Los profesionales del Derecho colaboran ahora digitalmente (¡y a distancia!) como si estuvieran juntos en persona en una sala de conferencias. Sin embargo, cada bufete y cada equipo funcionan de forma un poco diferente, todos desean mantener lo que actualmente funciona para su equipo -y aplicarlo digitalmente- en lugar de que la tecnología dicte cómo deben colaborar.

Cuando se trata de la colaboración documental, la mencionada analogía de la sala de conferencias se hace más difícil: los días en que los abogados se apiñaban sobre una pila de documentos en una sala de cierre, una sala de negociación o una reunión de equipo parecen haber quedado atrás, pero la visualización de un documento en un monitor de pantalla grande en una sala de conferencias (o a través de una videollamada) sigue siendo habitual.

Y, dado el actual clima mundial, la mayoría de los abogados, bufetes, equipos y organizaciones están viendo cómo las reuniones en persona quedan descartadas, lo que hace que la colaboración digital sea aún más fundamental en el día a día.

Hoy en día existen tres métodos típicos de colaboración digital entre equipos.

• Comprobaciones secuenciales. En algunas organizaciones, se crea un borrador de documento que varias personas editan revisándolo secuencialmente. Una vez que todos lo hayan revisado, se convocará una reunión para finalizarlo.
• Colaboración en tiempo real. Algunos equipos prefieren utilizar la colaboración en tiempo real, en la que el documento está abierto en un navegador en el que todos los compañeros de equipo se conectan, editan y comentan, a menudo chocando sobre cláusulas específicas hasta que empieza a aparecer una versión final. Muchos equipos logran la colaboración en tiempo real abriendo documentos en WordOnline desde su sistema de gestión de documentos (DMS), o suben documentos a una unidad compartida (por ejemplo, Google, espacio de trabajo de NetDocuments, OneDrive, Dropbox Paper, Box, etc.) y envían un aviso al equipo para que los edite/revise.
• Correo electrónico con un punto de contacto de "control de versiones". Otro método de colaboración, y del que hablaremos largo y tendido, es el control de versiones. Los usuarios enviarán un correo electrónico a un grupo, solicitarán comentarios o revisiones, y una persona se encargará de recoger y sintetizar los comentarios en un producto final coherente.

El tercer método se adoptó en gran medida para permitir la discusión de un documento al tiempo que se protegía el contenido central de cambios no aprobados. Aunque este método hace posible que las conversaciones digitales giren en torno a un documento, es excelente para crear hilos de correo electrónico largos, enrevesados y a menudo confusos que deben leerse meticulosamente junto al documento para comprender realmente el propósito del diálogo.

Esta retroalimentación desorganizada a menudo introduce espacio para la confusión, la ambigüedad y la ineficacia, además de aumentar el margen para el error y la mala interpretación de la retroalimentación. En esencia, se trata de la diferencia entre hablar de un documento y discutir partes de un documento en su contexto, lo que se asemeja a hablar a través de un documento.

Eliminar la confusión y minimizar el margen de error con las notas de margen

En NetDocuments, somos aficionados a crear soluciones sencillas para los retos del usuario cotidiano. Trabajando con trabajadores del conocimiento de diversas industrias, estamos orgullosos de lanzar Notas de margenuna nueva forma de ahorrar tiempo agilizando sus procesos documentales.

Margin Notes va más allá de la posibilidad de previsualizar un documento y permite disponer de información sobre el mismo a primera vista. Simplifica las revisiones de documentos facilitando su rápida previsualización, anotación y marcado sin necesidad de descargar los archivos a su escritorio. Y, con Margin Notes, puede utilizarlo para anotar archivos con sus colegas en tiempo real y aprovechar los hallazgos para navegar rápidamente por personas, lugares, empresas y mucho más.

Con las notas al margen, varios usuarios pueden mantener conversaciones sobre un documento, sugerir y resolver comentarios, responder a los comentarios de los demás, todo ello en el contexto del documento. Y esto es lo que significa hablar de verdad sobre un documento. Es cuando todo el equipo puede ver a qué se refieren los comentarios, opiniones, sugerencias y discusiones visualmente dentro del documento, en lugar de indirectamente a través de vagas referencias. Reduce la confusión o la falta de comunicación, permitiendo a los equipos visualizar realmente las conversaciones que antes mantenían por correo electrónico geográficamente dentro del documento.

Gracias a Margin Notes, ahora los equipos pueden trabajar digitalmente, igual que lo harían sentados en una sala discutiendo sobre un documento, marcando el contenido, discutiendo secciones y frases concretas como si todos estuvieran trabajando en una hoja de papel. La conversación y las ediciones no tienen por qué sucederse sucesivamente, sino que ahora pueden ocurrir simultáneamente, en tiempo real, sin afectar al texto subyacente. Las Notas al margen actúan como una superposición sobre los documentos y no modifican el texto ni las propiedades del documento, lo que permite a los equipos que trabajan de este modo disponer de una única fuente de verdad con menos margen para el error, la mala interpretación o la confusión.

El empeño por aliviar las tensiones y los cuellos de botella que provoca la colaboración digital y a distancia es lo que nos impulsa en NetDocuments a idear soluciones tecnológicas que no sólo sean fáciles de usar y eficaces, sino que puedan asimilarse en el día a día de nuestros clientes. Margin Notes es un gran ejemplo de lo que puede ocurrir cuando escuchamos a nuestros clientes y comprendemos sus puntos débiles. Con el trabajo a distancia y la colaboración asíncrona convirtiéndose en la norma, la creación de formas innovadoras para que los equipos colaboren sobre la marcha, en contexto y con poco riesgo de malinterpretación o confusión tendrá que ocupar un lugar central.  

Para obtener más información sobre las Notas de margen, incluidas en la solución PLAN de NetDocuments, programe una demostración hoy mismo.