Nu de meeste bedrijven en ondernemingen digitale documenten en gestroomlijnde papierloze workflows omarmen, heeft de juridische sector de dagen van urenlang kopieerwerk en enorme ordners met afsluitings-, proces- en bewijsstukken die het kantoor volpropten, achter zich gelaten. COVID en werken op afstand hebben die verschuiving verder versneld, aangezien werken op afstand de norm is geworden in plaats van de uitzondering. Het aanmaken van elektronische documentensets blijft echter tijdrovend, foutgevoelig en omslachtig, wat de noodzaak van aanvullende innovaties onderstreept.

Vandaag, tijdens een telefoongesprek, toen we onze SetBuilder-oplossing lieten zien en uitlegden hoe deze kan helpen bij het stroomlijnen van het proces dat een bedrijf hanteert voor het maken van procesdossiers, riep een managing attorney lachend uit: "Hierdoor zullen mijn paralegals misschien niet altijd meer ontslag nemen!!!". De opmerking was een beetje ironisch bedoeld, maar de opluchting dat een pijnlijk, handmatig proces zou worden geëlimineerd, was oprecht. Soortgelijke uitroepen werden gedaan toen ze zagen hoe gemakkelijk het was om documenten rechtstreeks vanuit NetDocuments elektronisch bij de rechtbank in te dienen en hoe we Word-documenten zonder extra stappen kunnen omzetten in een compatibele pdf. NetDocuments helpt bedrijven van elke omvang om de kracht van technologie op een zinvolle manier te benutten, zodat ze geïnspireerd kunnen werken.

Kyle Kissell, oplossingsdeskundige bij NetDocuments

Hoe SetBuilder juridische professionals helpt om geïnspireerd te werken

We streven ernaar om het maken en beheren van documenten voor juridische professionals zo soepel mogelijk te laten verlopen. Toen we het proces voor het samenstellen van sets elektronische documenten onder de loep namen, werd duidelijk dat dit proces moest worden aangepast.

Daarom hebben we SetBuilder ontwikkeld, onderdeel van onze DELIVER-oplossing. SetBuilder stroomlijnt en digitaliseert het proces van het samenstellen van dossiers, waardoor het voor juristen exponentieel eenvoudiger en sneller wordt om tijdig dossiers samen te stellen.

Hoe hebben we dat gedaan?

SetBuilder automatiseert het proces van het selecteren en samenstellen van documenten in sets en het leveren van uitvoer in zowel PDF- als ZIP-formaat.

Met SetBuilder kunnen voorbladen en sectiekopteksten worden gemaakt, documenten opnieuw worden geordend en hernoemd, de nummering van de inhoudsopgave volledig worden aangepast en automatisch een indexpagina worden gemaakt. NetDocuments-documentkoppelingen kunnen eenvoudig worden toegevoegd, of er kunnen plaatshouders worden gebruikt om later documenten in te voegen. Hele groepen of mappen met documenten kunnen ook in één keer worden geüpload vanuit lokale opslag en worden toegevoegd aan zowel de set als het NetDocuments-clouddocumentbeheersysteem. Bovendien is de status van een set volledig traceerbaar terwijl deze van 'In uitvoering' naar 'Afgerond' gaat.

Ten slotte kunnen bestaande sets zelfs als sjablonen worden ingesteld en gekloond om herhaalbare taken gemakkelijker te maken.

Sinds de release van SetBuilder zijn we geïnspireerd geraakt door de vele manieren waarop professionals de tool hebben toegepast in hun dagelijkse werk. Deze nieuwe toepassingen hebben geleid tot belangrijke innovaties in SetBuilder, waaronder manieren om e-mails in sets op te nemen en Bates-nummering daarin toe te passen, en er komen nog meer functies aan!

Toepassingen voor documentsets

Betere workflows bouwen

Door SetBuilder te koppelen aan andere tools kunt u nog krachtigere geautomatiseerde workflows creëren. Aan het einde van een transactie, wanneer de deal is gesloten, kunt u bijvoorbeeld NetDocuments CollabSpaces gebruiken om informatie te delen met klanten of eenvoudigweg een beveiligde e-maillink naar andere partijen sturen met behulp van ndMail.

Als procesadvocaat kunt u groepen documenten delen met getuigen of deskundigen ter voorbereiding op hoorzittingen, getuigenverklaringen of bemiddelingen. Voor gerechtelijke stukken kunt u de NetDocuments Chrome/Edge-browserextensie of een elektronische archiveringstool zoals PacerPro, CourtDrive of InfoTrack gebruiken om documentensets te uploaden naar elektronische archiveringssystemen van rechtbanken.

In vrijwel elk rechtsgebied worden voortdurend documentenpakketten samengesteld en gedeeld, of dat nu met cliënten is of met andere belanghebbenden in een zaak. Wordt het niet eens tijd om de stress en tijd die daarmee gemoeid zijn te verminderen door dat proces te automatiseren en uw cliënten een beter eindproduct te bieden?

Wat kun je doen met SetBuilder?

We hebben gehoord over zoveel toepassingen die we nooit hadden kunnen bedenken, dat we dachten dat we ze moesten delen met de bredere juridische gemeenschap om uw creativiteit te stimuleren. Hieronder vindt u ideeën voor het gebruik van documentensets, niet alleen binnen uw juridische teams, maar ook binnen uw administratieve teams.

Transactionele juridische documentensets

• Afsluitende ordners – Vastgoed, fusies en overnames, verkoop
• Leasepakketten
• Due diligence
• Franchisepakketten
• Contracten met relevante bijlagen en bijvoegsels
• Lening-/hypotheekpakketten

Documentensets voor rechtszaken

• Gerechtelijke documenten
• Verzoeken om openbaarmaking en reacties daarop
• Beroepsmemoranda met bewijsstukken en geciteerd materiaal
• Processtukken / Notitieboeken
• Getuige, verklaarder of deskundige binders
• Transcripten met relevante documenten en samenvattingen
• Schikkingspakketten

Juridische documentensets voor bedrijven

• Jaarlijkse bedrijfsrapportage
• Oprichtingsdocumenten van de onderneming
• Vergaderpakketten voor de raad van bestuur
• Financiële verslaglegging

Aanvullende juridische documentensets

• IP PTO-aanmeldingssets
• Pakketten voor vermogensplanning
• Klantupdatepakketten
• Ken uw klant-bundels
• Checklists voor naleving
• Introductie van de praktijkgroepen

Juridisch administratief team Documentensets

• Antwoorden op offerteaanvragen
• Marketingvoorstellen
• HR/Beveiliging/IT-beleidsregels
• Onboardingpakketten
• Trainingsdocumenten
• Projectdocumenten
• Nieuwe zakelijke pitchpakketten
• Materiaal voor de uitrol van software
• Uitbreidingsplannen
• Begrotingspresentaties
• Marketingplannen

Als u meer informatie wilt over hoe u SetBuilder kunt gebruiken om tijd te besparen en het aanmaken van elektronische documentsets in uw praktijk te verbeteren, download dan de SetBuilder-brochure of plan een demo met NetDocuments.