Om Barrila Law

Barrila Law ble grunnlagt for 11 år siden av Gaetano Barrila. Firmaet har hovedkontor i Ontario, Canada, og er dedikert til eiendomsrett, selskapsrett, testamenter og dødsboer.

Barrila innså tidlig behovet for et sentralt dokumentarkiv for å oppmuntre til organisering og effektivitet, og forhindre dokumenthamstring. NetDocuments var en ideell løsning, som gjorde det mulig for firmaet å etablere en kultur preget av produktivitet, samarbeid og sosial bevissthet. Denne casestudien forteller hvorfor Barrila valgte NetDocuments og hvordan det har hjulpet ham med å skape en samarbeidsvillig og fjernvennlig atmosfære.

En enkel overgang

Før Barrila Law Firm valgte NetDocuments, brukte firmaet allerede en dokumentorganisasjonsstruktur som lignet på den som brukes av NetDocuments-plattformen. Barrila hadde opplevd de skadelige effektene av dokumenthamstring hos andre firmaer, så han forbød ansatte å lagre dokumenter andre steder enn på en delt stasjon. Denne etablerte kulturen for dokumentdeling, sammen med den lignende organisasjonsstrategien, betydde at ansatte var godt forberedt på å begynne å bruke NetDocuments-plattformen etter implementeringen. «Vi var strukturert for å komme i gang», sa Barrila.

Stressfri fjerntilgang

Det har vært avgjørende å ha et skybasert dokumenthåndteringssystem (DMS) for å støtte det fleksible miljøet på farten som finnes hos Barrila Law.

Barrila var opprinnelig interessert i en skybasert løsning som en måte å kunne jobbe eksternt fra hvor som helst, enten hjemmefra eller på ferie, og han innså raskt at disse fordelene gjaldt for hele firmaet. Nå kan Barrila Law skryte av en formell policy for hjemmekontor, som tillater og oppmuntrer ansatte til å jobbe hjemmefra minst én gang i uken. Denne fleksibiliteten gir de ansatte ekstra bekvemmelighet, slik at de kan ha tid til å levere barna på skolen eller justere reisetiden for å unngå rushtid. Firmaet ansetter også unge mødre som kan bruke den skybaserte plattformen for en sømløs ekstern opplevelse.

«Selv før pandemien har det vært perioder der strømmen har gått, så jeg har bedt de ansatte om å dra hjem, og de har kunnet logge seg på internett hjemme og hatt alt de trengte.»

Gaetano Barrila, grunnlegger, Barrila Law

Det er ikke bare balansen mellom jobb og fritid som vinner med fjerntilgang. Når nedstengninger og ordre om å holde seg hjemme inntreffer, slik som den siste COVID-19-pandemien, kunne Barrila og firmaet hans fortsette driften mens de umiddelbart jobbet trygt fra sine egne hjem. «Vi er klare», sa han. «Selv før pandemien har vi hatt perioder der strømmen har gått, så jeg har bedt de ansatte om å dra hjem, og de har kunnet logge seg på internett hjemme og ha alt de trengte.»

Funksjoner som oppmuntrer til utvikling og suksess

En viktig egenskap som trakk Barrila til NetDocuments var dokumentprofileringsfunksjonene. NetDocuments-profileringssystemet lar bidragsytere opprette metadatarapporter – i hovedsak tagger som beskriver et dokuments attributter og knytter dem til disse attributtene for enklere identifisering og søking – noe som har vært avgjørende for å hjelpe Barrila Law med å forbedre informasjonsstyring og dokumentfunksjonalitet.

«Når vi har et endelig dokument, legger vi det inn i SetBuilder, og det sparer fakturamedarbeideren vår for timer med å stå ved en maskin.»

Gaetano Barrila, grunnlegger, Barrila Law

«Når vi har et endelig dokument, legger vi det inn i SetBuilder, og det sparer fakturamedarbeideren vår for timer med å stå ved en maskin», sa Barrila.

Den skybaserte funksjonaliteten til NetDocuments tillot også Barrila Law Firm å droppe serveren sin og gå over til en serverløs drift. Siden serverløse rammeverk eliminerer behovet for serveradministrasjon og er iboende skalerbare, er konvertering til en fullstendig skybasert arkitektur et stort skritt mot å skape den typen fleksibilitet som er ettertraktet av de fleste moderne firmaer.

Større teamsamarbeid

Ifølge Barrila har firmaet sett utallige fordeler med NetDocuments' dokumentorganiseringsfunksjoner og evnen til å opprettholde ett enkelt dokumentarkiv.

«Hver eneste fil vi jobber med på kontoret har en teambasert tilnærming, så den er ikke bare tildelt én person», uttalte Barrila. «Alt er der, på ett sted. Uansett hvor du er, kan du få tilgang til og redigere.»

Dette økte samarbeidsnivået er nødvendig i et teambasert miljø som Barrila Law Firm, hvor flere personer ofte jobber med de samme filene.

Å ha et sentralt arkiv som er tilgjengelig fra alle enheter støtter ytterligere samarbeid, ettersom ansatte kan hente frem dokumenter når behovet oppstår. «Det er ganske praktisk å ha alle dokumentene firmaet vårt noen gang har produsert på mobiltelefonen min når jeg trenger dem», sa Barrila.

Hvorfor Barrila Law blir værende

NetDocuments har forbedret effektiviteten, samarbeidet og den generelle kulturen til Barrila Law Firm betraktelig, noe som er en stor lettelse for Barrila. Før implementeringen av NetDocuments uttrykte noen ansatte bekymring for å bytte til en nettbasert plattform. Heldigvis ble disse bekymringene raskt lindret da de begynte å bruke NetDocuments og så hvor lett det passet inn i den daglige driften. «Alle elsker NetDocuments. Vi ville ikke kunnet leve uten det», sa Barrila.

Barrila Law bruker også Software Analysis Corporation for sine konsulentbehov. Faktisk har Jen McComb «vært utmerket. Akkurat når vi tror at noe ikke kan gjøres, ringer vi Jen. Svaret hennes er «Ja, absolutt kan du gjøre det, og slik gjør du det.» Eller «la meg logge meg inn, så får vi dette gjort.» Når vi har behov for en ny eller annen funksjonalitet, kan Jen finne en løsning.»

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.