Om een meer naadloze ervaring te bieden, hebben NetDocuments en DocuSign een integratie ontwikkeld waarmee u DocuSign-enveloppen kunt verzenden, ontvangen en volgen in uw NetDocuments-omgeving. U hoeft geen bestanden meer te downloaden, op te slaan en te uploaden. Het onderhandelen over een contract kan lastig zijn, maar het uitvoeren ervan hoeft dat niet te zijn.

Wie heeft toegang tot de integratie?

Om gebruik te kunnen maken van de integratie tussen NetDocuments en DocuSign eSignature, hebt u de NetDocuments ORGANIZE-oplossing en een DocuSign eSignature-licentie nodig.

U kunt contact opnemen met uw NetDocuments-accountmanager wanneer u klaar bent om de integratie in uw NetDocuments-omgeving in te schakelen. Vervolgens schakelt u deze in het gedeelte 'Overig' van de NetDocuments-beheerconsole in.

Na de integratie kan uw team aan de slag. Elke gebruiker moet zich aanmelden met zijn DocuSign-inloggegevens wanneer hij documenten ter ondertekening verstuurt. Het account van de NetDocuments-gebruiker is niet gekoppeld aan zijn DocuSign-account. Uw team kan verschillende accounts gebruiken. Om iedereen tijd te besparen, onthoudt NetDocuments de inloggegevens van het account gedurende 30 dagen, zodat u niet elke keer opnieuw hoeft in te loggen.

Heeft de integratie invloed op uw DocuSign-inhoud?

Iedereen wil weten of ze hun DocuSign-functies kwijtraken. Nee! Een voordeel van deze integratie is dat uw documenten beginnen en eindigen in de NetDocuments-oplossing. Dat is efficiënt en veilig. U kunt echter wel toegang krijgen tot uw DocuSign-account om daar met uw inhoud en de bijbehorende functionaliteiten te werken. U profiteert nog steeds van workflows, meldingsinstellingen en het controlespoor.

We weten dat sjablonen uw team helpen om op één lijn te blijven en efficiënt te werken. U hoeft niets te missen: u kunt de DocuSign-sjablonen die u al hebt gemaakt, blijven gebruiken met deze integratie. Alles wat u gewend bent te doen in DocuSign, kunt u blijven doen.

Een belangrijke opmerking is dat documenten die in DocuSign worden aangemaakt, niet naar uw NetDocuments-platform worden overgebracht. Voorlopig worden alleen documenten waarvan het ondertekeningsproces in NetDocuments begint, automatisch teruggestuurd naar NetDocuments.

Het certificaat vindt u net als voorheen in DocuSign. In de toekomst kunt u het ook opslaan in NetDocuments.

Hoe het werkt: antwoorden op uw vragen

U kunt een document aanmaken in NetDocuments en DocuSign gebruiken om het ter ondertekening te versturen. Dankzij deze integratie hoeft u NetDocuments nooit te verlaten om overeenkomsten uit te voeren. Het is een eenvoudige, efficiënte alles-in-één oplossing en uw team hoeft niets lokaal op te slaan.
Momenteel kunt u slechts één document per keer verzenden. U kunt via deze integratie niet meerdere documenten tegelijk verzenden. U kunt echter SetBuilder gebruiken om meerdere documenten te combineren tot één pdf-bestand. Dit is een handige tijdelijke oplossing totdat we de volgende reeks functies implementeren.

Wat betreft het aanmaken van een ondertekenvolgorde voor meerdere ontvangers, kunt u deze instellen in het NetDocuments-scherm of in DocuSign voordat u een document verzendt.

Nadat een envelop voor handtekeningen is verzonden, 'vergrendelt' NetDocuments het document, zodat niemand het opnieuw via DocuSign kan verzenden. In NetDocuments ziet u een klein DocuSign-logo achter de bestandsnaam. Om een document een tweede keer te verzenden, moet u de handtekeningworkflow ongeldig maken en opnieuw aanmaken.

Terwijl de envelop in handen is van andere partijen, kunnen u en uw collega's op de documentlijst de status ervan volgen, inclusief wie de overeenkomst heeft ontvangen, bekeken en ondertekend. Deze integratie biedt volledig inzicht in het goedkeuringsproces.

Zodra uw ontvangers het document hebben ondertekend, komt het terug naar NetDocuments als een nieuw document. Het DocuSign-ondertekeningsproces creëert een volledig ondertekende PDF met alle handtekeningen. U vindt het nieuwe bestand in dezelfde NetDocuments-map als het origineel, met '(Ondertekend)' toegevoegd aan de documentnaam.

Wilt u het document naar iemand anders dan een ondertekenaar sturen? Geen probleem. Met NetDocuments kunt u extra ontvangers toevoegen en dit kunt u ook in DocuSign bewerken.

Als het gaat om het bijhouden van een document, ontvangt u net als altijd meldingen van DocuSign. DocuSign stuurt e-mailmeldingen naar de opstellers en ondertekenaars van het document. Bovendien kunt u de status van uw handtekeningworkflow bekijken in het documentdetailvenster in NetDocuments.

We weten dat het tijd kost om aan een nieuwe integratie en workflow te wennen. Als u nog andere vragen heeft, vindt u documentatie op onze ondersteuningssite.

Onze volgende stappen

In fase 2 zal de DocuSign-integratie beschikbaar zijn in de DELIVER-oplossing van NetDocuments, waaronder SetBuilder. Andere functies die we graag willen introduceren zijn:

• Meerdere documenten in één envelop versturen;
• Een uitgevoerd document opslaan als een nieuwe versie van het document; en
• Het DocuSign-certificaat samen met het ondertekende document opslaan.

Deze functies bieden u en uw team meer flexibiliteit en efficiëntie bij het verzamelen van handtekeningen.

Heb je nog vragen over de integratie van NetDocuments en DocuSign eSignature? Bekijk dan de veelgestelde vragen.