För att erbjuda en mer smidig upplevelse har NetDocuments och DocuSign utvecklat en integration som gör det möjligt att skicka, ta emot och spåra DocuSign-kuvert i din NetDocuments-miljö. Nu behöver du inte längre ladda ner, spara och ladda upp filer. Att förhandla fram ett avtal kan vara svårt, men att genomföra det behöver inte vara det.

Vem har tillgång till integrationen?

För att kunna dra nytta av integrationen mellan NetDocuments och DocuSign eSignature behöver du NetDocuments ORGANIZE-lösningen och en DocuSign eSignature-licens.

Du kan kontakta din NetDocuments-kontoansvarige när du är redo att aktivera integrationen i din NetDocuments-miljö. Därefter aktiverar du den i avsnittet ”Övrigt” i NetDocuments Admin-konsolen.

Efter integrationen kan ditt team sätta igång. Varje användare måste logga in med sina DocuSign-inloggningsuppgifter när de skickar dokument för signering. NetDocuments-användarens konto är inte kopplat till deras DocuSign-konto. Ditt team kan använda olika konton. För att spara tid åt alla kommer NetDocuments ihåg inloggningsuppgifterna i 30 dagar, så att du inte behöver logga in varje gång.

Påverkar integrationen ditt DocuSign-innehåll?

Alla vill veta om de kommer att förlora sina DocuSign-funktioner. Nej! En fördel med denna integration är att dina dokument börjar och slutar i NetDocuments-lösningen. Det är effektivt och säkert. Du kan dock komma åt ditt DocuSign-konto för att arbeta med ditt innehåll och dess funktioner där. Du kommer fortfarande att kunna dra nytta av arbetsflöden, meddelandeinställningar och revisionsspår.

Vi vet att mallar hjälper ditt team att hålla sig på samma sida och arbeta effektivt. Du kommer inte att förlora något – du kan använda de DocuSign-mallar du redan har skapat med denna integration. Allt du är van att göra i DocuSign kan du fortsätta att göra.

En viktig förtydligande är att dokument som påbörjas i DocuSign inte överförs till din NetDocuments-plattform. För närvarande är det endast dokument där signaturprocessen påbörjas i NetDocuments som automatiskt återförs till NetDocuments.

Certifikatet hittar du i DocuSign på samma sätt som tidigare. I framtiden kommer du även att kunna lagra det i NetDocuments.

Hur det fungerar: Svar på dina frågor

Du kan skapa ett dokument i NetDocuments och använda DocuSign för att skicka det för signering. Tack vare denna integration behöver du aldrig lämna NetDocuments för att verkställa avtal. Det är en enkel, effektiv och heltäckande lösning, och ditt team behöver inte spara något lokalt.
För närvarande kan du bara skicka ett dokument åt gången – du kan inte skicka flera samtidigt via denna integration. Du kan dock använda SetBuilder för att kombinera flera dokument till en PDF-fil. Det är en användbar lösning tills vi implementerar nästa uppsättning funktioner.

När det gäller att skapa en signeringsordning för flera mottagare kan du ställa in en sådan i NetDocuments-skärmen eller i DocuSign innan du skickar ett dokument.

Efter att ha skickat ut ett kuvert för signaturer låser NetDocuments dokumentet, vilket förhindrar att någon skickar ut det igen via DocuSign. I NetDocuments visas en liten DocuSign-logotyp efter filnamnet. För att skicka ut ett dokument en andra gång måste du ogiltigförklara och återskapa signaturflödet.

Medan kuvertet är i andra parters händer kan du och alla kollegor på dokumentlistan spåra dess status, inklusive vem som har mottagit, granskat och undertecknat avtalet. Denna integration ger full insyn i godkännandeprocessen.

När mottagarna har undertecknat dokumentet skickas det tillbaka till NetDocuments som ett nytt dokument. DocuSign-signaturprocessen skapar en fullständigt undertecknad PDF-fil med alla signaturer. Du hittar den nya filen i samma NetDocuments-mapp som originalet, med tillägget ”(Undertecknat)” i dokumentnamnet.

Vill du skicka dokumentet till någon annan än en undertecknare? Inga problem. Med NetDocuments kan du lägga till ytterligare mottagare, och du kan också redigera detta i DocuSign.

När det gäller att hålla reda på ett dokument kommer du att få meddelanden från DocuSign på samma sätt som tidigare. DocuSign skickar e-postmeddelanden till dokumentets upphovsman och undertecknare. Dessutom kan du se statusen för ditt signaturflöde i dokumentdetaljpanelen i NetDocuments.

Vi vet att det tar tid att vänja sig vid en ny integration och ett nytt arbetsflöde. Om du har andra frågor hittar du dokumentation på vår supportsida.

Våra nästa steg

I fas 2 kommer DocuSign-integrationen att finnas tillgänglig i NetDocuments DELIVER-lösning, som inkluderar SetBuilder. Andra funktioner som vi ser fram emot att lansera är:

• Skicka flera dokument i ett kuvert;
• Spara ett exekverat dokument som en ny version av dokumentet; och
• Spara DocuSign-certifikatet tillsammans med det undertecknade dokumentet.

Dessa funktioner ger dig och ditt team större flexibilitet och effektivitet vid insamling av underskrifter.

Har du ytterligare frågor om integrationen mellan NetDocuments och DocuSign eSignature? Läs vanliga frågor och svar.