I professionisti del settore legale collaborano ormai in modo digitale (e da remoto!) proprio come se fossero riuniti di persona in una sala riunioni. Tuttavia, ogni studio legale e ogni team opera in modo leggermente diverso dagli altri, con l’obiettivo comune di mantenere ciò che attualmente funziona per il proprio team – e di applicarlo in ambito digitale – piuttosto che lasciare che sia la tecnologia a dettare le modalità di collaborazione.

Quando si parla di collaborazione sui documenti, l’analogia con la sala riunioni di cui sopra diventa più complessa: i tempi in cui gli avvocati si riunivano attorno a una pila di documenti in una sala di chiusura, in una “deal room” o durante una riunione di gruppo sembrano ormai lontani, ma la visualizzazione di un documento su un grande schermo in una sala riunioni (o tramite videochiamata) è ancora una pratica comune.

Inoltre, vista l’attuale situazione globale, per la maggior parte degli avvocati, degli studi legali, dei team e delle organizzazioni gli incontri di persona rimangono fuori discussione, rendendo la collaborazione digitale ancora più fondamentale nella vita quotidiana.

Oggi esistono tre metodi tipici di collaborazione digitale tra i team.

• Check-out sequenziali. In alcune organizzazioni viene creata una bozza di documento che più persone modificano effettuando il check-out in modo sequenziale. Una volta che tutti l’hanno esaminata, viene convocata una riunione per finalizzarla.
• Collaborazione in tempo reale. Alcuni team preferiscono ricorrere alla collaborazione in tempo reale, in cui il documento viene aperto in un browser a cui tutti i membri del team accedono per modificare e commentare liberamente, spesso discutendo su clausole specifiche fino a quando non inizia a delinearsi una versione definitiva. Molti team realizzano la collaborazione in tempo reale aprendo i documenti in WordOnline dal proprio sistema di gestione dei documenti (DMS), oppure caricano i documenti su un'unità condivisa (ad esempio Google, NetDocuments Workspace, OneDrive, Dropbox Paper, Box, ecc.) e inviano una notifica al team per la modifica o la revisione.
• E-mail con un referente per il “controllo delle versioni”. Un altro metodo di collaborazione, che approfondiremo in seguito, è il controllo delle versioni. Gli utenti inviano un’e-mail a un gruppo, richiedono feedback o revisioni, e una persona è incaricata di raccogliere e sintetizzare i feedback in un prodotto finale coerente.

Il terzo metodo è stato ampiamente adottato per consentire la discussione di un documento, proteggendone al contempo il contenuto essenziale da modifiche non autorizzate. Sebbene questo metodo permetta alle conversazioni digitali di ruotare attorno a un documento, è particolarmente efficace nel generare filari di e-mail lunghi, contorti e spesso confusi, che devono essere letti meticolosamente parallelamente al documento stesso per cogliere appieno lo scopo del dialogo.

Questo feedback disorganizzato spesso crea spazio per confusione, ambiguità e inefficienza, oltre ad aumentare il rischio di errori e di interpretazioni errate del feedback stesso. In sostanza, questa è la differenza tra parlare di un documento e discutere le singole parti di un documento nel loro contesto, il che equivale a esaminare un documento passo dopo passo.

Eliminare la confusione e ridurre al minimo il margine di errore grazie alle note a margine

Noi di NetDocuments amiamo creare soluzioni semplici alle sfide che gli utenti affrontano quotidianamente. Collaborando con professionisti della conoscenza provenienti da diversi settori, siamo orgogliosi di presentare Margin Notes, un nuovo modo per risparmiare tempo ottimizzando i processi relativi ai documenti.

Margin Notes va oltre la semplice anteprima di un documento e consente di cogliere le informazioni essenziali a prima vista. Semplifica la revisione dei documenti, rendendo facile visualizzarne rapidamente l’anteprima, annotarli e contrassegnarli senza dover mai scaricare i file sul desktop. Inoltre, con Margin Notes è possibile annotare i file in tempo reale insieme ai colleghi e sfruttare le informazioni raccolte per navigare rapidamente tra persone, luoghi, aziende e altro ancora.

Grazie alle note a margine, più utenti possono discutere su un documento, proporre e risolvere commenti, rispondere ai commenti degli altri, il tutto nel contesto del documento stesso. Ed è proprio questo che significa discutere davvero un documento. È quando l’intero team può vedere a cosa si riferiscono visivamente i commenti, le opinioni, i suggerimenti e le discussioni all’interno del documento stesso, anziché indirettamente tramite riferimenti vaghi. Ciò riduce la confusione o le incomprensioni, consentendo ai team di visualizzare realmente, all’interno del documento, le conversazioni che in precedenza si svolgevano via e-mail.

Grazie a Margin Notes, i team possono ora lavorare in formato digitale, proprio come farebbero se fossero seduti in una stanza a discutere un documento, annotando il contenuto e commentando sezioni e frasi specifiche, come se stessero tutti lavorando su un unico foglio di carta. La conversazione e le modifiche non devono necessariamente avvenire in successione, ma possono ora svolgersi simultaneamente, in tempo reale, senza influire sul testo sottostante. Margin Notes agisce come una sovrapposizione sui documenti e non modifica il testo né le proprietà del documento, consentendo ai team che lavorano in questo modo di disporre di un'unica fonte di verità con minore margine di errore, errata interpretazione o confusione.

L’impegno volto ad alleviare lo stress e le difficoltà causate dalla collaborazione digitale e da remoto è ciò che spinge noi di NetDocuments a sviluppare soluzioni tecnologiche che non solo siano facili da usare ed efficaci, ma che possano anche integrarsi nella vita quotidiana dei nostri clienti. Margin Notes è un ottimo esempio di ciò che si può ottenere quando ascoltiamo i nostri clienti e comprendiamo le loro difficoltà. Con il lavoro da remoto e la collaborazione asincrona che stanno diventando la norma, sarà fondamentale creare modi innovativi che consentano ai team di collaborare al volo, nel contesto giusto e con un rischio minimo di fraintendimenti o confusione.  

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