Om Barrila Law

Barrila Law grundades för 11 år sedan av Gaetano Barrila. Företaget har sitt huvudkontor i Ontario, Kanada, och har två kontor. Det är specialiserat på fastighetsrätt, företags- och handelsrätt, testamenten och arv.

Barrila insåg tidigt behovet av ett centralt dokumentarkiv för att främja organisation och effektivitet samt förhindra att dokument samlas på hög. NetDocuments var en idealisk lösning som gjorde det möjligt för företaget att skapa en kultur präglad av produktivitet, lagarbete och social medvetenhet. Denna fallstudie beskriver varför Barrila valde NetDocuments och hur det har hjälpt honom att skapa en samarbetsinriktad och distansvänlig atmosfär.

En enkel övergång

Innan Barrila Law Firm valde NetDocuments använde byrån redan en dokumentorganisationsstruktur som liknade den som används av NetDocuments-plattformen. Barrila hade upplevt de negativa effekterna av dokumenthamstring på andra byråer, så han förbjöd personalen att lagra dokument någon annanstans än på en delad enhet. Den etablerade kulturen av dokumentdelning, tillsammans med den liknande organisationsstrategin, innebar att personalen var väl förberedd att börja använda NetDocuments-plattformen efter implementeringen. ”Vi var strukturerade för att flytta in”, sa Barrila.

Stressfri fjärråtkomst

Att ha ett molnbaserat dokumenthanteringssystem (DMS) har varit avgörande för att stödja den flexibla miljö som finns hos Barrila Law, där man ofta är på resande fot.

Barrila var ursprungligen intresserad av en molnbaserad lösning som ett sätt att kunna arbeta på distans var som helst, vare sig det var hemma eller på semester, och han insåg snabbt att dessa fördelar gällde hela företaget. Nu har Barrila Law en formell policy för hemarbete, som tillåter och uppmuntrar personalen att arbeta hemifrån minst en gång i veckan. Denna flexibilitet ger personalen ytterligare bekvämlighet, eftersom de får tid att lämna barnen i skolan eller anpassa sin pendlingstid för att undvika rusningstrafik. Företaget anställer också unga mödrar som kan använda den molnbaserade plattformen för en smidig fjärrupplevelse.

”Även före pandemin har vi haft perioder med strömavbrott, så jag har sagt till mina medarbetare att gå hem, där de har kunnat logga in på internet och få tillgång till allt de behöver.”

Gaetano Barrila, grundare, Barrila Law

Det är inte bara balansen mellan arbete och privatliv som vinner på fjärråtkomst. När nedstängningar och uppmaningar att stanna hemma inträffar, som under den senaste COVID-19-pandemin, kunde Barrila och hans företag fortsätta sin verksamhet genom att omedelbart börja arbeta från säkerheten i sina egna hem. ”Vi är redo”, sa han. ”Även före pandemin har vi haft perioder med strömavbrott, så jag har sagt till mina medarbetare att gå hem, och de har kunnat logga in på internet hemifrån och ha tillgång till allt de behövt.”

Funktioner som främjar utveckling och framgång

En viktig egenskap som lockade Barrila till NetDocuments var dokumentprofileringsfunktionerna. NetDocuments profileringssystem gör det möjligt för bidragsgivare att skapa metadatarapporter – i huvudsak taggar som beskriver ett dokuments attribut och kopplar dem till dessa attribut för enklare identifiering och sökning – vilket har varit avgörande för att hjälpa Barrila Law att förbättra informationsstyrningen och dokumentfunktionaliteten.

”Nu, när vi har ett slutgiltigt dokument, lägger vi in det i SetBuilder och det sparar vår faktureringsansvarige timmar av tid som han annars skulle ha stått vid en maskin.”

Gaetano Barrila, grundare, Barrila Law

"Nu, när vi har ett slutgiltigt dokument, lägger vi in det i SetBuilder och det sparar vår faktureringsansvarige timmar av arbete vid maskinen", säger Barrila.

NetDocuments molnbaserade funktionalitet gjorde det också möjligt för Barrila Law Firm att göra sig av med sin server och övergå till en serverlös drift. Eftersom serverlösa ramverk eliminerar behovet av serverhantering och är skalbara i sig, är övergången till en helt molnbaserad arkitektur ett stort steg mot att skapa den flexibilitet som de flesta moderna företag eftersträvar.

Bättre samarbete i teamet

Enligt Barrila har företaget sett otaliga fördelar med NetDocuments dokumentorganisationsfunktioner och dess förmåga att upprätthålla ett enda dokumentarkiv.

"Varje enskild fil vi arbetar med på kontoret hanteras av ett team, så den tilldelas inte bara en person", förklarar Barrila. "Allt finns på ett och samma ställe. Oavsett var du befinner dig kan du komma åt och redigera."

Denna höjda nivå av samarbete är nödvändig i en teambaserad miljö som Barrila Law Firm, där flera personer ofta arbetar med samma ärenden.

Att ha ett centralt arkiv som är tillgängligt från alla enheter underlättar ytterligare samarbetet, eftersom medarbetarna kan hämta dokument när behovet uppstår. ”Att ha alla dokument som vårt företag någonsin har producerat i min mobiltelefon när jag behöver dem är väldigt praktiskt i slutet av dagen”, säger Barrila.

Varför Barrila Law Stays

NetDocuments har avsevärt förbättrat effektiviteten, samarbetet och den övergripande kulturen på Barrila Law Firm, vilket är en stor lättnad för Barrila. Innan NetDocuments implementerades uttryckte vissa medarbetare oro över att byta till en webbaserad plattform. Lyckligtvis försvann dessa farhågor snabbt när de började använda NetDocuments och såg hur enkelt det passade in i deras dagliga arbete. ”Alla älskar NetDocuments. Vi skulle inte kunna klara oss utan det”, säger Barrila.

Barrila Law använder också Software Analysis Corporation för sina konsultbehov. Jen McComb har faktiskt varit utmärkt. När vi tror att något inte går att göra ringer vi Jen. Hennes svar är: ”Ja, det går absolut att göra, och så här gör du.” Eller: ”Låt mig logga in, så fixar vi det.” När vi behöver en ny eller annan funktion kan Jen hitta en lösning.

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.