Alors que la plupart des cabinets et des entreprises ont adopté les documents numériques et les flux de travail rationalisés sans papier, le secteur juridique a laissé derrière lui l'époque où l'on passait des heures devant la photocopieuse et où les dossiers de clôture, les dossiers de procès et les classeurs d'expositions encombraient les bureaux. La COVID et le télétravail ont encore accéléré cette évolution, le télétravail étant devenu la norme plutôt que l'exception. Cependant, la création de jeux de documents électroniques reste chronophage, source d'erreurs et fastidieuse, ce qui souligne la nécessité d'innovations supplémentaires.

Aujourd'hui, lors d'un appel téléphonique, après avoir présenté notre solution SetBuilder et expliqué comment elle pouvait aider à rationaliser le processus de création de classeurs de procès d'une entreprise, un avocat gestionnaire s'est exclamé en riant : «Grâce à cela, mes assistants juridiques ne démissionneront peut-être plus tout le temps !!!». Cette remarque était un peu ironique, mais le soulagement de voir disparaître un processus manuel pénible était sincère. Des exclamations similaires ont été entendues lorsqu'ils ont vu à quel point il était facile de déposer des documents par voie électronique auprès des tribunaux directement à partir de NetDocuments, et comment nous pouvons convertir des documents Word en PDF conformes sans étapes supplémentaires. NetDocuments aide les cabinets de toutes tailles à tirer parti de la puissance de la technologie de manière significative afin qu'ils puissent travailler avec inspiration.

Kyle Kissell, expert en solutions chez NetDocuments

Comment SetBuilder aide les professionnels du droit à travailler avec inspiration

Nous nous engageons à faciliter autant que possible la création et la gestion de documents pour les professionnels du droit. Et lorsque nous avons examiné le processus de création d'ensembles de documents électroniques, il est apparu clairement qu'il fallait le repenser.

C'est pourquoi nous avons créé SetBuilder, qui fait partie de notre solution DELIVER. SetBuilder rationalise et numérise le processus de création de dossiers, ce qui permet aux professionnels du droit de créer des dossiers de manière exponentiellement plus facile et plus rapide, dans les délais impartis.

Comment avons-nous fait ?

SetBuilder automatise le processus de sélection et de compilation de documents en ensembles et fournit des résultats aux formats PDF et ZIP.

Avec SetBuilder, vous pouvez créer des pages de garde et des en-têtes de section, réorganiser et renommer des documents, personnaliser entièrement la numérotation du plan et créer automatiquement une page d'index. Les liens vers les documents NetDocuments s'ajoutent facilement, et vous pouvez utiliser des espaces réservés pour insérer des documents ultérieurement. Vous pouvez également télécharger des groupes ou des dossiers entiers de documents à partir d'un stockage local et les ajouter à la fois à l'ensemble et au système de gestion de documents cloud NetDocuments. De plus, le statut d'un ensemble est entièrement traçable, depuis son passage de « En cours » à « Finalisé ».

Enfin, pour faciliter les tâches répétitives, les ensembles existants peuvent même être configurés comme modèles et clonés.

Depuis la sortie de SetBuilder, nous avons été inspirés par les nombreuses façons dont les professionnels ont appliqué cet outil à leur travail quotidien. Ces nouvelles utilisations ont donné lieu à des innovations importantes dans SetBuilder, notamment la possibilité d'inclure des e-mails dans des ensembles et d'y ajouter une numérotation Bates, et d'autres fonctionnalités sont à venir !

Utilisations des ensembles de documents

Améliorer les flux de travail

En associant SetBuilder à d'autres outils, vous pouvez créer des flux de travail automatisés encore plus puissants. Par exemple, à la fin d'une transaction, lorsque l'accord est conclu, vous pouvez utiliser NetDocuments CollabSpaces pour partager des informations avec vos clients ou simplement envoyer un lien sécurisé par e-mail aux autres parties à l'aide de ndMail.

En tant qu'avocat plaidant, vous pouvez partager des groupes de documents avec des témoins ou des experts en vue de préparer des audiences, des dépositions ou des médiations. Pour les dépôts judiciaires, vous pouvez utiliser l'extension de navigateur NetDocuments Chrome/Edge ou un outil de dépôt électronique tel que PacerPro, CourtDrive ou InfoTrack pour télécharger des ensembles de documents vers les systèmes de dépôt électronique des tribunaux.

Dans pratiquement tous les domaines juridiques, des ensembles de documents sont constamment créés et partagés, que ce soit avec des clients ou d'autres parties prenantes dans une affaire. N'est-il pas temps de réduire le stress et le temps nécessaires en automatisant ce processus et en fournissant un meilleur produit final à vos clients ?

Que pouvez-vous faire avec SetBuilder ?

Nous avons entendu parler de tant d'utilisations auxquelles nous n'avions même pas pensé que nous avons pensé devoir les partager avec l'ensemble de la communauté juridique afin de stimuler votre créativité. Vous trouverez ci-dessous des idées pour tirer parti des ensembles de documents non seulement au sein de vos équipes juridiques, mais aussi de vos équipes administratives.

Ensembles de documents juridiques transactionnels

• Clôture des dossiers – Immobilier, fusions-acquisitions, ventes
• Forfaits de location
• Diligence raisonnable
• Dossiers de franchise
• Contrats avec pièces jointes et annexes pertinentes
• Dossiers de prêt/hypothèque

Ensembles de documents relatifs aux litiges

• Dépôts judiciaires
• Demandes de communication de pièces et réponses
• Mémoires d'appel avec pièces justificatives et documents cités
• Pièces à conviction / Carnets
• Témoin, déposant ou expert Reliures
• Transcriptions accompagnées des documents pertinents et des résumés
• Forfaits de règlement

Ensembles de documents juridiques d'entreprise

• Rapport annuel de l'entreprise
• Documents constitutifs de la société
• Dossiers pour les réunions du conseil d'administration
• Rapports financiers

Ensembles de documents juridiques supplémentaires

• Ensembles de dépôts IP PTO
• Forfaits de planification successorale
• Paquets de mise à jour client
• Connaissez vos clients - Offres groupées
• Listes de contrôle de conformité
• Présentation des groupes de pratique

Ensembles de documents de l'équipe administrative juridique

• Réponses à l'appel d'offres
• Propositions marketing
• Ensembles de politiques RH/Sécurité/Informatique
• Dossiers d'intégration
• Documents de formation
• Documents du projet
• Nouveaux kits de présentation commerciale
• Matériel de déploiement logiciel
• Plans d'aménagement
• Présentations budgétaires
• Plans marketing

Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la manière d'utiliser SetBuilder pour gagner du temps et améliorer la création d'ensembles de documents électroniques dans votre cabinet, téléchargez la brochure SetBuilder ou planifiez une démonstration avec NetDocuments.