Juridische professionals werken nu digitaal (en op afstand!) samen, net alsof ze samen in een vergaderruimte zitten. Elk kantoor en elk team werkt echter net iets anders dan het andere, en ze willen allemaal behouden wat momenteel voor hun team werkt – en dat digitaal toepassen – in plaats van zich door technologie te laten dicteren hoe ze moeten samenwerken.

Als het gaat om samenwerking aan documenten, wordt de eerder genoemde analogie met de vergaderzaal moeilijker: de dagen dat advocaten zich over een stapel documenten bogen in een afsluitende kamer, een dealroom of een teamvergadering lijken lang voorbij, maar het weergeven van een document op een groot scherm in een vergaderzaal (of via een videogesprek) is nog steeds gebruikelijk.

En gezien het huidige mondiale klimaat zien de meeste advocaten, kantoren, teams en organisaties dat persoonlijke ontmoetingen nog steeds uitgesloten zijn, waardoor digitale samenwerking nog belangrijker wordt in het dagelijks leven.

Er zijn drie typische methoden voor hoe teams tegenwoordig digitaal samenwerken.

• Opeenvolgende check-outs. In sommige organisaties wordt een conceptdocument gemaakt dat door meerdere mensen wordt bewerkt door het opeenvolgend uit te checken. Nadat iedereen het document heeft beoordeeld, wordt er een vergadering belegd om het definitief vast te stellen.
• Realtime samenwerking. Sommige teams geven de voorkeur aan realtime samenwerking, waarbij het document in een browser wordt geopend waar alle teamgenoten kunnen inloggen, bewerken en opmerkingen plaatsen, waarbij ze vaak van mening verschillen over specifieke clausules totdat een definitieve versie begint te ontstaan. Veel teams werken in realtime samen door documenten vanuit hun documentbeheersysteem (DMS) te openen in WordOnline, of door documenten te uploaden naar een gedeelde schijf (bijv. Google, NetDocuments-werkruimte, OneDrive, Dropbox Paper, Box, enz.) en het team een bericht te sturen om deze te bewerken/beoordelen.
• E-mail met een contactpersoon voor 'versiebeheer'. Een andere samenwerkingsmethode, die we uitgebreid zullen bespreken, is versiebeheer. Gebruikers sturen een e-mail naar een groep, vragen om feedback of revisies, en één persoon is verantwoordelijk voor het verzamelen en samenvoegen van de feedback tot een coherent eindproduct.

De derde methode werd grotendeels toegepast om discussie over een document mogelijk te maken en tegelijkertijd de kerninhoud te beschermen tegen ongeoorloofde wijzigingen. Hoewel deze methode het mogelijk maakt om digitale gesprekken rond een document te voeren, leidt dit vaak tot lange, ingewikkelde en vaak verwarrende e-mailthreads die zorgvuldig naast het document moeten worden gelezen om het doel van de dialoog echt te begrijpen.

Deze ongeorganiseerde feedback leidt vaak tot verwarring, onduidelijkheid en inefficiëntie, naast een grotere kans op fouten en verkeerde interpretaties van de feedback. In wezen is dit het verschil tussen praten over een document en het bespreken van delen van een document in hun context, wat vergelijkbaar is met het doornemen van een document.

Verwarring elimineren en ruimte voor fouten minimaliseren met kanttekeningen

Bij NetDocuments zijn we voorstander van het creëren van eenvoudige oplossingen voor de dagelijkse uitdagingen van gebruikers. In samenwerking met kenniswerkers uit verschillende sectoren zijn we trots om Margin Notes, een nieuwe manier om tijd te besparen door uw documentprocessen te stroomlijnen.

Margin Notes gaat verder dan alleen het bekijken van een document en maakt het mogelijk om in één oogopslag inzicht te krijgen in een document. Het vereenvoudigt het beoordelen van documenten door het gemakkelijk te maken om snel documenten te bekijken, te annoteren en te markeren zonder dat u de bestanden naar uw desktop hoeft te downloaden. En met Margin Notes kunt u samen met uw collega's in realtime aantekeningen maken in bestanden en profiteren van bevindingen om snel te navigeren door personen, plaatsen, bedrijven en meer.

Met kanttekeningen kunnen meerdere gebruikers discussiëren over een document, opmerkingen voorstellen en oplossen, en op elkaars opmerkingen reageren, allemaal in de context van het document. En dat is wat het betekent om echt over een document te praten. Het hele team kan dan visueel zien waar de opmerkingen, meningen, suggesties en discussies binnen het document op betrekking hebben, in plaats van indirect via vage verwijzingen. Dit vermindert verwarring of miscommunicatie, waardoor teams de gesprekken die ze voorheen via e-mail voerden, nu echt geografisch binnen het document kunnen visualiseren.

Dankzij Margin Notes kunnen teams nu digitaal werken, net zoals ze dat zouden doen als ze in een kamer zouden zitten om één document te bespreken, de inhoud te markeren en specifieke secties en zinnen te bespreken, alsof ze allemaal aan één vel papier zouden werken. De discussie en de bewerkingen hoeven niet achter elkaar plaats te vinden, maar kunnen nu gelijktijdig en in realtime gebeuren, zonder dat dit invloed heeft op de onderliggende tekst. Margin Notes fungeert als een overlay op de documenten en verandert de tekst of eigenschappen van het document niet, waardoor teams die op deze manier werken één enkele bron van waarheid hebben met minder kans op fouten, verkeerde interpretaties of verwarring.

De drang om de stress en knelpunten die worden veroorzaakt door digitale en externe samenwerking te verlichten, is wat ons bij NetDocuments drijft om technologische oplossingen te bedenken die niet alleen gebruiksvriendelijk en effectief zijn, maar ook kunnen worden geïntegreerd in het dagelijks leven van onze klanten. Margin Notes zijn een goed voorbeeld van wat er kan gebeuren als we naar onze klanten luisteren en hun pijnpunten begrijpen. Nu werken op afstand en asynchrone samenwerking de norm worden, zal het creëren van innovatieve manieren waarop teams direct en in context kunnen samenwerken, met weinig risico op misinterpretatie of verwarring, centraal moeten komen te staan.  

Voor meer informatie over Margin Notes, dat bij de NetDocuments PLAN-oplossing is inbegrepen, kunt u vandaag nog een demo aanvragen.