‍Informazioni sullo studio legale Barrila

Lo studio legale Barrila è stato fondato 11 anni fa da Gaetano Barrila. Con sede a Ontario, in Canada, lo studio dispone di due sedi e si occupa di diritto immobiliare, diritto societario e commerciale, testamenti e successioni.

Fin dall’inizio, Barrila ha intuito la necessità di un archivio centrale dei documenti per favorire l’organizzazione e l’efficienza ed evitare l’accumulo indiscriminato di documenti. NetDocuments si è rivelato la soluzione ideale, consentendo all’azienda di instaurare una cultura improntata alla produttività, al lavoro di squadra e alla responsabilità sociale. Questo caso di studio illustra i motivi per cui Barrila ha scelto NetDocuments e come questa soluzione lo abbia aiutato con successo a creare un ambiente collaborativo e adatto al lavoro da remoto.

Una transizione semplice

Prima che lo studio legale Barrila scegliesse NetDocuments, lo studio utilizzava già una struttura organizzativa dei documenti simile a quella della piattaforma NetDocuments. Barrila aveva sperimentato gli effetti negativi dell’accumulo di documenti in altri studi legali, quindi aveva vietato al personale di archiviare documenti in qualsiasi luogo che non fosse un’unità condivisa. Questa cultura consolidata della condivisione dei documenti, insieme alla strategia organizzativa simile, ha fatto sì che i membri del personale fossero ben preparati a iniziare a utilizzare la piattaforma NetDocuments dopo la sua implementazione. «Eravamo già strutturati per passare a questa soluzione», ha affermato Barrila.

Accesso remoto senza stress

Disporre di un sistema di gestione dei documenti (DMS) basato sul cloud è stato fondamentale per supportare l'ambiente dinamico e flessibile che caratterizza lo studio legale Barilla.

Inizialmente, Barrila era interessato a una soluzione basata sul cloud per poter lavorare da remoto ovunque si trovasse, sia a casa che in vacanza, e si è presto reso conto che questi vantaggi si estendevano a tutta l’azienda. Oggi, lo studio legale Barrila vanta una politica ufficiale sul lavoro da casa, che consente e incoraggia il personale a lavorare da casa almeno una volta alla settimana. Questa flessibilità offre ulteriore comodità ai dipendenti, consentendo loro di avere il tempo di accompagnare i figli a scuola o di adattare i propri orari di spostamento per evitare le ore di punta. Lo studio impiega anche giovani mamme che possono utilizzare la piattaforma basata sul cloud per un'esperienza di lavoro da remoto senza intoppi.

«Anche prima della pandemia ci sono state occasioni in cui è mancata la corrente, quindi ho detto ai miei collaboratori di tornare a casa e loro sono riusciti a collegarsi a Internet da casa e ad avere tutto ciò di cui avevano bisogno.»

Gaetano Barrila, fondatore dello studio legale Barrila

Non è solo l’equilibrio tra vita lavorativa e vita privata a trarre vantaggio dall’accessibilità da remoto. Quando si verificano chiusure e ordinanze di permanenza a casa, come nel caso della recente pandemia di COVID-19, Barrila e il suo studio sono stati in grado di rimanere operativi continuando a lavorare immediatamente dalla sicurezza delle proprie case. «Siamo pronti», ha affermato. «Anche prima della pandemia, ci sono state occasioni in cui è mancata la corrente, quindi ho detto ai miei collaboratori di tornare a casa e loro sono riusciti ad accedere a Internet da casa e ad avere tutto ciò di cui avevano bisogno».

Caratteristiche che favoriscono l'evoluzione e il successo

Una caratteristica fondamentale che ha spinto lo studio legale Barrila a scegliere NetDocuments è stata la funzionalità di profilazione dei documenti. Il sistema di profilazione di NetDocuments consente ai collaboratori di creare report di metadati — in sostanza, tag che descrivono gli attributi di un documento e li associano a tali attributi per facilitarne l’identificazione e la ricerca — che si sono rivelati fondamentali per aiutare lo studio legale Barrila a potenziare la governance delle informazioni e a migliorare la funzionalità dei documenti.

«Ora, una volta che abbiamo il documento definitivo, lo inseriamo in SetBuilder e questo fa risparmiare al nostro addetto alla fatturazione ore e ore passate davanti al computer.»

Gaetano Barrila, fondatore dello studio legale Barrila

«Ora, una volta che abbiamo il documento definitivo, lo inseriamo in SetBuilder e questo fa risparmiare al nostro addetto alla fatturazione ore e ore passate davanti a un computer», ha detto Barrila.

La funzionalità basata sul cloud di NetDocuments ha inoltre consentito allo studio legale Barilla di abbandonare il proprio server e passare a un modello operativo senza server. Poiché le architetture senza server eliminano la necessità di gestire i server e sono intrinsecamente scalabili, il passaggio a un’architettura completamente basata sul cloud rappresenta un passo fondamentale verso il raggiungimento di quel tipo di flessibilità tanto ambita dalla maggior parte degli studi legali moderni.

Maggiore collaborazione all'interno del team

Secondo Barrila, lo studio ha tratto innumerevoli vantaggi dalle funzionalità di organizzazione dei documenti offerte da NetDocuments e dalla sua capacità di gestire un unico archivio documentale.

«Ogni singolo fascicolo su cui lavoriamo in ufficio viene gestito con un approccio di squadra, quindi non viene assegnato a una sola persona», ha affermato Barrila. «Tutto è lì, in un unico posto. Non importa dove ti trovi, puoi accedervi e modificarlo».

Questo livello più elevato di collaborazione è necessario in un ambiente di lavoro basato sul lavoro di squadra come quello dello studio legale Barilla, dove spesso più persone lavorano contemporaneamente sugli stessi fascicoli.

Disporre di un archivio centrale accessibile da qualsiasi dispositivo favorisce ulteriormente il lavoro di collaborazione, poiché i membri dello staff possono consultare i documenti ogni volta che se ne presenta la necessità. «Avere ogni singolo documento che la nostra azienda abbia mai prodotto sul mio cellulare quando ne ho bisogno è davvero molto pratico, in fin dei conti», ha affermato Barrila.

Perché lo studio legale Barilla rimane

NetDocuments ha notevolmente migliorato l’efficienza, la collaborazione e la cultura aziendale complessiva dello studio legale Barrila, il che rappresenta un grande sollievo per Barrila. Prima dell’implementazione di NetDocuments, alcuni membri dello staff avevano espresso preoccupazioni riguardo al passaggio a una piattaforma basata sul web. Fortunatamente, queste preoccupazioni sono state rapidamente dissipate non appena hanno iniziato a utilizzare NetDocuments e hanno constatato con quanta facilità si integrasse nelle loro attività quotidiane. «Tutti adorano NetDocuments. Non potremmo più farne a meno», ha affermato Barrila.

Anche lo studio legale Barrila si avvale dei servizi di Software Analysis Corporation per le proprie esigenze di consulenza. Infatti, Jen McComb “è stata eccellente. Proprio quando pensiamo che qualcosa sia impossibile da realizzare, chiamiamo Jen. La sua risposta è: ‘Sì, certo che potete farlo, ed ecco come’. Oppure: ‘Lasciatemi accedere al sistema e risolviamo la questione’. Quando abbiamo bisogno di una funzionalità nuova o diversa, Jen riesce sempre a trovare una soluzione”.

Per saperne di più su NetDocuments e su come lavorare in modo più efficiente grazie a un sistema intelligente di gestione dei documenti, clicca qui per richiedere una demo personalizzata.