Com a maioria das firmas e empresas a adoptarem documentos digitais e fluxos de trabalho simplificados e sem papel, o sector jurídico tem vindo a ultrapassar os dias de horas passadas na fotocopiadora e as enormes pastas de encerramento, de julgamento e de exposição que enchiam o escritório. A COVID e o trabalho remoto aceleraram ainda mais essa mudança, uma vez que o trabalho remoto se tornou a norma e não a exceção. No entanto, a criação de conjuntos de documentos electrónicos continua a ser morosa, propensa a erros e complicada, o que reforça a necessidade de inovações adicionais.

Hoje, numa chamada, ao mostrar a nossa solução SetBuilder e a forma como esta pode ajudar a simplificar o processo de criação de pastas de julgamento de uma empresa, um advogado-gerente exclamou "Isto pode fazer com que os meus assistentes jurídicos não se demitam sempre!!!", enquanto se ria. O comentário era um pouco irónico, mas o alívio de ver um processo manual e doloroso ser eliminado era genuíno. Foram feitas exclamações semelhantes quando viram como era fácil arquivar documentos eletronicamente nos tribunais diretamente a partir da NetDocuments, e como podemos converter documentos Word num PDF compatível sem passos adicionais. A NetDocuments ajuda empresas de todas as dimensões a tirar partido do poder da tecnologia de uma forma significativa para que possam trabalhar com inspiração.

Kyle Kissell, especialista em soluções da NetDocuments

Como o SetBuilder ajuda os profissionais da área jurídica a trabalhar com inspiração

Estamos empenhados em tornar a criação e a gestão de documentos tão simples quanto possível para os profissionais da área jurídica. E, quando examinámos o processo de criação de conjuntos de documentos electrónicos, ficou claro que este precisava de ser reequipado.

Foi por esta razão que criámos o SetBuilder - parte da nossa solução DELIVER. O SetBuilder simplifica e digitaliza o processo de criação de conjuntos, tornando exponencialmente mais fácil e rápido para os profissionais do sector jurídico a criação de conjuntos em tempo útil.

Como é que o fizemos?

O SetBuilder automatiza o processo de seleção e compilação de documentos em conjuntos e fornece resultados nos formatos PDF e ZIP.

Com o SetBuilder, pode criar capas e cabeçalhos de secções, reordenar e renomear documentos, personalizar totalmente a numeração do esquema e criar automaticamente uma página de índice. As ligações de documentos NetDocuments são facilmente adicionadas, ou pode utilizar marcadores de posição para inserir documentos mais tarde. Também pode carregar grupos inteiros ou pastas de documentos de uma só vez a partir do armazenamento local e adicioná-los ao conjunto e ao sistema de gestão de documentos na nuvem do NetDocuments. Além disso, o estado de um conjunto é totalmente controlável à medida que passa de Em curso para Finalizado.

Por fim, para facilitar a repetição de tarefas, os conjuntos existentes podem até ser configurados como modelos e clonados.

Desde o lançamento do SetBuilder, temos sido inspirados pelas inúmeras formas como os profissionais têm aplicado a ferramenta ao seu trabalho quotidiano. Estas novas utilizações conduziram a inovações significativas no Construtor de conjuntos, incluindo formas de incluir mensagens de correio eletrónico em conjuntos e a numeração de Bates nos mesmos, com mais funcionalidades a serem lançadas!

Utilizações para conjuntos de documentos

Criar melhores fluxos de trabalho

A ligação do SetBuilder a outras ferramentas cria fluxos de trabalho automatizados ainda mais poderosos. Por exemplo, no final de uma transação, quando o negócio está fechado, pode utilizar o NetDocuments CollabSpaces para partilhar com os clientes ou simplesmente enviar uma ligação segura de correio eletrónico para outras partes utilizando o ndMail.

Como litigante, pode partilhar grupos de documentos com testemunhas ou especialistas na preparação de audiências, depoimentos ou mediações. Para arquivamentos em tribunal, pode utilizar a extensão do browser NetDocuments Chrome/Edge ou uma ferramenta de arquivamento eletrónico como o PacerPro, CourtDrive ou InfoTrack para carregar conjuntos de documentos nos sistemas de arquivamento eletrónico do tribunal.

Em praticamente todas as áreas de prática jurídica, estão sempre a ser criados e partilhados conjuntos de documentos, quer seja com os clientes ou com outras partes interessadas numa questão. Não será altura de reduzir o stress e o tempo necessário, automatizando esse processo e fornecendo um melhor produto final aos seus clientes?

O que é que se pode fazer com o SetBuilder?

Ouvimos falar de tantas utilizações que nem sequer imaginámos, por isso achámos que devíamos partilhá-las com a comunidade jurídica em geral para dar asas à sua criatividade. Seguem-se ideias sobre como tirar partido dos conjuntos de documentos não só nas suas equipas jurídicas, mas também nas suas equipas administrativas.

Conjuntos de documentos jurídicos transaccionais

• Pastas de fecho - Imobiliário, Fusões e Aquisições, Vendas
• Pacotes de aluguer
• Diligência devida
• Pacotes de franquia
• Contratos com os respectivos anexos e apêndices
• Pacotes de empréstimo/hipoteca

Conjuntos de documentos de litígio

• Arquivos do tribunal
• Pedidos de descoberta e respostas
• Dossiers de recurso com provas e materiais citados
• Provas de julgamento / Cadernos de notas
• Pastas de testemunhas, depoentes ou peritos
• Transcrições com documentos relevantes e resumos
• Pacotes de liquidação

Conjuntos de documentos jurídicos empresariais

• Relatórios anuais das empresas
• Documentos de constituição de sociedades
• Dossiers das reuniões do Conselho de Administração
• Relatórios financeiros

Conjuntos de documentos jurídicos adicionais

• Conjuntos de ficheiros IP PTO
• Pacotes de planeamento imobiliário
• Pacotes de atualização de clientes
• Conheça os seus pacotes de clientes
• Listas de controlo de conformidade
• Apresentação dos grupos de prática

Conjuntos de documentos da equipa jurídico-administrativa

• Respostas da RFP
• Propostas de marketing
• Conjuntos de políticas de RH/Segurança/TI
• Pacotes de integração
• Documentos de formação
• Documentos do projeto
• Conjuntos de propostas para novas empresas
• Materiais de lançamento de software
• Planos de construção
• Apresentações orçamentais
• Planos de marketing

Se pretender obter mais informações sobre como tirar partido do SetBuilder para poupar tempo e melhorar a criação de conjuntos de documentos electrónicos na sua clínica, transfira a brochura do SetBuilder ou agende uma demonstração com a NetDocuments.