‍Sobre a Barrila Law

A Barrila Law foi fundada há 11 anos por Gaetano Barrila. Com sede em Ontário, Canadá, a empresa tem dois escritórios e se dedica a imóveis, direito comercial corporativo, testamentos e propriedades.

Logo no início, a Barrila reconheceu a necessidade de um repositório central de documentos para incentivar a organização e a eficiência e evitar o acúmulo de documentos. A NetDocuments foi a solução ideal, permitindo que a empresa estabelecesse uma cultura de produtividade, trabalho em equipe e consciência social. Este estudo de caso mostra por que Barrila escolheu a NetDocuments e como ela o ajudou a criar uma atmosfera colaborativa e amigável à distância.

Uma transição simples

Antes de o Barrila Law Firm escolher a NetDocuments, o escritório já estava usando uma estrutura de organização de documentos semelhante à usada pela plataforma NetDocuments. Barrila havia experimentado os efeitos prejudiciais do acúmulo de documentos em outros escritórios e, por isso, proibiu a equipe de armazenar documentos em qualquer lugar que não fosse uma unidade compartilhada. Essa cultura estabelecida de compartilhamento de documentos, juntamente com a estratégia organizacional semelhante, significou que os membros da equipe estavam bem preparados para começar a usar a plataforma NetDocuments após sua implementação. "Estávamos estruturados para começar", disse Barrila.

Acesso remoto e sem estresse

Ter um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) baseado na nuvem tem sido fundamental para dar suporte ao ambiente flexível e em movimento que existe na Barrila Law.

Barrila estava originalmente interessado em uma solução baseada em nuvem como um meio de poder trabalhar remotamente de qualquer lugar, seja em casa ou nas férias, e rapidamente percebeu que esses benefícios se estendiam a todo o escritório. Agora, o Barrila Law conta com uma política formal de trabalho em casa, permitindo e incentivando a equipe a trabalhar em casa pelo menos uma vez por semana. Essa flexibilidade proporciona mais comodidade aos funcionários, permitindo que eles tenham tempo para deixar os filhos na escola ou ajustar o tempo de deslocamento para evitar o tráfego intenso. A empresa também emprega jovens mães que podem usar a plataforma baseada em nuvem para uma experiência remota perfeita.

"Mesmo antes da pandemia, tivemos momentos em que faltou energia, então eu disse aos meus funcionários para irem para casa e eles puderam acessar a Internet em casa e ter tudo o que precisavam."

Gaetano Barrila, Fundador, Barrila Law

Não é apenas o equilíbrio entre vida pessoal e profissional que ganha com a acessibilidade remota. Quando ocorrem paralisações e ordens de permanência em casa, como a mais recente pandemia de COVID-19, Barrila e sua empresa conseguiram permanecer operacionais enquanto trabalhavam imediatamente na segurança de suas próprias casas. "Estamos prontos", disse ele. "Mesmo antes da pandemia, tivemos momentos em que faltou energia, então eu disse à minha equipe para ir para casa e eles puderam acessar a Internet em casa e ter tudo o que precisavam."

Recursos que incentivam a evolução e o sucesso

Uma qualidade fundamental que atraiu a Barrila para o NetDocuments foram os recursos de criação de perfis de documentos. O sistema de criação de perfis do NetDocuments permite que os colaboradores criem relatórios de metadados - essencialmente, tags que descrevem os atributos de um documento e os associam a esses atributos para facilitar a identificação e a pesquisa - que foram fundamentais para ajudar a Barrila Law a aprimorar a governança das informações e melhorar a funcionalidade dos documentos.

"Agora, quando temos um documento final, nós o despejamos no SetBuilder e isso economiza horas de tempo do nosso funcionário de cobrança em uma máquina."

Gaetano Barrila, Fundador, Barrila Law

"Agora, quando temos um documento final, nós o despejamos no SetBuilder e isso economiza horas de trabalho do nosso funcionário de cobrança em uma máquina", disse Barrila.

A funcionalidade baseada em nuvem do NetDocuments também permitiu que o Barrila Law Firm abandonasse seu servidor e fizesse a transição para uma operação sem servidor. Como as estruturas sem servidor eliminam a necessidade de gerenciamento de servidor e são inerentemente dimensionáveis, a conversão para uma arquitetura totalmente baseada em nuvem é um passo importante para criar o tipo de flexibilidade que é cobiçado pela maioria dos escritórios modernos.

Maior colaboração da equipe

De acordo com Barrila, a empresa obteve inúmeros benefícios com os recursos de organização de documentos do NetDocuments e sua capacidade de manter um único repositório de documentos.

"Cada arquivo em que trabalhamos no escritório tem uma abordagem de equipe, portanto, não é atribuído apenas a uma pessoa", afirmou Barrila. "Tudo está bem ali, em um só lugar. Não importa onde o você esteja, pode acessar e editar."

Esse nível elevado de colaboração é necessário em um ambiente baseado em equipe como o Barrila Law Firm, em que várias pessoas trabalham com frequência nos mesmos arquivos.

A existência de um repositório central que pode ser acessado de qualquer dispositivo favorece ainda mais os esforços de colaboração, pois os membros da equipe podem consultar os documentos sempre que necessário. "Ter todos os documentos que nossa empresa já produziu no meu celular quando preciso é muito útil no final do dia", disse Barrila.

Por que a Lei Barrila permanece

O NetDocuments melhorou muito a eficiência, os esforços de colaboração e a cultura geral do escritório de advocacia Barrila, o que é um grande alívio para o você. Antes de implementar o NetDocuments, alguns membros da equipe expressaram preocupação com a mudança para uma plataforma baseada na Web. Felizmente, essas preocupações foram rapidamente aliviadas quando começaram a usar o NetDocuments e viram como ele se encaixava facilmente em suas operações diárias. "Todos adoram o NetDocuments. Não conseguiríamos viver sem ele", disse Barrila.

A Barrila Law também usa a Software Analysis Corporation para suas necessidades de consultoria. De fato, Jen McComb "tem sido excelente. Quando achamos que algo não pode ser feito, ligamos para Jen. Sua resposta é: 'Sim, com certeza o você pode fazer isso, e aqui está como fazê-lo'. Ou 'deixe-me fazer meu login e vamos fazer isso'. Quando precisamos de uma funcionalidade nova ou diferente, Jen consegue encontrar uma solução."

Para saber mais sobre o NetDocuments e como o você pode trabalhar de forma mais inteligente com um sistema inteligente de gerenciamento de documentos, clique aqui para solicitar uma demonstração personalizada.