Os profissionais da área jurídica agora estão colaborando digitalmente (e remotamente!) como se estivessem reunidos pessoalmente em uma sala de conferência. No entanto, cada escritório e equipe operam de forma um pouco diferente, todos desejando manter o que funciona atualmente para sua equipe - e aplicá-lo digitalmente - em vez de fazer com que a tecnologia dite como eles devem colaborar.

Quando se trata de colaboração de documentos, a analogia da sala de conferência mencionada anteriormente se torna mais difícil: os dias dos advogados reunidos sobre uma pilha de documentos em uma sala de fechamento, uma sala de negociações ou uma reunião de equipe parecem ter acabado há muito tempo, mas a exibição de um documento em um monitor de tela grande em uma sala de conferência (ou por meio de uma chamada de vídeo) ainda é comum.

E, dado o clima global atual, a maioria dos advogados, escritórios, equipes e organizações está vendo que as reuniões presenciais estão fora de questão, o que torna a colaboração digital ainda mais essencial para a vida cotidiana.

Atualmente, há três métodos típicos de colaboração digital entre as equipes.

• Verificações sequenciais. Em algumas organizações, um rascunho de documento é criado e várias pessoas o editam, verificando-o sequencialmente. Depois que todos tiverem revisado, será convocada uma reunião para finalizar.
• Colaboração em tempo real. Algumas equipes preferem usar a colaboração em tempo real, em que o documento é aberto em um navegador no qual todos os colegas de equipe fazem login, editam e comentam, muitas vezes colidindo sobre cláusulas específicas até que uma versão final comece a aparecer. Muitas equipes realizam a colaboração em tempo real abrindo documentos no WordOnline a partir de seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS) ou enviam documentos para uma unidade compartilhada (por exemplo, Google, espaço de trabalho NetDocuments, OneDrive, Dropbox Paper, Box etc.) e enviam um aviso para a equipe editar/revisar.
• E-mail com um ponto de contato de "controle de versão". Outro método de colaboração, e o que discutiremos mais detalhadamente, é o controle de versão. Os usuários enviam um e-mail para um grupo, solicitam feedback ou revisões, e uma pessoa é responsável por coletar e sintetizar o feedback em um produto final coerente.

O terceiro método foi amplamente adotado para permitir a discussão de um documento e, ao mesmo tempo, proteger o conteúdo principal de alterações não aprovadas. Embora esse método possibilite que as conversas digitais se concentrem em um documento, ele é excelente para criar linhas de e-mail longas, complicadas e, muitas vezes, confusas, que devem ser lidas meticulosamente lado a lado com o documento para que o você possa realmente entender o objetivo do diálogo.

Esse feedback desorganizado geralmente abre espaço para confusão, ambiguidade e ineficiência, além de aumentar o espaço para erros e interpretações errôneas do feedback. Em essência, essa é a diferença entre falar sobre um documento e discutir partes de um documento no contexto, o que é semelhante a falar por meio de um documento.

Eliminando a confusão e minimizando a margem de erro com notas de margem

Na NetDocuments, somos fãs da criação de soluções simples para os desafios do usuário comum. Trabalhando com profissionais do conhecimento de vários setores, temos o orgulho de lançar Margin Notesuma nova maneira de economizar tempo ao simplificar seus processos de documentos.

O Margin Notes vai além da capacidade de visualizar um documento e permite que as percepções do documento estejam disponíveis à primeira vista. Ele simplifica as revisões de documentos, facilitando a visualização rápida, a anotação e a marcação de documentos sem a necessidade de baixar os arquivos para a área de trabalho. E, com o Margin Notes, o você pode usar o Margin Notes para fazer anotações em arquivos com seus colegas em tempo real e aproveitar as descobertas para navegar rapidamente por pessoas, lugares, empresas e muito mais.

Com as notas de margem, vários usuários podem ter discussões sobre um documento, sugerir e resolver comentários, responder aos comentários uns dos outros, tudo no contexto do documento. E isso é o que significa falar verdadeiramente sobre um documento. É quando toda a equipe pode ver a que os comentários, opiniões, sugestões e discussões se referem visualmente dentro do documento, em vez de indiretamente por meio de referências vagas. Isso reduz a confusão ou a falta de comunicação, permitindo que as equipes realmente visualizem geograficamente no documento as conversas que estavam tendo anteriormente por e-mail.

Graças ao Margin Notes, as equipes agora podem trabalhar digitalmente, como se estivessem sentadas em uma sala discutindo um documento, marcando o conteúdo, discutindo seções e frases específicas como se estivessem trabalhando em uma folha de papel. A conversa e as edições não precisam acontecer em sucessão, mas agora podem acontecer simultaneamente, em tempo real, sem afetar o texto subjacente. As Margin Notes atuam como uma sobreposição nos documentos e não alteram o texto ou as propriedades do documento, permitindo que as equipes que trabalham dessa forma tenham uma única fonte de verdade, com menos espaço para erros, interpretações errôneas ou confusão.

A pressão para aliviar o estresse e os gargalos causados pela colaboração digital e remota é o que nos impulsiona na NetDocuments a criar soluções tecnológicas que não sejam apenas fáceis de usar e eficazes, mas que possam ser assimiladas no dia a dia de nossos clientes. O Margin Notes é um ótimo exemplo do que pode acontecer quando ouvimos nossos clientes e entendemos seus pontos fracos. Com o trabalho remoto e a colaboração assíncrona se tornando a norma, a criação de maneiras inovadoras para que as equipes colaborem em tempo real, no contexto, com pouco risco de má interpretação ou confusão, terá que ocupar o centro do palco.  

Para saber mais sobre as Margin Notes, incluídas na solução NetDocuments PLAN, agende uma demonstração hoje mesmo.