Os profissionais da área jurídica estão agora a colaborar digitalmente (e à distância!) tal como se estivessem reunidos pessoalmente numa sala de conferências. No entanto, cada empresa e cada equipa funcionam de forma um pouco diferente, desejando todas manter o que funciona atualmente para a sua equipa - e aplicá-lo digitalmente - em vez de ser a tecnologia a ditar a forma como devem colaborar.

Quando se trata de colaboração de documentos, a analogia da sala de conferências acima mencionada torna-se mais difícil: os dias dos advogados amontoados sobre uma pilha de documentos numa sala de encerramento, numa sala de negociações ou numa reunião de equipa parecem ter desaparecido há muito tempo, mas a apresentação de um documento num monitor de ecrã grande numa sala de conferências (ou através de uma videochamada) ainda é comum.

E, tendo em conta o atual clima global, a maioria dos advogados, empresas, equipas e organizações vêem as reuniões presenciais a ficarem fora de questão, o que torna a colaboração digital ainda mais importante no dia a dia.

Atualmente, existem três métodos típicos de colaboração digital entre as equipas.

• Verificações sequenciais. Nalgumas organizações, é criado um rascunho de documento onde várias pessoas o editam, verificando-o sequencialmente. Depois de todos o terem revisto, é convocada uma reunião para o finalizar.
• Colaboração em tempo real. Algumas equipas preferem utilizar a colaboração em tempo real, em que o documento é aberto num navegador onde todos os colegas de equipa se ligam, editam e comentam, muitas vezes colidindo sobre cláusulas específicas até que uma versão final comece a aparecer. Muitas equipas realizam a colaboração em tempo real abrindo documentos no WordOnline a partir do seu sistema de gestão de documentos (DMS), ou carregam documentos para uma unidade partilhada (por exemplo, Google, espaço de trabalho NetDocuments, OneDrive, Dropbox Paper, Box, etc.) e enviam um aviso à equipa para editar/rever.
• E-mail com um ponto de contacto de "controlo de versões". Outro método de colaboração, e o que iremos discutir em pormenor, é o controlo de versões. Os utilizadores enviam um e-mail a um grupo, solicitam feedback ou revisões e uma pessoa é responsável por recolher e sintetizar o feedback num produto final coerente.

O terceiro método foi largamente adotado para permitir a discussão de um documento e, ao mesmo tempo, proteger o conteúdo principal de alterações não aprovadas. Embora este método permita que as conversas digitais se centrem em torno de um documento, é excelente para criar longas, complicadas e muitas vezes confusas linhas de correio eletrónico que têm de ser meticulosamente lidas lado a lado com o documento para se compreender verdadeiramente o objetivo do diálogo.

Este feedback desorganizado introduz frequentemente espaço para confusão, ambiguidade e ineficiência, para além de aumentar o espaço para erros e má interpretação do feedback. Essencialmente, esta é a diferença entre falar sobre um documento e discutir partes de um documento em contexto, o que é semelhante a falar através de um documento.

Eliminar a confusão e minimizar a margem de erro com notas de margem

Na NetDocuments, somos adeptos da criação de soluções simples para os desafios do utilizador quotidiano. Trabalhando com profissionais do conhecimento de vários sectores, temos o orgulho de lançar Notas de margemuma nova forma de poupar tempo, simplificando os seus processos documentais.

O Margin Notes vai além da capacidade de pré-visualizar um documento e permite que as informações sobre o documento estejam disponíveis à primeira vista. Simplifica as revisões de documentos, facilitando a pré-visualização rápida, a anotação e a marcação de documentos sem ter de descarregar os ficheiros para o ambiente de trabalho. Além disso, com o Margin Notes, pode utilizar o Margin Notes para anotar ficheiros com os seus colegas em tempo real e tirar partido das descobertas para navegar rapidamente através de pessoas, locais, empresas e muito mais.

Com as notas de margem, vários utilizadores podem debater um documento, sugerir e resolver comentários, responder aos comentários uns dos outros, tudo no contexto do documento. E é isto que significa falar verdadeiramente sobre um documento. É quando toda a equipa pode ver a que se referem os comentários, opiniões, sugestões e discussões visualmente no documento, em vez de indiretamente através de referências vagas. Reduz a confusão ou a falta de comunicação, permitindo que as equipas visualizem verdadeiramente as conversas que estavam a ter anteriormente por e-mail, geograficamente dentro do documento.

Graças ao Margin Notes, as equipas podem agora trabalhar digitalmente, tal como se estivessem sentadas numa sala a discutir um documento, marcando o conteúdo, discutindo secções e frases específicas como se estivessem a trabalhar numa folha de papel. A conversa e as edições não têm de acontecer em sucessão, mas podem agora acontecer simultaneamente, em tempo real, sem afetar o texto subjacente. As notas de margem funcionam como uma sobreposição nos documentos e não alteram o texto ou as propriedades do documento, permitindo que as equipas que trabalham desta forma tenham uma única fonte de verdade com menos espaço para erros, interpretações erradas ou confusão.

O impulso para aliviar o stress e os estrangulamentos causados pela colaboração digital e remota é o que nos leva, na NetDocuments, a apresentar soluções tecnológicas que não só são fáceis de utilizar e eficazes, mas que podem ser assimiladas no dia a dia dos nossos clientes. As Margin Notes são um ótimo exemplo do que pode acontecer quando ouvimos os nossos clientes e compreendemos os seus problemas. Com o trabalho remoto e a colaboração assíncrona a tornarem-se a norma, a criação de formas inovadoras para as equipas colaborarem rapidamente, num contexto com pouco risco de má interpretação ou confusão, terá de ser o centro das atenções.  

Para saber mais sobre as Notas de margem, incluídas na solução NetDocuments PLAN, agende uma demonstração hoje mesmo.