isto é especialmente importante, dado que 82% das vítimas de ransomware no primeiro semestre de 2023 tinham menos de 1000 funcionários.  

• Serviço ao cliente: Os clientes esperam que os seus escritórios de advogados prestem serviços como os seus bancos e mercearias, com tecnologia fácil de utilizar. Ter um local onde os clientes possam facilmente carregar ficheiros e onde possa partilhar documentos de forma segura é uma obrigação e é facilmente conseguido com um DMS baseado na Web.

Histórias de sucesso transformadoras

As empresas que adoptaram a gestão documental baseada na Web registam melhorias significativas na produtividade, na conformidade e na satisfação dos clientes. Existem inúmeras histórias de sucesso de empresas que passaram do caos documental para a eficiência e o profissionalismo, ilustrando o poder transformador desta tecnologia.

Leia sobre empresas como a sua que optaram por mudar para o NetDocuments, tais como:

• King & Jurgens para uma melhor experiência do utilizador e integração com o M365 | Leia a história deles >
• Ruder Ware opta por menos cliques e trabalho mais flexível | Ler a sua história
• Lavan aumenta a produtividade, a segurança e a colaboração sem falhas | Leia a história deles
• A Richard and Richard, P.A. optimiza a produtividade, a eficiência de custos e a continuidade do negócio | Leia a sua história >  

Liberte a eficiência da sua empresa

Para as sociedades de advogados que se deparam com ineficiências decorrentes de práticas de gestão documental desactualizadas, a mensagem é clara: o caminho para a eficiência, o crescimento e o aumento da confiança dos clientes passa pela adoção da gestão documental jurídica baseada na Web e da IA inteligente. É uma transformação do caos para a clareza que promete não só transformar a gestão de documentos, mas também redefinir a própria forma como as sociedades de advogados operam e servem os seus clientes.

Está interessado em ver como um poderoso DMS jurídico baseado na Web o pode ajudar a experimentar uma melhor forma de trabalhar? Agende uma demonstração personalizada.

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