Jurister samarbetar nu digitalt (och på distans!) precis som om de var tillsammans i ett konferensrum. Varje byrå och team arbetar dock på lite olika sätt, och alla vill behålla det som fungerar för just deras team – och tillämpa det digitalt – snarare än att låta tekniken diktera hur de ska samarbeta.

När det gäller dokumentsamarbete blir den ovannämnda konferensrumsanalogin svårare: tiden då advokater samlades kring en stapel dokument i ett förhandlingsrum, ett förhandlingsrum eller ett teammöte verkar vara förbi, men att visa ett dokument på en stor skärm i ett konferensrum (eller via ett videosamtal) är fortfarande vanligt.

Och med tanke på det rådande globala klimatet är det för de flesta advokater, byråer, team och organisationer fortfarande uteslutet att träffas fysiskt, vilket gör digitalt samarbete ännu mer centralt i vardagen.

Det finns tre typiska metoder för hur team samarbetar digitalt idag.

• Sekventiell utcheckning. I vissa organisationer skapas ett utkast till dokument som flera personer redigerar genom att checka ut det sekventiellt. När alla har granskat dokumentet kallas ett möte samman för att slutföra det.
• Samarbete i realtid. Vissa team föredrar att använda samarbete i realtid där dokumentet öppnas i en webbläsare där alla teammedlemmar loggar in, redigerar och kommenterar, ofta med diskussioner om specifika klausuler tills en slutgiltig version börjar ta form. Många team genomför realtidssamarbete genom att öppna dokument i WordOnline från sitt dokumenthanteringssystem (DMS), eller så laddar de upp dokument till en delad enhet (t.ex. Google, NetDocuments workspace, OneDrive, Dropbox Paper, Box, etc.) och skickar ett meddelande till teamet om att redigera/granska.
• E-post med en kontaktpunkt för versionskontroll. En annan samarbetsmetod, som vi kommer att diskutera ingående, är versionskontroll. Användarna skickar ett e-postmeddelande till en grupp, ber om feedback eller revideringar, och en person ansvarar för att samla in och sammanställa feedbacken till en sammanhängande slutprodukt.

Den tredje metoden antogs i stor utsträckning för att möjliggöra diskussioner om ett dokument samtidigt som dess kärninnehåll skyddades från icke godkända ändringar. Denna metod gör det möjligt att föra digitala samtal kring ett dokument, men den är också utmärkt för att skapa långa, invecklade och ofta förvirrande e-posttrådar som måste läsas noggrant parallellt med dokumentet för att man verkligen ska kunna förstå syftet med dialogen.

Denna oorganiserade feedback skapar ofta utrymme för förvirring, tvetydighet och ineffektivitet, förutom ökad risk för fel och feltolkningar av feedbacken. I grund och botten är detta skillnaden mellan att prata om ett dokument och att diskutera delar av ett dokument i sitt sammanhang, vilket kan liknas vid att gå igenom ett dokument.

Eliminera förvirring och minimera risken för fel med marginalanteckningar

På NetDocuments gillar vi att skapa enkla lösningar på vardagliga utmaningar för användarna. Vi samarbetar med kunskapsarbetare från olika branscher och är stolta över att kunna lansera Margin Notes, ett nytt sätt att spara tid genom att effektivisera dina dokumentprocesser.

Margin Notes går längre än möjligheten att förhandsgranska ett dokument och gör det möjligt att få en överblick över dokumentet med ett enda ögonkast. Det förenklar dokumentgranskningen genom att göra det enkelt att snabbt förhandsgranska, kommentera och markera dokument utan att behöva ladda ner filerna till din dator. Med Margin Notes kan du kommentera filer tillsammans med dina kollegor i realtid och dra nytta av dina upptäckter för att snabbt navigera mellan personer, platser, företag och mycket mer.

Med marginalanteckningar kan flera användare diskutera ett dokument, föreslå och lösa kommentarer, svara på varandras kommentarer, allt i dokumentets sammanhang. Och det är detta som det innebär att verkligen diskutera ett dokument. Det är när hela teamet kan se vad kommentarerna, åsikterna, förslagen och diskussionerna avser visuellt i dokumentet, istället för indirekt via vaga referenser. Det minskar förvirring och missförstånd, vilket gör att teamen verkligen kan visualisera de konversationer de tidigare hade via e-post geografiskt i dokumentet.

Tack vare Margin Notes kan team nu arbeta digitalt, precis som om de satt i ett rum och diskuterade ett dokument, markerade innehållet och diskuterade specifika avsnitt och meningar som om de alla arbetade på ett papper. Samtalen och redigeringarna behöver inte ske i tur och ordning, utan kan nu ske samtidigt, i realtid, utan att påverka den underliggande texten. Margin Notes fungerar som ett överlägg på dokumenten och ändrar inte dokumentets text eller egenskaper, vilket ger team som arbetar på detta sätt en enda källa till sanning med mindre utrymme för fel, misstolkning eller förvirring.

Strävan att lindra den stress och de flaskhalsar som orsakas av digitalt och distanssamarbete är det som driver oss på NetDocuments att ta fram tekniska lösningar som inte bara är enkla att använda och effektiva, utan som också kan integreras i våra kunders vardag. Margin Notes är ett utmärkt exempel på vad som kan hända när vi lyssnar på våra kunder och förstår deras problem. När distansarbete och asynkron samverkan blir norm måste innovativa sätt för team att samarbeta direkt, i sammanhanget och med liten risk för missförstånd eller förvirring, stå i centrum.  

För att lära dig mer om Margin Notes, som ingår i NetDocuments PLAN-lösningen, boka en demo idag.