Jurister samarbeider nå digitalt (og eksternt!) akkurat som om de var sammen ansikt til ansikt i et konferanserom. Imidlertid opererer hvert firma og team litt annerledes enn hverandre, og alle ønsker å beholde det som fungerer for teamet sitt – og bruke det digitalt – i stedet for at teknologien dikterer hvordan de skal samarbeide.

Når det gjelder dokumentsamarbeid, blir den nevnte analogien med konferanserom vanskeligere: dagene med advokater som satt sammenkrøpet over en bunke med dokumenter i et avslutningsrom, et avtalerom eller et teammøte virker for lengst forbi, men å vise et dokument på en storskjerm i et konferanserom (eller via en videosamtale) er fortsatt vanlig.

Og gitt det nåværende globale klimaet, opplever de fleste advokater, firmaer, team og organisasjoner at personlige møter fortsatt er uaktuelle – noe som gjør digitalt samarbeid enda mer sentralt i hverdagen.

Det finnes tre typiske metoder for hvordan team samarbeider digitalt i dag.

• Sekvensielle utsjekkinger. I noen organisasjoner opprettes et utkast til dokument der flere personer redigerer det ved å sjekke det ut sekvensielt. Når alle har gjennomgått det, vil det bli innkalt til et møte for å ferdigstille.
• Samarbeid i sanntid. Noen team foretrekker å bruke samarbeid i sanntid der dokumentet er åpent i en nettleser der alle lagkameratene logger seg på, redigerer og kommenterer, ofte kolliderer de over spesifikke klausuler inntil en endelig versjon begynner å dukke opp. Mange team oppnår samarbeid i sanntid ved å åpne dokumenter i WordOnline fra dokumentbehandlingssystemet sitt (DMS), eller de laster opp dokumenter til en delt stasjon (f.eks. Google, NetDocuments-arbeidsområde, OneDrive, Dropbox Paper, Box osv.) og sender et varsel til teamet om å redigere/gjennomgå.
• E-post med en kontaktperson for «versjonskontroll». En annen samarbeidsmetode, og den vi skal diskutere utførlig, er versjonskontroll. Brukere sender en e-post til en gruppe, ber om tilbakemeldinger eller revisjoner, og én person er ansvarlig for å samle inn og syntetisere tilbakemeldinger til et sammenhengende sluttprodukt.

Den tredje metoden ble i stor grad tatt i bruk for å tillate diskusjon av et dokument samtidig som kjerneinnholdet beskyttes mot ikke-godkjente endringer. Selv om denne metoden gjør det mulig for digitale samtaler å sentrere seg rundt et dokument, er den utmerket til å lage lange, innviklede og ofte forvirrende e-posttråder som må leses nøye side om side med dokumentet for å virkelig forstå formålet med dialogen.

Denne uorganiserte tilbakemeldingen skaper ofte rom for forvirring, tvetydighet og ineffektivitet, i tillegg til økt rom for feil og misforståelser av tilbakemeldinger. I hovedsak er dette forskjellen mellom å snakke om et dokument kontra å diskutere deler av et dokument i kontekst, noe som er som å snakke gjennom et dokument.

Eliminer forvirring og minimer rom for feil med margnotater

Hos NetDocuments er vi tilhengere av å lage enkle løsninger på hverdagsbrukernes utfordringer. I samarbeid med kunnskapsarbeidere fra ulike bransjer er vi stolte av å lansere Margin Notes , en ny måte å spare tid på ved å effektivisere dokumentprosessene dine.

Margin Notes går utover muligheten til å forhåndsvise et dokument og gir tilgang til dokumentinnsikt ved første øyekast. Det forenkler dokumentgjennomganger ved å gjøre det enkelt å raskt forhåndsvise, kommentere og merke dokumenter uten å måtte laste ned filene til skrivebordet. Og med Margin Notes kan du bruke Margin Notes til å kommentere filer med kollegene dine i sanntid, og dra nytte av funnene for å raskt navigere gjennom personer, steder, selskaper og mer.

Med margnotater kan flere brukere ha diskusjoner om et dokument, foreslå og løse kommentarer, svare på hverandres kommentarer, alt i kontekst av dokumentet . Og det er dette det betyr å virkelig diskutere et dokument. Det er når hele teamet kan se hva kommentarene, meningene, forslagene og diskusjonene refererer til visuelt i dokumentet, i stedet for indirekte via vage referanser. Det reduserer forvirring eller miskommunikasjon, slik at teamene virkelig kan visualisere samtalene de tidligere hadde i e-post geografisk i dokumentet.

Takket være Margin Notes kan team nå jobbe digitalt, akkurat som de ville gjort dersom de satt i et rom og diskuterte ett dokument, markerte innholdet og diskuterte bestemte deler og setninger som om de jobbet på ett ark. Samtalen og redigeringene trenger ikke å skje etter hverandre, men kan nå skje samtidig, i sanntid, uten å påvirke den underliggende teksten. Margin Notes fungerer som et overlegg på dokumentene og endrer ikke dokumentteksten eller egenskapene, slik at team som jobber på denne måten får én sannhetskilde med mindre rom for feil, feiltolkninger eller forvirring.

Det er drivkraften bak å lindre stresset og flaskehalsene som oppstår ved digitalt og fjernt samarbeid som driver oss i NetDocuments til å komme opp med teknologiske løsninger som ikke bare er brukervennlige og effektive, men som også kan integreres i kundenes hverdag. Margin Notes er et godt eksempel på hva som kan skje når vi lytter til kundene våre og forstår deres smertepunkter. Med fjernarbeid og asynkront samarbeid som blir normen, må det å skape innovative måter for team å samarbeide på sparket, i en kontekst med liten risiko for feiltolkning eller forvirring, stå i sentrum.  

For å lære mer om Margin Notes, som er inkludert i NetDocuments PLAN-løsningen, kan du avtale en demonstrasjon i dag .