Les professionnels du droit collaborent désormais de manière numérique (et à distance !) comme s'ils étaient réunis en personne dans une salle de conférence. Cependant, chaque cabinet et chaque équipe fonctionnent de manière légèrement différente, chacun souhaitant conserver ce qui fonctionne actuellement pour son équipe et l'appliquer numériquement, plutôt que de laisser la technologie dicter la manière dont ils doivent collaborer.

En matière de collaboration documentaire, l'analogie avec la salle de conférence mentionnée plus haut devient plus difficile à appliquer : l'époque où les avocats se penchaient sur une pile de documents dans une salle de clôture, une salle de négociation ou une réunion d'équipe semble révolue depuis longtemps, mais l'affichage d'un document sur un grand écran dans une salle de conférence (ou via un appel vidéo) reste monnaie courante.

Et, compte tenu du contexte mondial actuel, la plupart des avocats, cabinets, équipes et organisations considèrent que les réunions en personne restent hors de question, ce qui rend la collaboration numérique encore plus centrale dans la vie quotidienne.

Il existe aujourd'hui trois méthodes courantes de collaboration numérique entre équipes.

• Vérifications séquentielles. Dans certaines organisations, un projet de document est créé, puis plusieurs personnes le modifient en le vérifiant de manière séquentielle. Une fois que tout le monde l'a examiné, une réunion est organisée pour le finaliser.
• Collaboration en temps réel. Certaines équipes préfèrent utiliser la collaboration en temps réel, où le document est ouvert dans un navigateur auquel tous les membres de l'équipe se connectent, modifient et commentent, souvent en se confrontant sur des clauses spécifiques jusqu'à ce qu'une version finale commence à apparaître. De nombreuses équipes collaborent en temps réel en ouvrant des documents dans WordOnline à partir de leur système de gestion de documents (DMS), ou en téléchargeant des documents sur un disque partagé (par exemple Google, NetDocuments workspace, OneDrive, Dropbox Paper, Box, etc.) et en envoyant une notification à l'équipe pour qu'elle les modifie/revise.
• Envoyez un e-mail à un interlocuteur chargé du « contrôle des versions ». Une autre méthode de collaboration, que nous aborderons en détail, est le contrôle des versions. Les utilisateurs envoient un e-mail à un groupe, demandent des commentaires ou des révisions, et une personne est chargée de recueillir et de synthétiser les commentaires afin d'obtenir un produit final cohérent.

La troisième méthode a été largement adoptée afin de permettre la discussion d'un document tout en protégeant son contenu essentiel contre toute modification non approuvée. Si cette méthode permet de centrer les conversations numériques autour d'un document, elle a toutefois tendance à générer des fils de discussion longs, complexes et souvent confus, qui doivent être lus attentivement en parallèle avec le document afin d'en saisir véritablement l'objet.

Ces commentaires désorganisés sont souvent source de confusion, d'ambiguïté et d'inefficacité, sans compter qu'ils augmentent le risque d'erreurs et d'interprétations erronées. En substance, c'est la différence entre parler d' un document et discuter des différents éléments d'un document dans leur contexte, ce qui revient à examiner le document en détail.

Éliminer la confusion et réduire les risques d'erreur grâce aux notes marginales

Chez NetDocuments, nous aimons créer des solutions simples pour répondre aux défis quotidiens des utilisateurs. En collaboration avec des travailleurs du savoir issus de divers secteurs, nous sommes fiers de lancer Margin Notes, une nouvelle façon de gagner du temps en rationalisant vos processus documentaires.

Margin Notes va au-delà de la simple prévisualisation d'un document et permet d'obtenir des informations sur celui-ci en un coup d'œil. Il simplifie la révision des documents en facilitant leur prévisualisation, leur annotation et leur marquage, sans jamais avoir à télécharger les fichiers sur votre bureau. De plus, Margin Notes vous permet d'annoter des fichiers en temps réel avec vos collègues et de tirer parti de vos découvertes pour naviguer rapidement parmi les personnes, les lieux, les entreprises, etc.

Grâce aux notes marginales, plusieurs utilisateurs peuvent discuter d'un document, suggérer et résoudre des commentaires, répondre aux commentaires des autres, le tout dans le contexte du document. C'est ce que signifie véritablement discuter d'un document. C'est lorsque toute l'équipe peut voir à quoi se rapportent les commentaires, les opinions, les suggestions et les discussions de manière visuelle dans le document, plutôt que de manière indirecte via des références vagues. Cela réduit la confusion ou les malentendus, permettant aux équipes de visualiser véritablement les conversations qu'elles avaient auparavant par e-mail dans le document.

Grâce à Margin Notes, les équipes peuvent désormais travailler numériquement, comme si elles étaient réunies dans une salle pour discuter d'un document, annoter le contenu, débattre de sections et de phrases spécifiques, comme si elles travaillaient toutes sur une seule feuille de papier. La conversation et les modifications ne doivent pas nécessairement se dérouler successivement, mais peuvent désormais avoir lieu simultanément, en temps réel, sans affecter le texte sous-jacent. Margin Notes agit comme une superposition sur les documents et ne modifie ni le texte ni les propriétés du document, ce qui permet aux équipes qui travaillent de cette manière de disposer d'une source unique d'informations fiables, avec moins de risques d'erreurs, d'interprétations erronées ou de confusion.

La volonté d'atténuer le stress et les goulots d'étranglement causés par la collaboration numérique et à distance est ce qui nous pousse, chez NetDocuments, à proposer des solutions technologiques qui sont non seulement faciles à utiliser et efficaces, mais qui peuvent également être intégrées dans le quotidien de nos clients. Les notes marginales sont un excellent exemple de ce qui peut arriver lorsque nous écoutons nos clients et comprenons leurs difficultés. Le travail à distance et la collaboration asynchrone devenant la norme, il sera essentiel de créer des moyens innovants permettant aux équipes de collaborer à la volée, dans leur contexte, avec peu de risques d'interprétation erronée ou de confusion.  

Pour en savoir plus sur Margin Notes, inclus dans la solution NetDocuments PLAN, planifiez une démonstration dès aujourd'hui.