For å tilby en mer sømløs opplevelse har NetDocuments og DocuSign bygget en integrasjon som lar deg sende, motta og spore DocuSign-konvolutter i NetDocuments-miljøet ditt. Slutt på nedlasting, lagring og opplasting av filer. Det kan være vanskelig å forhandle en kontrakt, men det trenger ikke å være det å gjennomføre den.

Hvem har tilgang til integrasjonen?

For å dra nytte av NetDocuments + DocuSign eSignature- integrasjonen trenger du NetDocuments ORGANIZE-løsningen og en DocuSign eSignature-lisens.

Du kan kontakte NetDocuments-kontoansvarlig når du er klar til å aktivere integrasjonen i NetDocuments-miljøet ditt. Deretter aktiverer du den i «Annet»-delen av NetDocuments-administrasjonskonsollen.

Etter integrasjonen kan teamet ditt komme i gang. Hver bruker må logge inn med DocuSign-legitimasjonen sin når de sender dokumenter til signering. NetDocuments-brukerens konto er ikke koblet til DocuSign-kontoen deres. Teamet ditt kan bruke forskjellige kontoer. For å spare alle tid husker NetDocuments kontolegitimasjonen i 30 dager, slik at du ikke trenger å logge inn hver gang.

Påvirker integrasjonen DocuSign-innholdet ditt?

Alle vil vite om de vil gå glipp av DocuSign-funksjonene sine. Nei! En fordel med denne integrasjonen er at dokumentene dine starter og slutter i NetDocuments-løsningen. Den er effektiv og sikker. Du kan imidlertid få tilgang til DocuSign-kontoen din for å jobbe med innholdet ditt der og funksjonalitetene. Du vil fortsatt dra nytte av arbeidsflyter, varslingsinnstillinger og revisjonsspor.

Vi vet at maler hjelper teamet ditt med å holde seg oppdatert og jobbe effektivt. Du vil ikke tape noe – du kan bruke DocuSign-malene du allerede har opprettet med denne integrasjonen. Alt du er vant til å gjøre i DocuSign, kan du fortsette å gjøre.

En viktig avklaring er at dokumenter som starter i DocuSign ikke overføres til NetDocuments-plattformen din. Foreløpig returnerer bare dokumenter der signeringsprosessen starter i NetDocuments automatisk til NetDocuments.

Når det gjelder sertifikatet, finner du det i DocuSign på samme måte som før. I fremtiden vil du også kunne lagre det i NetDocuments.

Slik fungerer det: Svar på spørsmålene dine

Du kan opprette et dokument i NetDocuments og bruke DocuSign til å sende det til signering. Gjennom denne integrasjonen trenger du aldri å forlate NetDocuments for å inngå avtaler. Det er en enkel, effektiv alt-i-ett-løsning, og teamet ditt trenger ikke å lagre noe lokalt.
For øyeblikket kan du bare sende ett dokument om gangen – du kan ikke sende flere samtidig gjennom denne integrasjonen. Du kan imidlertid bruke SetBuilder til å kombinere flere dokumenter til én PDF. Det er en nyttig løsning inntil vi distribuerer det neste settet med funksjoner.

Når det gjelder å opprette en signeringsrekkefølge for flere mottakere, kan du angi en i NetDocuments-skjermen eller i DocuSign før du sender et dokument.

Etter at du har sendt ut en konvolutt for signaturer, «låser» NetDocuments dokumentet, slik at ingen kan sende det ut igjen via DocuSign. I NetDocuments ser du en liten DocuSign-logo etter filnavnet. For å sende et dokument ut en gang til, må du annullere og gjenskape signaturarbeidsflyten.

Mens konvolutten er i andre parters hender, kan du og eventuelle kolleger på dokumentlisten spore statusen, inkludert hvem som har mottatt, sett og signert avtalen. Denne integrasjonen gir full oversikt over godkjenningsprosessen.

Når mottakerne signerer dokumentet, kommer det tilbake til NetDocuments som et nytt dokument. DocuSign-signaturprosessen oppretter en fullstendig PDF-fil med alle signaturene. Du finner den nye filen i samme NetDocuments-mappe som originalen, med «(Signert)» lagt til dokumentnavnet.

Vil du sende dokumentet til noen andre enn en underskriver? Ikke noe problem. NetDocuments lar deg legge til flere mottakere, og du kan også redigere dette i DocuSign.

Når det gjelder å holde oversikt over et dokument, vil du motta varsler fra DocuSign på samme måte som du alltid har gjort. DocuSign sender ut e-postvarsler til dokumentets opphavsmenn og underskrivere. I tillegg vil du kunne se statusen for signaturarbeidsflyten din i dokumentdetaljpanelet i NetDocuments.

Vi vet at det tar tid å bli vant til en ny integrasjon og arbeidsflyt. Hvis du har andre spørsmål, finner du dokumentasjon på supportsiden vår.

Våre neste steg

I fase 2 vil DocuSign-integrasjonen være tilgjengelig i NetDocuments' DELIVER-løsning, som inkluderer SetBuilder. Andre funksjoner vi ser frem til å lansere er:

• Sende flere dokumenter i én konvolutt;
• Lagre et utført dokument som en ny versjon av dokumentet; og
• Lagre DocuSign-sertifikatet sammen med det utførte dokumentet.

Disse funksjonene vil gi deg og teamet ditt større fleksibilitet og effektivitet i innsamlingen av signaturer.

Har du flere spørsmål om integreringen av NetDocuments og DocuSign eSignature? Sjekk ut vanlige spørsmål .