Imagíneselo: Un apagón repentino desconecta los servidores in situ del bufete, dejando a los abogados sin acceso a los archivos críticos. Incluso con una copia de seguridad de la batería, es una carrera llegar al contenido antes de que las cosas se apaguen por completo. Sin una copia de seguridad en la nube, los datos valiosos pueden resultar inaccesibles o incluso perderse.

Para los administradores informáticos, minimizar el tiempo de inactividad y proporcionar a los abogados las herramientas que necesitan para prestar unos servicios excepcionales a sus clientes es un requisito imprescindible. A medida que su pequeño bufete crezca, los requisitos tecnológicos de abogados y clientes serán cada vez más sofisticados. ¿Tiene su sistema local actual lo que hace falta para seguir el ritmo?

Los sistemas locales son caros, difíciles de mantener, limitan las capacidades de los equipos jurídicos y carecen de la escalabilidad necesaria para las prácticas modernas. La transición a soluciones basadas en la nube y la integración de capacidades avanzadas de IA podrían ser la clave del éxito. He aquí por qué los profesionales jurídicos de TI deberían adoptar la nube y la IA.

Los costes ocultos de los sistemas in situ

Los sistemas de gestión documental (SGD) in situ suponen una pesada carga para los administradores informáticos de los pequeños bufetes de abogados. Además del coste de los equipos y las licencias, estos sistemas requieren un mantenimiento constante, actualizaciones frecuentes y una costosa infraestructura física para mantener protegida la propiedad intelectual del bufete y los datos confidenciales de los clientes. También dificultan la capacidad de un bufete para escalar y adaptarse a las cambiantes necesidades del negocio, y también pueden aumentar los costes de los seguros, sobre todo teniendo en cuenta lo costosos que se han vuelto los seguros cibernéticos.

Esto se ve agravado por el hecho de que la mayoría de las plataformas de SGD in situ son ya bastante antiguas. La mayoría de las versiones on-premise ya ni siquiera son actualizadas o soportadas por las empresas que las crearon. Sus vetustos sistemas de indexación, que permiten capacidades de búsqueda limitadas, pueden resultar muy problemáticos para el departamento de TI, ya que hay que reiniciarlos y mimarlos para que sigan siendo funcionales y útiles para los equipos jurídicos.

Para Richard y Richard P.A., su sistema on-prem era ineficaz para gestionar litigios complejos. La funcionalidad y el almacenamiento de datos limitados les obligaban a utilizar herramientas de terceros, lo que ralentizaba las operaciones y requería una solución de problemas constante. El bufete eliminó el costoso hardware tras la transición a NetDocuments, un DMS basado en la nube. Liberó al equipo de TI de las cuestiones técnicas cotidianas, lo que les permitió centrarse en mejoras estratégicas.

A medida que las empresas crecen o las necesidades de los casos exigen un mayor almacenamiento, la ampliación de los sistemas locales sólo aumenta la complejidad y los costes. La computación en nube(es decir, un DMS basado en la nube) ofrece soluciones flexibles y escalables que eliminan estas barreras. Esto permite a los bufetes de abogados basados en la nube centrarse en la innovación y no en el mantenimiento rutinario y la seguridad.

Los sistemas in situ aumentan los riesgos de seguridad

Casi 4 de cada 10 bufetes de abogados afirman haber sufrido una brecha de seguridad en el último año, y las consecuencias son muy elevadas. Los bufetes de abogados son bien conocidos como objetivos de alto valor para el ransomware y otros tipos de ciberataques, porque almacenan un tesoro de los tipos de datos más valiosos para numerosas personas y empresas. Además, muchos bufetes ni siquiera están seguros de saber si se ha producido un ataque. Sepa esto: Ya no se trata de cuándo será atacada su empresa, sino de la gravedad del ataque y de las pérdidas que sufrirá.

Tener su propiedad intelectual y los datos confidenciales de sus clientes en servidores locales significa que su equipo informático debe estar altamente cualificado para proteger su red y sus servidores. La mayoría de los equipos de TI de los pequeños bufetes llevan muchos sombreros y no pueden dedicar recursos a tiempo completo a la seguridad de la red. Por lo tanto, colocar este valioso contenido en un DMS basado en la nube reduce la carga del equipo informático del bufete y la traslada al proveedor del DMS.

Los proveedores de DMS basados en la nube invierten mucho tiempo, dinero y esfuerzo en construir las cámaras acorazadas y los sistemas más seguros tanto para proteger como para minimizar las pérdidas en todos los datos de sus clientes. Ninguna empresa pequeña va a alcanzar jamás esos niveles de seguridad. Elementos como la autenticación de dos factores, el cifrado, los sistemas de alerta que detienen las actividades sospechosas en cuanto se detectan, las auditorías de seguridad de terceros y los planes específicos de respuesta a incidentes protegen a las empresas de la pérdida de datos cuando se intenta un ciberataque.

No sólo todo lo anterior, sino que su proveedor de DMS en la nube puede proporcionarle asistencia en las auditorías de seguridad realizadas por clientes o proveedores de seguros, que pueden resultar especialmente gravosas para un equipo informático ya saturado.

Nube frente a local: El claro argumento a favor de menores costes y mayor flexibilidad

Los sistemas in situ exigen grandes inversiones en hardware, software y personal. Como la ley

Cuando las empresas crecen, estos costes se multiplican y requieren servidores, almacenamiento y espacio adicionales, lo que sobrecarga los presupuestos y los recursos informáticos.

Por el contrario, el software basado en la nube, ofrece una solución más rentable y escalable para los pequeños bufetes. Las soluciones en la nube reducen los gastos generales y ofrecen la flexibilidad necesaria para ampliar las operaciones de forma rápida y eficaz, lo que permite a los bufetes satisfacer las exigencias de la práctica jurídica moderna sin limitaciones de infraestructura física.

Barrila Law adoptó plenamente un funcionamiento sin papel y basado en la nube, reduciendo los costes relacionados con la impresión y el almacenamiento. Esta transición no sólo mejoró su productividad, sino también su equilibrio entre vida laboral y personal, ya que podían trabajar a distancia durante los cortes de electricidad, garantizando la continuidad de las operaciones.

Hoy en día, poder trabajar eficazmente desde cualquier lugar no es algo bonito de tener, sino algo imprescindible. Disponer de una tecnología basada en la nube, significa no tener que soportar más configuraciones de escritorio remoto engorrosas, costosas y problemáticas, y menos llamadas de TI por las noches y los fines de semana. Los equipos jurídicos y administrativos simplemente inician sesión desde cualquier lugar utilizando el navegador de Internet de su elección, con la seguridad de que su contenido está protegido dentro del DMS. Incluso sin tener que cargar con el portátil del bufete durante las vacaciones, las emergencias de los clientes se gestionan fácilmente, ya que el contenido es accesible incluso en dispositivos móviles.

Por qué la tecnología en nube con IA incorporada es la mejor opción para los bufetes de abogados

La tecnología en la nube combinada con la IA y la automatización proporciona una solución transformadora que agiliza las operaciones y mejora significativamente la productividad. Con todos los caminos que conducen a un documento y sus numerosos y complejos flujos de trabajo basados en documentos, esto es aún más cierto para los bufetes de abogados. Veamos cómo las herramientas en la nube impulsadas por la IA e integradas en el DMS están remodelando la tecnología de los bufetes de abogados.

1 ) Mayor eficacia con la automatización

Los sistemas de gestión de documentos que son soluciones en la nube impulsadas por la IA pueden automatizar tareas rutinarias, como la generación de documentos, la extracción de datos y el resumen, lo que permite a los administradores de TI y al personal jurídico centrarse en un trabajo más estratégico y de mayor valor. Por ejemplo, en Common Ground Condo Law, las herramientas de automatización ayudaron a agilizar la creación de documentos, ahorrando tiempo y reduciendo los errores de redacción, además de abrir nuevas líneas de atención al cliente. Incluso han podido liberar tiempo de los abogados al transferir algunas tareas automatizadas al personal. Los pequeños bufetes pueden lograr considerables ganancias de productividad adoptando la automatización impulsada por la IA y aumentar su capacidad para atender a más clientes o abrir nuevas líneas de negocio.

2 ) Capacidad para trabajar desde cualquier lugar

Tal y como ha experimentado Barrila Law, la transición a un DMS basado en la nube ofrece a los bufetes de abogados la flexibilidad de trabajar a distancia al tiempo que mejora la colaboración y la productividad. Con un acceso seguro a los documentos desde cualquier lugar, los abogados pueden compartir archivos sin problemas y colaborar en tiempo real, garantizando que la información crítica esté siempre a su alcance, lo que permite a los bufetes responder rápidamente a las necesidades de los clientes independientemente de su ubicación. Este moderno enfoque no sólo favorece un equilibrio más saludable entre la vida laboral y personal y abre la posibilidad de aumentar el número de empleados a distancia, sino que también posiciona al bufete como líder con visión de futuro tanto para los empleados como para los clientes, que esperan que la tecnología de sus abogados sea moderna y comparable a la que utilizan en su vida personal.

3 ) Una pila tecnológica simplificada

Contar con una base tecnológica sencilla marca una gran diferencia, como ha experimentado Common Ground Condo Law. La IA generativa se está desarrollando rápidamente y ha dado lugar a una serie de proveedores de tecnología jurídica totalmente nuevos y no probados que hacen bien una o dos cosas. Invertir en una única plataforma DMS jurídica específica de IA que proporcione un conjunto completo de sólidas herramientas de IA generativa con amplia aplicabilidad a múltiples flujos de trabajo y áreas de práctica va a ser mucho menos costoso y complejo que tener que invertir y gestionar múltiples soluciones puntuales. Además, dado que el SGD sirve como núcleo de gobierno de la información para los datos más importantes y sensibles de un bufete, así como para los de sus clientes, los abogados no quieren sustraer archivos de la protección del SGD y cargarlos en otras soluciones tecnológicas (a menudo totalmente nuevas). Esto no sólo aumenta el riesgo, sino que complica aún más unos flujos de trabajo ya de por sí complejos. Esta complejidad y riesgo añadidos afectan tanto a los usuarios finales como al equipo informático que tiene que dar soporte a sus necesidades tecnológicas.

4 ) Colaboración en tiempo real y control de versiones

Las plataformas en la nube mejoran la colaboración en equipo al permitir a los profesionales jurídicos trabajar en documentos simultáneamente, tanto con colaboradores internos como externos. Con NetDocuments, por ejemplo, el control de versiones garantiza que no se pierda ninguna edición, y los equipos pueden hacer un seguimiento de cada cambio en tiempo real, mejorando la velocidad y la precisión de la preparación de los casos. Los equipos jurídicos pueden trabajar juntos en distintas ubicaciones sin preocuparse por los conflictos entre documentos o la pérdida de datos.

5 ) Escalabilidad que se adapta al crecimiento de la empresa

A medida que los bufetes de abogados se expanden, su infraestructura informática debe poder escalar en consecuencia. Las plataformas en la nube ofrecen una escalabilidad sin fisuras, permitiendo a los administradores de TI ajustar recursos como el almacenamiento o nuevas herramientas según sea necesario. Al adoptar soluciones en la nube, los bufetes se aseguran de no estar restringidos por sistemas obsoletos que limitan su capacidad de crecer y evolucionar con el mercado.

6 ) Mejora del servicio al cliente con la gestión de documentos impulsada por la IA

Las soluciones en la nube impulsadas por la IA simplifican la búsqueda y organización de documentos jurídicos, lo que permite a los bufetes ofrecer un asesoramiento puntual y fiable a sus clientes. Barrila Law observó mejoras en el servicio al cliente al utilizar la gestión de documentos impulsada por IA para analizar rápidamente grandes conjuntos de datos, respondiendo a las consultas de los clientes con mayor rapidez y precisión. Este nivel de servicio no sólo aumenta la satisfacción del cliente, sino que también posiciona al bufete como líder en innovación jurídica.

7 ) Mayor seguridad de los datos con información en tiempo real

Los clientes preguntan cada vez más por la seguridad. Las plataformas en la nube ofrecen detección de amenazas y perspectivas en tiempo real, lo que permite a los bufetes gestionar los riesgos de seguridad de forma proactiva. Esto fue fundamental para Lee & Lee, un bufete de abogados que hizo la transición a la gestión de documentos basada en la nube. Las herramientas de supervisión en tiempo real les ayudaron a cumplir las estrictas normas de seguridad de los datos, salvaguardando al mismo tiempo la información confidencial de los clientes. Estas herramientas dan a los administradores de TI la confianza necesaria para hacer frente a posibles brechas antes de que se produzcan y cumplir los requisitos de clientes y aseguradoras, manteniendo a salvo los datos del bufete.

8 ) Ahorro de costes y eficacia operativa

La computación en nube integrada con la IA reduce los gastos operativos al eliminar la necesidad de costosos servidores locales. Por ejemplo, Richard and Richard P.A. obtuvo un ahorro inmediato de costes tras la transición a un DMS basado en la nube, con herramientas de IA que automatizaban tareas que antes eran manuales. Esto permitió al bufete gestionar los presupuestos de forma más eficaz sin sacrificar el rendimiento o la eficiencia. Además, con su amplia red de integraciones con herramientas de terceros en las que confían los abogados, como la mayoría de los sistemas de gestión de la práctica jurídica como Clio, un DMS basado en la nube específico para el sector jurídico puede suavizar los flujos de trabajo y, a veces, eliminar por completo la necesidad de otro software.

9 ) Fomentar una mayor colaboración entre abogados e informáticos

Los abogados, a menudo reacios a adoptar nuevas tecnologías, ven un impacto directo en su capacidad para gestionar los casos de forma más eficaz, lo que impulsa un mayor interés y entusiasmo en la financiación de proyectos informáticos. Las mejoras visibles, desde la automatización que reduce el tiempo dedicado a tareas rutinarias hasta las herramientas mejoradas con IA que agilizan el trabajo de los clientes, fomentan la voluntad de los profesionales del Derecho de apoyar y defender las nuevas iniciativas tecnológicas. Este bucle de retroalimentación positiva -en el que los beneficios claros conducen a un mayor interés e inversión en soluciones tecnológicas- garantiza un apoyo continuado a los avances informáticos que, en última instancia, mejoran el rendimiento del bufete y los resultados para el cliente.

Una transición sin fisuras: Su guía paso a paso para la adopción de la nube y la IA

La transición a un DMS basado en la nube con integración de IA puede parecer desalentadora. Sin embargo, los administradores de TI pueden dirigir una migración sin problemas con el enfoque adecuado. He aquí cómo:

• Alineación: El camino más seguro hacia el éxito es alinear sus esfuerzos con la estrategia empresarial de la firma. Si puede vincular este proyecto a los elementos contenidos en el plan estratégico general de la empresa, será más fácil conseguir su aceptación y financiación.
• Evaluación: Evalúe su infraestructura informática actual para identificar ineficiencias, como hardware obsoleto o escalabilidad limitada. Determine qué áreas, como los flujos de trabajo o la seguridad, pueden mejorarse adoptando herramientas en la nube mejoradas con IA.
• Selección: Elija un DMS jurídico específico basado en la nube que se ajuste a los requisitos de su bufete. Dé prioridad a funciones como la automatización mediante IA, el control de versiones, la organización por materias, la búsqueda robusta y la seguridad. Plataformas como NetDocuments ofrecen una integración perfecta y sólidas funciones de IA diseñadas para bufetes de abogados.
• Planificación: Cree una hoja de ruta detallada, que incluya plazos, estrategias de migración de datos y calendarios de formación. Implique a las partes interesadas para garantizar la alineación y reducir las interrupciones durante la migración.
• Formación: Ofrezca una formación exhaustiva para asegurarse de que su equipo se siente cómodo con las nuevas herramientas antes de la migración. Céntrese en los flujos de trabajo automatizados y en la colaboración en tiempo real para ayudar al equipo a adaptarse rápidamente.‍
• Despliegue: Programe la migración durante un periodo tranquilo para minimizar las interrupciones. La mayoría de las migraciones se producen en un solo fin de semana. Richard y Richard P.A. programaron su migración durante una fase de baja actividad, lo que garantizó una transición fluida con un tiempo de inactividad mínimo.
• Revisión y optimización: Evalúe el rendimiento del nuevo SGD con regularidad, recabando comentarios para introducir mejoras continuas. Optimice funciones como la colaboración en tiempo real y las integraciones con sus otras herramientas para lograr una eficacia a largo plazo.

Prepare su empresa para el futuro con un DMS inteligente basado en la nube

Para seguir siendo competitivo en el panorama jurídico actual, es esencial trasladar la infraestructura de su bufete a la nube. Los sistemas locales tradicionales no pueden seguir el ritmo de las exigencias de la práctica jurídica moderna. Un DMS basado en la nube con capacidades impulsadas por IA impulsará la eficiencia, mejorará la seguridad y permitirá la colaboración en tiempo real, posicionando a su bufete para el éxito a largo plazo.

Ahora es el momento de actuar. La transición a un DMS basado en la nube no sólo reduce los costes, sino que desbloquea el poder de la automatización impulsada por la IA y una mayor eficiencia. Es más que una actualización tecnológica: es una decisión estratégica que capacita a su empresa para escalar, adaptarse y liderar un mercado en rápida evolución.

Comience hoy mismo y explore el DMS basado en la nube de NetDocuments que cuenta con herramientas de automatización e IA integradas para ayudar a impulsar flujos de trabajo más inteligentes, relaciones más sólidas con los clientes y un crecimiento sostenible.

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