Para oferecer uma experiência mais perfeita, a NetDocuments e a DocuSign criaram uma integração que lhe permite enviar, receber e seguir envelopes da DocuSign no seu ambiente NetDocuments. Chega de descarregar, guardar e carregar ficheiros. A negociação de um contrato pode ser difícil, mas a sua execução não tem de o ser.

Quem tem acesso à integração?

Para tirar partido da integração NetDocuments + DocuSign eSignature, é necessária a solução NetDocuments ORGANIZE e uma licença DocuSign eSignature.

Pode contactar o seu gestor de conta NetDocuments quando estiver pronto para ativar a integração no seu ambiente NetDocuments. Em seguida, activá-la-á na secção "Outros" da consola de administração do NetDocuments.

Após a integração, a sua equipa pode começar a trabalhar. Cada utilizador tem de iniciar sessão com as suas credenciais DocuSign quando envia documentos para assinatura. A conta do utilizador NetDocuments não está ligada à sua conta DocuSign. A sua equipa pode utilizar várias contas. Para poupar algum tempo a todos, o NetDocuments memoriza as credenciais da conta durante 30 dias, para que não seja necessário iniciar sessão de cada vez.

A integração tem impacto no seu conteúdo DocuSign?

Toda a gente quer saber se vai perder as funcionalidades do DocuSign. Não! Uma das vantagens desta integração é que os seus documentos começam e terminam na solução NetDocuments. É eficiente e seguro. No entanto, pode aceder à sua conta DocuSign para trabalhar com o seu conteúdo e as suas funcionalidades. Continuará a beneficiar dos fluxos de trabalho, das definições de notificação e da pista de auditoria.

Sabemos que os modelos ajudam a sua equipa a manter-se na mesma página e a trabalhar de forma eficiente. Não vai perder nada - pode utilizar os modelos do DocuSign que já criou com esta integração. Tudo o que está habituado a fazer no DocuSign, pode continuar a fazê-lo.

Um esclarecimento importante é que os documentos que começam no DocuSign não são transferidos para a sua plataforma NetDocuments. Por enquanto, apenas os documentos cujo processo de assinatura se inicia no NetDocuments regressam automaticamente ao NetDocuments.

Quanto ao certificado, encontrá-lo-á na DocuSign, tal como anteriormente. No futuro, também o poderá guardar no NetDocuments.

Como funciona: Respostas às suas perguntas

Pode criar um documento no NetDocuments e utilizar o DocuSign para o enviar para assinatura. Através desta integração, nunca tem de sair do NetDocuments para executar acordos. É uma solução simples, eficiente e tudo-em-um, e não é necessário que a sua equipa guarde nada localmente.
Atualmente, só pode enviar um documento de cada vez - não é possível enviar vários em conjunto através desta integração. No entanto, pode utilizar o SetBuilder para combinar vários documentos num único PDF. É uma solução alternativa útil até implementarmos o próximo conjunto de recursos.

Quanto à criação de uma ordem de assinatura para vários destinatários, pode defini-la no ecrã NetDocuments ou no DocuSign antes de enviar um documento.

Depois de enviar um envelope para assinaturas, o NetDocuments "bloqueia" o documento, impedindo qualquer pessoa de o enviar novamente através do DocuSign. No NetDocuments, verá um pequeno logótipo da DocuSign após o nome do ficheiro. Para enviar um documento uma segunda vez, terá de anular e recriar o fluxo de trabalho de assinaturas.

Enquanto o envelope está nas mãos de outras partes, o utilizador e quaisquer colegas na lista de documentos podem acompanhar o seu estado, incluindo quem recebeu, visualizou e assinou o acordo. Esta integração oferece uma visibilidade total do processo de aprovação.

Quando os destinatários assinam o documento, este regressa à NetDocuments como um novo documento. O processo de assinatura do DocuSign cria um PDF totalmente executado com todas as assinaturas. Encontrará o novo ficheiro na mesma pasta NetDocuments que o original com "(Assinado)" adicionado ao Nome do documento.

Pretende enviar o documento a alguém que não seja um signatário? Não há problema. O NetDocuments permite-lhe adicionar destinatários adicionais e também pode editá-los no DocuSign.

Quando se trata de acompanhar um documento, receberá notificações da DocuSign da mesma forma que sempre recebeu. A DocuSign enviará notificações por correio eletrónico aos criadores e signatários do documento. Além disso, poderá ver o estado do seu fluxo de trabalho de assinatura no painel de detalhes do documento no NetDocuments.

Sabemos que leva algum tempo a habituar-se a uma nova integração e fluxo de trabalho. Se tiver outras questões, encontrará documentação no nosso sítio de apoio.

Os nossos próximos passos

Na Fase 2, a integração da DocuSign estará disponível na solução DELIVER da NetDocuments, que inclui o SetBuilder. Outras funcionalidades que aguardamos com expetativa são:

• Envio de vários documentos num único envelope;
• Gravar um documento executado como uma nova versão do documento; e
• Guardar o certificado DocuSign juntamente com o documento executado.

Estas caraterísticas oferecem-lhe a si e à sua equipa maior flexibilidade e eficiência na recolha de assinaturas.

Tem mais perguntas sobre a integração da assinatura eletrónica NetDocuments e DocuSign? Consulte as FAQs.