Com a maioria das firmas e empresas adotando documentos digitais e fluxos de trabalho simplificados e sem papel, o setor jurídico já havia ultrapassado os dias de horas gastas na copiadora e os enormes fichários de encerramento, julgamento e exposição que entulhavam o escritório. A COVID e o trabalho remoto aceleraram ainda mais essa mudança, pois o trabalho remoto se tornou a norma e não a exceção. No entanto, a criação de conjuntos de documentos eletrônicos continua sendo demorada, propensa a erros e complicada, o que evidencia a necessidade de inovações adicionais.

Hoje, em uma chamada, ao mostrar nossa solução SetBuilder e como ela pode ajudar a agilizar o processo de criação de fichários de julgamento de uma empresa, um advogado-gerente exclamou: "Isso pode fazer com que meus paralegais nem sempre se demitam!!!", enquanto ria. O comentário foi um pouco irônico, mas o alívio de ver um processo manual e doloroso ser eliminado foi genuíno. Exclamações semelhantes foram feitas quando eles viram como era fácil arquivar documentos eletronicamente nos tribunais diretamente da NetDocuments e como podemos converter documentos do Word em um PDF compatível sem etapas adicionais. A NetDocuments ajuda empresas de todos os tamanhos a aproveitar o poder da tecnologia de forma significativa para que possam trabalhar com inspiração.

Kyle Kissell, especialista em soluções da NetDocuments

Como o SetBuilder ajuda os profissionais do setor jurídico a trabalhar com inspiração

Temos o compromisso de tornar a criação e o gerenciamento de documentos o mais simples possível para os profissionais da área jurídica. E, quando examinamos o processo de criação de conjuntos de documentos eletrônicos, ficou claro que ele precisava ser reformulado.

É por isso que criamos o SetBuilder - parte da nossa solução DELIVER. O SetBuilder simplifica e digitaliza o processo de criação de conjuntos, tornando exponencialmente mais fácil e rápido para os profissionais da área jurídica criar conjuntos em tempo hábil.

Como fizemos isso?

O SetBuilder automatiza o processo de seleção e compilação de documentos em conjuntos e fornece saída nos formatos PDF e ZIP.

Com o SetBuilder, é possível criar páginas de rosto e cabeçalhos de seção, reordenar e renomear documentos, personalizar totalmente a numeração do esboço e criar automaticamente uma página de índice. Os links de documentos do NetDocuments são facilmente adicionados ou podem ser usados marcadores de posição para inserir documentos posteriormente. Grupos inteiros ou pastas de documentos também podem ser carregados de uma só vez a partir do armazenamento local e adicionados ao conjunto e ao sistema de gerenciamento de documentos em nuvem do NetDocuments. Além disso, o status de um conjunto é totalmente rastreável à medida que ele passa de Em andamento para Finalizado.

Por fim, para facilitar a repetição de tarefas, os conjuntos existentes podem até ser configurados como modelos e clonados.

Desde o lançamento do SetBuilder, temos nos inspirado nas inúmeras maneiras pelas quais os profissionais têm aplicado a ferramenta em seu trabalho diário. Esses novos usos geraram inovações significativas no SetBuilder, incluindo maneiras de incluir e-mails em conjuntos e numeração de Bates dentro deles, com mais recursos por vir!

Usos para conjuntos de documentos

Criando fluxos de trabalho melhores

A vinculação do SetBuilder a outras ferramentas cria fluxos de trabalho automatizados ainda mais poderosos. Por exemplo, no final de uma transação, quando o negócio é fechado, o você pode usar o NetDocuments CollabSpaces para compartilhar com os clientes ou simplesmente enviar um link de e-mail seguro para outras partes usando o ndMail.

Como litigante, o você pode compartilhar grupos de documentos com testemunhas ou especialistas em preparação para audiências, depoimentos ou mediações. Para arquivamentos em tribunais, o você pode usar a extensão do navegador NetDocuments Chrome/Edge ou uma ferramenta de arquivamento eletrônico como PacerPro, CourtDrive ou InfoTrack para carregar conjuntos de documentos em sistemas de arquivamento eletrônico de tribunais.

Em praticamente todas as áreas de prática jurídica, conjuntos de documentos estão sempre sendo criados e compartilhados, seja com clientes ou com outras partes interessadas em uma questão. Não está na hora de o você reduzir o estresse e o tempo necessários automatizando esse processo e fornecendo um produto final melhor aos seus clientes?

O que o você pode fazer com o SetBuilder?

Ouvimos falar de tantos usos que nem sequer imaginamos, por isso achamos que deveríamos compartilhá-los com a comunidade jurídica em geral para estimular a criatividade dos vocêes. Abaixo estão ideias de como aproveitar os conjuntos de documentos não apenas em suas equipes jurídicas, mas também em suas equipes administrativas.

Conjuntos de documentos jurídicos transacionais

• Fichários de fechamento - Imóveis, fusões e aquisições, vendas
• Pacotes de leasing
• Due Diligence
• Pacotes de franquia
• Contratos com Anexos e Anexos Relevantes
• Pacotes de empréstimo/hipoteca

Conjuntos de documentos de litígio

• Registros judiciais
• Solicitações e respostas de descoberta
• Briefs de apelação com anexos e materiais citados
• Provas de julgamento / cadernos de anotações
• Fichários de testemunhas, depoentes ou especialistas
• Transcrições com documentos e resumos relevantes
• Pacotes de liquidação

Conjuntos de documentos jurídicos corporativos

• Relatórios corporativos anuais
• Documentos de formação de empresas
• Pacotes de reuniões da diretoria
• Relatórios financeiros

Conjuntos de documentos jurídicos adicionais

• Conjuntos de arquivamento de IP PTO
• Pacotes de planejamento patrimonial
• Pacotes de atualização de clientes
• Conheça os pacotes de seus clientes
• Listas de verificação de conformidade
• Apresentação dos grupos de prática

Conjuntos de documentos da equipe administrativa jurídica

• Respostas da RFP
• Propostas de marketing
• Conjuntos de políticas de RH/Segurança/TI
• Pacotes de integração
• Documentos de treinamento
• Documentos do projeto
• Conjuntos de apresentações de novos negócios
• Materiais de implementação de software
• Planos de construção
• Apresentações orçamentárias
• Planos de marketing

Se desejar obter mais informações sobre como aproveitar o SetBuilder para economizar tempo e melhorar a criação de conjuntos de documentos eletrônicos em sua prática, faça o download do folheto do SetBuilder ou agende uma demonstração com a NetDocuments.