Afin d'offrir une expérience plus fluide, NetDocuments et DocuSign ont mis au point une intégration qui vous permet d'envoyer, de recevoir et de suivre les enveloppes DocuSign dans votre environnement NetDocuments. Plus besoin de télécharger, d'enregistrer et de charger des fichiers. La négociation d'un contrat peut être difficile, mais son exécution ne doit pas nécessairement l'être.

Qui a accès à l'intégration ?

Pour profiter de l'intégration NetDocuments + DocuSign eSignature, vous devez disposer de la solution NetDocuments ORGANIZE et d'une licence DocuSign eSignature.

Vous pouvez contacter votre gestionnaire de compte NetDocuments lorsque vous êtes prêt à activer l'intégration dans votre environnement NetDocuments. Vous pourrez ensuite l'activer dans la section « Autres » de la console d'administration NetDocuments.

Une fois l'intégration terminée, votre équipe peut se mettre au travail. Chaque utilisateur doit se connecter à l'aide de ses identifiants DocuSign lorsqu'il envoie des documents à signer. Le compte utilisateur NetDocuments n'est pas lié à son compte DocuSign. Votre équipe peut utiliser différents comptes. Pour gagner du temps, NetDocuments mémorise les identifiants de connexion pendant 30 jours, vous évitant ainsi de devoir vous reconnecter à chaque fois.

L'intégration a-t-elle un impact sur votre contenu DocuSign ?

Tout le monde veut savoir s'il va perdre les fonctionnalités de DocuSign. Non ! L'un des avantages de cette intégration est que vos documents sont créés et stockés dans la solution NetDocuments. C'est efficace et sûr. Cependant, vous pouvez accéder à votre compte DocuSign pour travailler avec votre contenu et ses fonctionnalités. Vous continuerez à bénéficier des workflows, des paramètres de notification et de la piste d'audit.

Nous savons que les modèles aident votre équipe à rester sur la même longueur d'onde et à travailler efficacement. Vous n'y perdrez rien : vous pouvez utiliser les modèles DocuSign que vous avez déjà créés avec cette intégration. Tout ce que vous avez l'habitude de faire dans DocuSign, vous pouvez continuer à le faire.

Il est important de préciser que les documents créés dans DocuSign ne sont pas transférés vers votre plateforme NetDocuments. Pour l'instant, seuls les documents dont le processus de signature commence dans NetDocuments sont automatiquement renvoyés vers NetDocuments.

Quant au certificat, vous le trouverez dans DocuSign, comme auparavant. À l'avenir, vous pourrez également le stocker dans NetDocuments.

Comment ça marche : réponses à vos questions

Vous pouvez créer un document dans NetDocuments et utiliser DocuSign pour l'envoyer en vue de sa signature. Grâce à cette intégration, vous n'avez plus besoin de quitter NetDocuments pour exécuter des contrats. Il s'agit d'une solution simple, efficace et tout-en-un, qui évite à votre équipe d'avoir à enregistrer quoi que ce soit localement.
Actuellement, vous ne pouvez envoyer qu'un seul document à la fois. Cette intégration ne vous permet pas d'envoyer plusieurs documents à la fois. Cependant, vous pouvez utiliser SetBuilder pour combiner plusieurs documents en un seul fichier PDF. Il s'agit d'une solution pratique en attendant le déploiement de la prochaine série de fonctionnalités.

Pour créer un ordre de signature pour plusieurs destinataires, vous pouvez le définir dans l'écran NetDocuments ou dans DocuSign avant d'envoyer un document.

Après avoir envoyé une enveloppe pour signature, NetDocuments « verrouille » le document, empêchant ainsi quiconque de le renvoyer via DocuSign. Dans NetDocuments, vous verrez un petit logo DocuSign après le nom du fichier. Pour envoyer un document une deuxième fois, vous devrez annuler et recréer le flux de travail de signature.

Même lorsque l'enveloppe est entre les mains d'autres parties, vous et tous vos collègues figurant sur la liste des destinataires du document pouvez suivre son statut, notamment savoir qui a reçu, consulté et signé l'accord. Cette intégration offre une visibilité totale sur le processus d'approbation.

Une fois que vos destinataires ont signé le document, celui-ci revient dans NetDocuments sous la forme d'un nouveau document. Le processus de signature DocuSign crée un fichier PDF entièrement exécuté contenant toutes les signatures. Vous trouverez le nouveau fichier dans le même dossier NetDocuments que l'original, avec la mention « (Signé) » ajoutée au nom du document.

Vous souhaitez envoyer le document à une personne autre que le signataire ? Pas de problème. NetDocuments vous permet d'ajouter des destinataires supplémentaires, et vous pouvez également modifier cela dans DocuSign.

Pour ce qui est du suivi d'un document, vous recevrez des notifications de DocuSign comme vous l'avez toujours fait. DocuSign enverra des notifications par e-mail aux auteurs et aux signataires du document. De plus, vous pourrez voir l'état d'avancement de votre flux de travail de signature dans le panneau des détails du document dans NetDocuments.

Nous savons qu'il faut du temps pour s'habituer à une nouvelle intégration et à un nouveau flux de travail. Si vous avez d'autres questions, vous trouverez de la documentation sur notre site d'assistance.

Nos prochaines étapes

Au cours de la phase 2, l'intégration DocuSign sera disponible dans la solution DELIVER de NetDocuments, qui comprend SetBuilder. Parmi les autres fonctionnalités que nous avons hâte de déployer, citons :

• Envoi de plusieurs documents dans une seule enveloppe ;
• Enregistrer un document exécuté en tant que nouvelle version du document ; et
• Enregistrement du certificat DocuSign avec le document signé.

Ces fonctionnalités vous offriront, à vous et à votre équipe, une plus grande flexibilité et une plus grande efficacité dans la collecte des signatures.

Vous avez d'autres questions concernant l'intégration de NetDocuments et DocuSign eSignature ? Consultez la FAQ.