Para oferecer uma experiência mais perfeita, a NetDocuments e a DocuSign criaram uma integração que permite ao você enviar, receber e rastrear envelopes da DocuSign em seu ambiente NetDocuments. O você não precisa mais fazer download, salvar e carregar arquivos. Negociar um contrato pode ser difícil, mas executá-lo não precisa ser.

Quem tem acesso à integração?

Para aproveitar as vantagens da integração NetDocuments + DocuSign eSignature, o você precisa da solução NetDocuments ORGANIZE e de uma licença DocuSign eSignature.

O você pode entrar em contato com o gerente da sua conta NetDocuments quando estiver pronto para ativar a integração no seu ambiente NetDocuments. Em seguida, o você a ativará na seção "Other" (Outros) do console de administração do NetDocuments.

Após a integração, sua equipe pode começar a trabalhar. Cada usuário deve fazer login com suas credenciais do DocuSign ao enviar documentos para assinatura. A conta do usuário do NetDocuments não está vinculada à sua conta do DocuSign. Sua equipe pode usar várias contas. Para poupar o tempo de todos, o NetDocuments lembra as credenciais da conta por 30 dias, para que o você não precise fazer login todas as vezes.

A integração afeta seu conteúdo do DocuSign?

Todos querem saber se perderão os recursos do DocuSign. Não! Uma vantagem dessa integração é que seus documentos começam e terminam na solução NetDocuments. Isso é eficiente e seguro. No entanto, o você pode acessar sua conta da DocuSign para trabalhar com seu conteúdo e suas funcionalidades. O você ainda se beneficiará dos fluxos de trabalho, das configurações de notificação e da trilha de auditoria.

Sabemos que os modelos ajudam sua equipe a se manter na mesma página e a trabalhar com eficiência. O você não perderá nada - poderá usar os modelos do DocuSign que já criou com essa integração. Tudo o que o você está acostumado a fazer no DocuSign, pode continuar a fazer.

Um esclarecimento importante é que os documentos que começam no DocuSign não são transferidos para sua plataforma NetDocuments. Por enquanto, apenas os documentos em que o processo de assinatura começa no NetDocuments retornam automaticamente ao NetDocuments.

Quanto ao certificado, o você o encontrará no DocuSign da mesma forma que antes. No futuro, o você também poderá armazená-lo no NetDocuments.

Como funciona: Respostas às suas perguntas

O você pode criar um documento no NetDocuments e usar o DocuSign para enviá-lo para assinaturas. Com essa integração, o você nunca precisa sair do NetDocuments para assinar contratos. É uma solução simples, eficiente e completa, e não há necessidade de sua equipe salvar nada localmente.
Atualmente, só é possível enviar um documento por vez - não é possível enviar vários juntos por meio dessa integração. No entanto, o você pode usar o SetBuilder para combinar vários documentos em um único PDF. É uma solução alternativa útil até implementarmos o próximo conjunto de recursos.

Quanto à criação de uma ordem de assinatura para vários destinatários, o você pode defini-la na tela NetDocuments ou no DocuSign antes de enviar um documento.

Depois de enviar um envelope para assinaturas, o NetDocuments "bloqueia" o documento, impedindo que qualquer pessoa o envie novamente por meio do DocuSign. No NetDocuments, o você verá um pequeno logotipo da DocuSign após o nome do arquivo. Para enviar um documento uma segunda vez, o você teria que anular e recriar o fluxo de trabalho de assinatura.

Enquanto o envelope está nas mãos de outras partes, o você e todos os colegas da lista de documentos podem acompanhar o status, inclusive quem recebeu, visualizou e assinou o contrato. Essa integração oferece visibilidade total do processo de aprovação.

Depois que os destinatários assinam o documento, ele retorna ao NetDocuments como um novo documento. O processo de assinatura do DocuSign cria um PDF totalmente executado com todas as assinaturas. O você encontrará o novo arquivo na mesma pasta do NetDocuments que o original, com "(Assinado)" adicionado ao Nome do documento.

O você deseja enviar o documento para outra pessoa que não seja um signatário? Não tem problema. O NetDocuments permite que o você adicione outros destinatários e também pode editá-los no DocuSign.

Quando se trata de acompanhar um documento, o você receberá notificações da DocuSign da mesma forma que sempre recebeu. O DocuSign enviará notificações por e-mail para os originadores e signatários do documento. Além disso, o você poderá ver o status do seu fluxo de trabalho de assinatura no painel de detalhes do documento no NetDocuments.

Sabemos que leva tempo para o você se acostumar com uma nova integração e um novo fluxo de trabalho. Se o você tiver outras dúvidas, encontrará a documentação em nosso site de suporte.

Nossos próximos passos

Na Fase 2, a integração com a DocuSign estará disponível na solução DELIVER da NetDocuments, que inclui o SetBuilder. Outros recursos que estamos ansiosos para lançar são:

• Envio de vários documentos em um único envelope;
• Salvar um documento executado como uma nova versão do documento; e
• Salvar o certificado do DocuSign junto com o documento executado.

Esses recursos oferecerão ao você e à sua equipe maior flexibilidade e eficiência na coleta de assinaturas.

O você tem outras dúvidas sobre a integração entre NetDocuments e DocuSign eSignature? Consulte as perguntas frequentes.