Per offrire un'esperienza ancora più fluida, NetDocuments e DocuSign hanno sviluppato un'integrazione che consente di inviare, ricevere e monitorare le buste DocuSign direttamente nell'ambiente NetDocuments. Non è più necessario scaricare, salvare e caricare i file. Negoziare un contratto può essere difficile, ma la sua sottoscrizione non deve esserlo per forza.

Chi ha accesso all'integrazione?

Per poter usufruire dell'integrazione tra NetDocuments e DocuSign eSignature, è necessario disporre della soluzione NetDocuments ORGANIZE e di una licenza DocuSign eSignature.

Quando sarai pronto ad attivare l'integrazione nel tuo ambiente NetDocuments, potrai contattare il tuo account manager di NetDocuments. Successivamente, dovrai abilitarla nella sezione “Altro” della console di amministrazione di NetDocuments.

Una volta completata l'integrazione, il tuo team potrà iniziare a lavorare. Ogni utente dovrà effettuare l'accesso con le proprie credenziali DocuSign quando invia documenti da firmare. L'account utente di NetDocuments non è collegato all'account DocuSign. Il tuo team potrà utilizzare diversi account. Per far risparmiare tempo a tutti, NetDocuments memorizza le credenziali dell'account per 30 giorni, così non sarà necessario effettuare l'accesso ogni volta.

L'integrazione influisce sui tuoi contenuti DocuSign?

Tutti vogliono sapere se perderanno l’accesso alle funzionalità di DocuSign. No! Uno dei vantaggi di questa integrazione è che i vostri documenti vengono gestiti interamente all’interno della soluzione NetDocuments. È efficiente e sicuro. Tuttavia, potrete accedere al vostro account DocuSign per lavorare sui vostri contenuti e utilizzare le relative funzionalità. Continuerete a beneficiare dei flussi di lavoro, delle impostazioni di notifica e della traccia di audit.

Sappiamo che i modelli aiutano il tuo team a rimanere allineato e a lavorare in modo efficiente. Non perderai nulla: con questa integrazione potrai utilizzare i modelli DocuSign che hai già creato. Potrai continuare a fare tutto ciò che sei abituato a fare in DocuSign.

È importante precisare che i documenti la cui procedura di firma ha inizio in DocuSign non vengono trasferiti nella piattaforma NetDocuments. Per il momento, solo i documenti la cui procedura di firma ha inizio in NetDocuments vengono automaticamente restituiti a NetDocuments.

Per quanto riguarda il certificato, lo troverai su DocuSign proprio come prima. In futuro, potrai salvarlo anche su NetDocuments.

Come funziona: le risposte alle tue domande

È possibile creare un documento in NetDocuments e utilizzare DocuSign per inviarlo in firma. Grazie a questa integrazione, non è più necessario uscire da NetDocuments per stipulare i contratti. Si tratta di una soluzione semplice, efficiente e completa, che non richiede al tuo team di salvare nulla in locale.
Al momento è possibile inviare un solo documento alla volta: questa integrazione non consente di inviare più documenti contemporaneamente. Tuttavia, puoi utilizzare SetBuilder per unire più documenti in un unico file PDF. Si tratta di una soluzione alternativa utile in attesa del rilascio della prossima serie di funzionalità.

Per quanto riguarda la creazione di un ordine di firma per più destinatari, è possibile impostarlo nella schermata di NetDocuments o in DocuSign prima di inviare un documento.

Dopo aver inviato una busta per la raccolta delle firme, NetDocuments “blocca” il documento, impedendo a chiunque di inviarlo nuovamente tramite DocuSign. In NetDocuments, vedrai un piccolo logo DocuSign dopo il nome del file. Per inviare un documento una seconda volta, dovrai annullare e ricreare il flusso di lavoro per la firma.

Sebbene la busta sia nelle mani di altre parti, tu e i colleghi presenti nell'elenco dei destinatari potete monitorarne lo stato, compreso chi ha ricevuto, visualizzato e firmato il contratto. Questa integrazione offre piena visibilità sul processo di approvazione.

Una volta che i destinatari avranno firmato il documento, questo tornerà su NetDocuments come nuovo documento. Il processo di firma di DocuSign crea un PDF completamente firmato con tutte le firme. Troverai il nuovo file nella stessa cartella di NetDocuments dell’originale, con la dicitura “(Firmato)” aggiunta al nome del documento.

Vuoi inviare il documento a qualcuno che non sia uno dei firmatari? Nessun problema. NetDocuments ti permette di aggiungere altri destinatari e puoi modificare questa impostazione anche in DocuSign.

Per quanto riguarda il monitoraggio di un documento, riceverai le notifiche da DocuSign come hai sempre fatto. DocuSign invierà notifiche via e-mail ai creatori e ai firmatari del documento. Inoltre, potrai visualizzare lo stato del flusso di lavoro relativo alla firma nel pannello dei dettagli del documento in NetDocuments.

Sappiamo che ci vuole tempo per abituarsi a una nuova integrazione e a un nuovo flusso di lavoro. Se avete altre domande, troverete la documentazione sul nostro sito di assistenza.

I nostri prossimi passi

Nella Fase 2, l’integrazione con DocuSign sarà disponibile nella soluzione DELIVER di NetDocuments, che include SetBuilder. Altre funzionalità che non vediamo l’ora di lanciare sono:

• Invio di più documenti in un'unica busta;
• Salvare un documento firmato come nuova versione del documento; e
• Salvataggio del certificato DocuSign insieme al documento firmato.

Queste funzionalità garantiranno a te e al tuo team maggiore flessibilità ed efficienza nella raccolta delle firme.

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