Con la mayoría de los bufetes y empresas adoptando documentos digitales y flujos de trabajo racionalizados sin papel, la industria legal había ido dejando atrás los días de horas pasadas en la fotocopiadora y las enormes carpetas de cierre, juicios y pruebas abarrotando la oficina. COVID y el trabajo a distancia aceleraron aún más ese cambio, ya que el trabajo a distancia se ha convertido en la norma frente a la excepción. Sin embargo, la creación de conjuntos de documentos electrónicos ha seguido siendo laboriosa, propensa a errores y engorrosa, lo que subraya la necesidad de innovaciones adicionales.

Hoy, en una llamada, al mostrar nuestra solución SetBuilder y cómo puede ayudar a agilizar el proceso que un bufete tenía en torno a la creación de carpetas de juicios, un abogado gestor exclamó "¡¡¡Esto puede hacer que mis asistentes jurídicos no renuncien siempre!!!", mientras se reía entre dientes. El comentario era un poco irónico, pero el alivio de ver cómo se eliminaba un proceso manual y doloroso era auténtico. Exclamaciones similares se produjeron cuando vieron lo fácil que era presentar documentos electrónicamente ante los tribunales directamente desde NetDocuments, y cómo podemos convertir documentos de Word en un PDF conforme sin pasos adicionales. NetDocuments ayuda a empresas de todos los tamaños a aprovechar el poder de la tecnología de forma significativa para que puedan Trabajar Inspirados.

Kyle Kissell, experto en soluciones de NetDocuments

Cómo ayuda SetBuilder a los profesionales del Derecho a trabajar inspirados

Nos hemos comprometido a que la creación y gestión de documentos sea lo más fluida posible para los profesionales del Derecho. Y, cuando examinamos el proceso de creación de conjuntos de documentos electrónicos, quedó claro que necesitaba una remodelación.

Por eso hemos creado SetBuilder, que forma parte de nuestra solución DELIVER. SetBuilder agiliza y digitaliza el proceso de creación de sets, facilitando y agilizando exponencialmente la creación de sets por parte de los profesionales jurídicos en el momento oportuno.

¿Cómo lo hicimos?

SetBuilder automatiza el proceso de selección y compilación de documentos en conjuntos y proporciona la salida tanto en formato PDF como ZIP.

Con SetBuilder se pueden crear portadas y encabezados de sección, reordenar y renombrar los documentos, personalizar totalmente la numeración de los esquemas y crear automáticamente una página de índice. Los enlaces a documentos de NetDocuments se añaden fácilmente, o pueden utilizarse marcadores de posición para insertar documentos más adelante. También pueden cargarse grupos o carpetas enteras de documentos de una sola vez desde el almacenamiento local y añadirse tanto al conjunto como al sistema de gestión de documentos en la nube de NetDocuments. Además, el estado de un conjunto es totalmente rastreable a medida que pasa de En curso a Finalizado.

Por último, para facilitar las tareas repetitivas, los conjuntos existentes pueden incluso configurarse como plantillas y clonarse.

Desde el lanzamiento de SetBuilder, nos hemos inspirado en las numerosas formas en que los profesionales han aplicado la herramienta a su trabajo diario. Estos nuevos usos han impulsado importantes innovaciones en SetBuilder, incluyendo formas de incluir correos electrónicos en los conjuntos y la numeración Bates dentro de los mismos, ¡con más funciones por venir!

Usos de los conjuntos de documentos

Construir mejores flujos de trabajo

La vinculación de SetBuilder con otras herramientas crea flujos de trabajo automatizados aún más potentes. Por ejemplo, al final de una transacción, cuando el acuerdo está cerrado, puede utilizar NetDocuments CollabSpaces para compartir con los clientes o simplemente enviar un enlace de correo electrónico seguro a otras partes utilizando ndMail.

Como litigante, podría compartir grupos de documentos con testigos o peritos para preparar audiencias, deposiciones o mediaciones. Para las presentaciones ante los tribunales, podría utilizar la extensión para navegadores Chrome/Edge de NetDocuments o una herramienta de presentación electrónica como PacerPro, CourtDrive o InfoTrack para cargar conjuntos de documentos en los sistemas de presentación electrónica de los tribunales.

En prácticamente todas las áreas de práctica jurídica, siempre se están creando y compartiendo conjuntos de documentos, ya sea con los clientes o con otras partes interesadas en un asunto. ¿No es hora de que reduzca el estrés y el tiempo necesarios automatizando ese proceso y proporcionando un mejor producto final a sus clientes?

¿Qué puede hacer con SetBuilder?

Hemos oído hablar de tantos usos que ni siquiera habíamos imaginado, así que hemos pensado que debíamos compartirlos con la comunidad jurídica en general para hacer fluir su creatividad. A continuación encontrará ideas sobre cómo aprovechar los conjuntos de documentos no sólo en sus equipos jurídicos, sino también en sus equipos administrativos.

Conjuntos de documentos jurídicos transaccionales

• Carpetas de cierre - Inmobiliario, Fusiones y Adquisiciones, Ventas
• Paquetes de arrendamiento
• Diligencia debida
• Paquetes de franquicia
• Contratos con anexos y pruebas relevantes
• Paquetes de préstamo/hipoteca

Conjuntos de documentos para litigios

• Archivos judiciales
• Solicitudes de descubrimiento y respuestas
• Escritos de apelación con pruebas y materiales citados
• Pruebas del juicio / Cuadernos
• Carpetas para testigos, declarantes o peritos
• Transcripciones con documentos relevantes y resúmenes
• Paquetes de liquidación

Conjuntos de documentos jurídicos corporativos

• Informes corporativos anuales
• Documentos de constitución de sociedades
• Paquetes de la reunión de la Junta
• Informes financieros

Conjuntos de documentos jurídicos adicionales

• Conjuntos de archivo IP PTO
• Paquetes de planificación patrimonial
• Paquetes de actualización de clientes
• Conozca sus paquetes de clientes
• Listas de control del cumplimiento
• Presentaciones de los grupos de práctica

Conjuntos de documentos del equipo jurídico-administrativo

• Respuestas a la RFP
• Propuestas de marketing
• Conjuntos de políticas de RRHH/Seguridad/TI
• Paquetes de incorporación
• Documentos de formación
• Documentos del proyecto
• Conjuntos de lanzamientos de nuevas empresas
• Materiales para la implantación del software
• Planos de construcción
• Presentaciones presupuestarias
• Planes de marketing

Si desea obtener más información sobre cómo aprovechar SetBuilder para ahorrar tiempo y mejorar la creación de conjuntos de documentos electrónicos en su consulta, descargue el folleto de SetBuilder o programe una demostración con NetDocuments.