Ettersom de fleste firmaer og selskaper har tatt i bruk digitale dokumenter og strømlinjeformede papirløse arbeidsflyter , har den juridiske bransjen kommet forbi de dagene med timer brukt ved kopimaskinen og massive permer for avslutninger, rettssaker og utstillingsdokumenter som rotet til kontoret. COVID og fjernarbeid akselererte dette skiftet ytterligere ettersom fjernarbeid har blitt normen i stedet for unntaket. Opprettelsen av elektroniske dokumentsett har imidlertid forblitt tidkrevende, feilutsatt og tungvint – noe som understreker behovet for ytterligere innovasjoner.

I dag, under en telefonsamtale, der vi viste frem SetBuilder-løsningen vår og hvordan den kan bidra til å effektivisere prosessen et firma har med å lage rettssakspermer, utbrøt en administrerende advokat: « Dette kan gjøre at advokatfullmektigene mine ikke alltid gir opp!!! », mens han lo. Kommentaren var litt ironisk, men lettelsen over å se en smertefull, manuell prosess bli eliminert var ekte. Lignende utrop ble fremsatt da de så hvor enkelt det var å sende inn dokumenter elektronisk til domstolene direkte fra NetDocuments, og hvordan vi kan konvertere Word-dokumenter til en kompatibel PDF uten ekstra trinn. NetDocuments hjelper firmaer i alle størrelser med å utnytte kraften i teknologi på en meningsfull måte, slik at de kan jobbe inspirert.

Kyle Kissell, løsningsekspert hos NetDocuments

Hvordan SetBuilder hjelper advokater med å jobbe inspirert

Vi er opptatt av å gjøre opprettelse og administrasjon av dokumenter så sømløs som mulig for jurister. Og da vi undersøkte prosessen med å bygge sett med elektroniske dokumenter, var det tydelig at den trengte omprogrammering.

Derfor har vi laget SetBuilder – en del av vår DELIVER-løsning. SetBuilder effektiviserer og digitaliserer prosessen med å opprette sett, noe som gjør det eksponentielt enklere og raskere for jurister å opprette sett på en rask måte.

Hvordan gjorde vi det?

SetBuilder automatiserer prosessen med å velge og sette sammen dokumenter i sett og levere utdata i både PDF- og ZIP-formater.

Med SetBuilder kan forsider og seksjonsoverskrifter opprettes, dokumenter kan endre rekkefølge og gi nytt navn, disposisjonsnummereringen er fullt tilpassbar, og en indeksside opprettes automatisk. Lenker til NetDocuments-dokumenter legges enkelt til, eller plassholdere kan brukes til å sette inn dokumenter senere. Hele grupper eller mapper med dokumenter kan også lastes opp samtidig fra lokal lagring og legges til både settet og NetDocuments skybaserte dokumenthåndteringssystem . I tillegg er statusen til et sett fullt sporbar når det går fra Pågår til Fullført.

Til slutt, for å gjøre repeterbare oppgaver enklere, kan eksisterende sett til og med settes opp som maler og klones.

Siden lanseringen av SetBuilder har vi blitt inspirert av de mange måtene fagfolk har brukt verktøyet i sitt daglige arbeid. Disse nye bruksområdene har drevet betydelige innovasjoner i SetBuilder, inkludert måter å inkludere e-poster i sett og Bates-nummerering i dem, med flere funksjoner som kommer!

Bruksområder for dokumentsett

Bygge bedre arbeidsflyter

Å koble SetBuilder med andre verktøy skaper enda kraftigere automatiserte arbeidsflyter. For eksempel, på slutten av en transaksjon når avtalen er avsluttet, kan du bruke NetDocuments CollabSpaces til å dele med kunder eller ganske enkelt sende en sikker e-postlenke til andre parter ved hjelp av ndMail .

Som prosessfullmektig kan du dele grupper av dokumenter med vitner eller eksperter som forberedelse til høringer, avhør eller mekling. For rettslige dokumenter kan du bruke nettleserutvidelsen NetDocuments Chrome/Edge eller et elektronisk arkiveringsverktøy som PacerPro , CourtDrive eller InfoTrack for å laste opp dokumentsett til rettens elektroniske arkivsystemer.

Innenfor så godt som alle juridiske praksisområder opprettes og deles dokumentsett stadig, enten det er med klienter eller andre interessenter i en sak. Er det ikke på tide at du reduserer stresset og tiden som trengs ved å automatisere denne prosessen og tilby et bedre sluttprodukt til klientene dine?

Hva kan du gjøre med SetBuilder?

Vi har hørt om så mange bruksområder som vi aldri engang hadde sett for oss, så vi tenkte vi skulle dele dem med det større juridiske miljøet for å få i gang kreativiteten. Nedenfor finner du ideer til hvordan du kan utnytte dokumentsett ikke bare i dine juridiske team, men også i dine administrative team.

Transaksjonelle juridiske dokumentsett

• Avsluttende permer – Eiendom, fusjoner og oppkjøp, salg
• Leiepakker
• Due diligence
• Franchisepakker
• Kontrakter med relevante bilag og vedlegg
• Lån-/boliglånspakker

Dokumentsett for rettstvister

• Rettslige innleveringer
• Forespørsler og svar om oppdagelse
• Ankeinnlegg med bevismateriale og sitert materiale
• Prøveutstillinger / Notatbøker
• Vitne, vitneforklaring eller sakkyndige bindemidler
• Transkripsjoner med relevante dokumenter og sammendrag
• Bosettingspakker

Juridiske dokumentsett for bedrifter

• Årlig bedriftsrapportering
• Dokumenter for selskapsstiftelse
• Styremøtepakker
• Finansiell rapportering

Ytterligere juridiske dokumentsett

• IP PTO-arkiveringssett
• Pakker til eiendomsplanlegging
• Klientoppdateringspakker
• Kjenn dine klientpakker
• Sjekklister for samsvar
• Introduksjoner til praksisgrupper

Dokumentsett for juridisk og administrativt team

• Svar på forespørsler
• Markedsføringsforslag
• HR/sikkerhet/IT-policysett
• Onboarding-pakker
• Opplæringsdokumenter
• Prosjektdokumenter
• Nye forretningspresentasjoner
• Materialer for programvareutrulling
• Bygg ut planer
• Budsjettpresentasjoner
• Markedsføringsplaner

Hvis du ønsker mer informasjon om hvordan du kan bruke SetBuilder til å spare tid og forbedre opprettelsen av elektroniske dokumentsett i din praksis, kan du laste ned SetBuilder-brosjyren eller avtale en demonstrasjon med NetDocuments .